Aktuelle Lohnsteuerrichtlinien und ein Gesetzesentwurf bringen Neues und bestätigen Bewährtes
Von einer Bruttolohnerhöhung nach Abzug der Sozialabgaben und der Lohnsteuer bleibt meist nicht viel netto übrig – dies ist jedem Arbeitgeber bekannt. Umso interessanter kann es sein, die zahlreichen Möglichkeiten für steuer- und abgabenbegünstigte Mitarbeiterzuwendungen zu nutzen. Da dem Staat und den Sozialversicherungsträgern dadurch viele Beiträge fehlen, gibt es für jede dieser Zuwendungen einiges zu beachten. Daher sollte man die aktuelle Gesetzeslage kennen.
Mit der Zustimmung des Bundesrates am 10. Oktober 2014 sind die Lohnsteuerrichtlinien 2015 in Kraft getreten. Zudem liegt faktisch ein Jahressteuergesetz 2015 mit dem schönen Namen „Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung steuerlicher Vorschriften“ vor, das am 19. Dezember 2014 vom Bundesrat gebilligt wurde. Nachstehend sind die wichtigsten Änderungen für die Mitarbeiterzuwendungen aufgeführt:
Erhöhung des Höchstbetrages für Geschenke
Sachgeschenke an Arbeitnehmer und an fremde Dritte aufgrund eines besonderen persönlichen Anlass, sogenannte „Aufmerksamkeiten“, blieben bis zu 40 € steuer- und abgabenfrei. Dieser Höchstbetrag wird auf 60 € erhöht. Bitte beachten Sie: Geldgeschenke an Arbeitnehmer gelten als normaler Arbeitslohn! Notieren Sie immer den Namen des Beschenkten und den besonderen persönlichen Anlass (Geburtstag, bestandene Prüfung, Jubiläum, Geburt eines Kindes, Hochzeit u.ä.) auf dem Beleg.
Regeln für Betriebsveranstaltungen ändern sich
Für 2014 galt eine Freigrenze von 110 € pro Person für 2 Veranstaltungen im Jahr. Ferner existierte die positive Rechtsprechung des BFH, wonach Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung nicht in die Prüfung der Freigrenze einzubeziehen waren, und auch anfallende Aufwendungen für die Angehörige konnten außen vor bleiben.
Der Entwurf des Steueränderungsgesetzes mit einer Erhöhung auf 150 € je Arbeitnehmer wird leider nicht durchkommen, allerdings wird aus der bisherigen Freigrenze ein – immer abgabenfreier – Freibetrag von 110 €, was sehr vorteilhaft ist. Dafür werden im Gegenzug die positiven BFH-Vorgaben für die Berechnung der Freigrenze per Gesetz ausgehebelt.
Noch etwas ist wichtig: Sachgeschenke anlässlich von Betriebsveranstaltungen fließen bis zu 60 € in die Freigrenze ein. Bis 2014 wurden Geschenke nicht in die Freigrenze einbezogen. Sie können aber pauschal mit 25 % versteuert werden und bleiben damit für den Arbeitnehmer abgabenfrei.
Beispiel: Bei der Weihnachtsfeier entfallen auf jeden Arbeitnehmer und seinen teilnehmenden Partner Aufwendungen in Höhe von 40 €. Zusätzlich erhält jeder Arbeitnehmer ein Geschenk im Wert von 60 €. Der Gesamtbetrag von 140 € übersteigt den neuen Freibetrag um 30 Euro. Dieser Betrag wird dann pauschalversteuert und bleibt abgabenfrei.
Sachbezüge bis monatlich 44 €
Der Ersatz einer Lohnerhöhung durch regelmäßige Zuwendung von Sachen oder Sachgutscheinen ist eine bewährte Methode, um Steuern und Abgaben zu sparen. Doch das Verfahren muss stimmen. Schon seit der BFH-Rechtsprechung aus 2010 konnte ein Gutschein einen Höchstbetrag in € ausweisen und galt dennoch nicht als (steuerpflichtiger) Barlohn, sondern als (steuerfreier) Sachbezug. Dies wird nun explizit in den Lohnsteuerrichtlinien übernommen.
Ein Bewertungsabschlag von 4 % ist bei geringfügigem Überschreiten der Grenze möglich, wenn kein Gutschein mit €-Betrag, sondern eine Sache verwendet wird, und eine direkte Zahlung erfolgt (z.B. Rechnung der Tankstelle). Alternativ kann, z.B. über eine Internet-Recherche, der Nachweis geführt werden, dass man die Ware anderswo günstiger erhalten konnte.
Noch nicht vom Tisch ist der Vorschlag der Bundesregierung, das frühere Verfahren per Gesetz wieder einzuführen: Dann wären die einfachen Gutscheine mit €-Beträgen nicht mehr möglich, sondern nur noch Gutscheine über Sachen (z.B. das Tanken von 30 Liter Bezin oder ein Monatsbeitrag im Fitnessclub). Arbeitgeber müssten das Verfahren dann schnellstens auf die aktuelle Gesetzgebung anpassen.
