Wann feiert der Fiskus mit?

Großer Beliebtheit erfreuen sich in den vorweihnachtlichen Wochen Betriebsfeste, die den Mitarbeitern einmal außerhalb des stressigen Arbeitsalltages Gelegenheit zu Kommunikation und Entspannung bieten. Sie sind auch als Dankeschön für die geleistete Arbeit gedacht und als Motivation für ein über die Arbeit hinausgehendes zwischenmenschliches Miteinander. Deshalb werden oft zu derartigen Veranstaltungen auch Partner eingeladen. Aber Achtung, was gut gemeint ist, kann sich steuerlich negativ niederschlagen. Das ist dann der Fall, wenn der Höchstbetrag für den steuerfreien Bezug auch nur um einen einzigen Cent überschritten wird. Dann nämlich sind normalerweise die gesamten Kosten für den Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil zu behandeln und werden somit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Kappungsgrenze beachten

Ausschlaggebend für die Wahrung der Steuerfreiheit ist der steuerlich anerkannte Höchstbetrag von 110 Euro (inkl. Umsatzsteuer) pro Arbeitnehmer. Dabei ist es grundsätzlich egal, um welche Art von Veranstaltung es sich handelt, etwa einen mehrtägigen Ausflug, eine innerbetrieblich organisierte Sportveranstaltung, eine Dampferfahrt mit Grillvergnügen oder eben, wie es sich in dieser Jahreszeit anbietet, eine Weihnachtsfeier. Neben der finanziellen Begrenzung sind für die steuerliche Freistellung noch andere Parameter zu berücksichtigen: So muss es sich grundsätzlich um eine für alle Mitarbeiter zugängliche „öffentliche“ Feier handeln und sie muss ganz überwiegend im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen. Bis zu maximal zwei solcher Veranstaltungen pro Jahr dürfen steuerbegünstigt gegenüber dem Finanzamt abgerechnet werden.

Partner können teuer werden

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang ganz besonders, dass der steuerliche Freibetrag pro Arbeitnehmer und nicht pro Person gilt. Hört sich relativ harmlos an, kann aber finanzielle Konsequenzen haben, wie das nachfolgend stark vereinfachte Beispiel belegt: Kostet beispielsweise eine Betriebsveranstaltung pro Mitarbeiter 100 Euro, so kann der daran teilnehmende Arbeitnehmer dieses Fest entspannt und steuerfrei genießen - aber nur alleine! Nimmt er beispielsweise in Begleitung teil, so erhöht sich „sein“ Arbeitnehmerbetrag um 100 Euro, mithin wäre also ein Gesamtbetrag von 200 Euro erreicht, der in Gänze dem monatlichen Einkommen und den entsprechenden Steuern unterworfen wäre.

Aber auch hier gibt es - vereinfacht dargestellt - steuerliche Entlastungsmöglichkeiten: Der Arbeitgeber kann in diesem Fall einspringen und per Pauschalverfahren die fälligen Steuern in Höhe von 25 Prozent für den Gesamtbetrag übernehmen. Eine andere Möglichkeit wäre die Kostenübernahme des über der Freigrenze liegenden Anteils durch den Arbeitnehmer selbst. Auch das würde ihm die Steuerfreiheit sichern. Im vorliegenden Fall müssten 90 Euro privat gezahlt werden, um den steuerlichen Freibetrag von 110 Euro nicht zu gefährden.

Welche Veranstaltungskosten werden anerkannt?

Werden die Voraussetzungen für die Anerkennung eines Betriebsfestes grundsätzlich erfüllt, müssen für den Fiskus alle Ausgaben belegt werden, die im Zusammenhang mit der eigentlichen Einladung stehen. Das können beispielsweise neben Speisen und Getränken auch Tabakwaren und Süßigkeiten sein, notwendige Aufwendungen für Busse, Bahn oder sonstige Transportmittel, Eintrittskarten, die Anmietung von Räumlichkeiten oder Honorare für Musik und Unterhaltungsprogramm. Die Kosten werden zusammengerechnet und dann durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt.

Geschenke gefährden den Steuerbonus

Sollen bei einer Weihnachtsfeier kleine Präsente verteilt werden, die möglicherweise der Arbeitgeber „spendiert“, so ist hier zu unterscheiden: Sachgeschenke bis zu 40 € (inklusive Mehrwertsteuer) sind in die Prüfung der 110-Euro-Freigrenze mit einzubeziehen. Bei Geschenken im Wert von mehr als 40 Euro besteht stets eine Steuerpflicht; sie sind jedoch in die Prüfung der 110-Euro-Freigrenze nicht mit einzubeziehen. Eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent ist möglich. Tombolagewinne sind steuerfrei, wenn die Preise von geringem Wert sind (bis 40 Euro) und unter allen an der Betriebsveranstaltung teilnehmenden Arbeitnehmern verlost werden.

Fazit

Betriebsfeste haben mehr steuerliche Facetten, als hier aufgezeigt werden können. Besonders schwierig wird es beispielsweise bei der Bewertung von gemischt veranlassten Veranstaltungen, die betriebliche und gesellschaftliche Elemente aufweisen. Deshalb sollte nicht auf professionellen Rat verzichtet werden. Steuerberater sind u.a. zu finden im Steuerberater-Suchdienst der Bundessteuerberaterkammer unter www.bstbk.de.