Wenn der Mitarbeiter beruflich reist
Sind Mitarbeiter auswärtig beruflich unterwegs, z. B. auf einer Fortbildung, so können sie eine Verpflegungspauschale von 12 € (über 8 Stunden) bzw. 24 € (ab 24 Stunden) pro Tag steuerfrei erhalten. Diese Pauschale muss bei Gestellung von Mahlzeiten gekürzt werden (das Frühstück um 20 % und das Mittagessen um 40 % von 24 €). Nicht vergessen werden darf der Vermerk über die Dauer der Abwesenheit auf dem Auszahlungsbeleg.
Zahlt der Arbeitgeber aber bis zum doppelten Betrag Verpflegungsaufwendungen aus, so kann der über den steuerfreien Betrag hinausgehenden Vorteil pauschal mit 25 % versteuert werden und wird damit auch sozialversicherungsfrei.
Beispiel: Anlässlich einer Kongressreise von 5 Tagen (+ Anund Abreisetag) beträgt der Verpflegungsmehraufwand 24 € x 5 + 12 € x 2 = 144 €. Zu kürzen sind fürs Frühstück 4,80 € x 6 Tage = 28,80 €. Der Mitarbeiter erhält 144 € - 28,80 = 115,20 € x 2 (doppelter Betrag) = 230,40 € ausgezahlt. Die pauschale Steuer beträgt 115,20 € x 25 % = 28,80 €.
Mahlzeitengestellung an Mitarbeiter
Die Mitarbeiter können bei auswärtiger Tätigkeit bis zur Höhe der Verpflegungspauschalen steuerfrei verköstigt werden. Darüber hinaus wäre dann ein Sachbezugswert pauschal zu versteuern, der derzeit 3,00 € pro Mahlzeit beträgt, sofern der Wert der Mahlzeit 6,10 € nicht übersteigt.
Mahlzeiten „aus besonderem Anlass“ können sogar bis zu einem Betrag von 60 € pro teilnehmendem Mitarbeiter steuerfrei gewährt werden. In den Lohnunterlagen sind dann Datum, Uhrzeit und Anlass des außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes festzuhalten. Als besonderer Arbeitseinsatz können eine Besprechung zur aktuellen Fortbildung, Teambesprechungen oder Abrechnungstage in der Praxis infrage kommen.
Ersatz von Berufskleidung
Arbeitgeber müssen im Lohnkonto genau dokumentieren, welche Aufwendungen für Berufskleidung sie konkret steuerfrei erstatten. Darunter fallen keine Reinigungskosten. Hinweis: Der Ansatz von pauschalen oder nachgewiesenen Reinigungskosten ist jedoch als Werbungskosten möglich.
Übernahme von Kinderbetreuungskosten
Arbeitgeber können einen steuerfreien Zuschuss für die Kindergartenbetreuung (und die Verpflegung des Kindes) bis zur tatsächlichen Einschulung des Kindes zahlen. Für den steuerfreien Auslagenersatz wird klargestellt, dass diese Zahlungen zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden und keinen anderen Arbeitslohn ersetzen können. Der Nachweis für die aktuelle Zahlungsverpflichtung ist den Lohnunterlagen beizufügen. Eher uninteressant als Gehaltsbestandteil sind die geplanten steuerfreien Arbeitgeberleistungen zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf bis 600 € p.a. Begünstigt sollen Dienstleistungen (Beratung oder Betreuungsleistungen) von Fremdfirmen im Auftrag des Arbeitgebers sein, die dem beruflichen Wiedereinstieg oder der Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen dienen oder der (leider nur) kurzfristigen Betreuung von Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.
Erstattung von Umzugskosten und doppelter Haushaltsführung
Der Arbeitgeber kann Umzugskosten des Mitarbeiters übernehmen, und zwar mindestens in Höhe der gesetzlichen Pauschale: Dies sind 1.429 € ab 1. März 2014 und 1.460 € ab 1. März 2015. Auch Aufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung aus beruflichem Anlass kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten, aber nur, wenn die steuerlichen Voraussetzungen eingehalten sind: U.a. muss sich ein unverheirateter Arbeitnehmer am eigenen Hausstand finanziell beteiligen und seinen Lebensmittelpunkt noch am bisherigen Wohnort haben. Ein Nachweis durch schriftliche Erklärung mit Unterschrift reicht.
Erholungsbeihilfen mit pauschaler Arbeitgebersteuer 25 %
Der Arbeitgeber kann bis zu 156 € pro Arbeitnehmer im Jahr (zuzüglich 54 € für den Ehegatten und 52 € für jedes Kind) netto auszahlen, wenn die tatsächliche Verwendung zu Erholungszwecken feststeht. Die Finanzverwaltung empfiehlt zur Dokumentation eine Auszahlung im Urlaubsmonat und natürlich die Einholung von Belegen über Erholungsmaßnahmen. Zu den sonstigen steuerbegünstigten Zuwendungen (z.B. die Übernahme von Telekommunikationskosten) gibt es keine wesentlichen Änderungen. Arbeitgeber sollten in Absprache mit ihrem Lohnbüro alle Möglichkeiten bei Neueinstellung und Gehaltserhöhungen prüfen, um optimale Abgabenvorteile für ihre Arbeitnehmer zu erlangen.