Praxisführung


Konzepte für die Warenbeschaffung und Lagerhaltung

15.09.2017

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Für die Warenbeschaffung in der Zahnarztpraxis sollten der administrative Aufwand möglichst gering und der Lagerbestand immer auf dem aktuellen Stand sein. Dafür muss vor allem die Nachbestellung zum richtigen Zeitpunkt erfolgen. Nachfolgend werden die Vor- und Nachteile verschiedener Warenbeschaffungssysteme aufgezeigt.

Jede Praxis möchte selbstverständlich ihre Verbrauchsmaterialien günstig beschaffen, die richtige Menge im Lager halten und dabei das Mindesthaltbarkeitsdatum einhalten. Eine anspruchsvolle Aufgabe, die auf die Rentabilität einer Praxis erheblich Einfluss nimmt. Optimiert eine Praxis ihre Bestell- und Lagerhaltungsprozesse, kann sie leicht Kosten von 5.000 Euro [1] und mehr pro Jahr einsparen bzw. den Gewinn der Praxis in dieser Größenordnung erhöhen.

Preisunterschiede zwischen Lieferanten identischer Verbrauchsmaterialien sind sehr groß; teilweise liegen die Differenzen bei über 50 %. Auch Mindestbestellmengen, unterschiedliche Gebindegrößen und Versandkosten spielen bei der Kaufentscheidung eine Rolle. Es ist für die Praxis kaum möglich, den Markt alleine im Auge zu behalten, in dem mehr als 200 Lieferanten täglich ihre Onlineshops mit Sonderangeboten bestücken oder über besondere Aktionen an der Preisschraube drehen. Wer hier den Überblick behält, für den gilt der Spruch „Im Einkauf liegt der Gewinn“.

Ein weiterer Aspekt, um Kosten zu sparen, ist die transparente Lagerhaltung. Weder dürfen wichtige Materialien fehlen, noch sollten sich zu viele Produkte im Lager befinden. Ein zu großes Lager bindet unnötig Kapital und im ungünstigsten Fall müssen Materialien entsorgt werden, da deren Haltbarkeitsdatum überschritten ist. Zudem müssen Praxismitarbeiter darauf achten, dass die dem Lager entnommenen und abrechenbaren Waren auch den Patienten in Rechnung gestellt werden. Optimierte Prozesse in der Warenwirtschaft tragen daher zu Einsparungen im Bereich der Personalkosten bei, da wertvolle Arbeitszeit für höherwertigere Aufgaben genutzt werden kann.

Warenwirtschaft händisch geführt

Ein händisch geführtes Lager- und Bestellmanagement mittels Zettel oder Post-it, welches noch in vielen Praxen zum Einsatz kommt, ist nur dann wirtschaftlich und praktikabel, wenn die Materialmengen nicht sehr groß sind. Der Überblick über die Lagerbestände erfolgt meist durch Sichtkontrolle, die Bestände der vorhandenen Materialien werden gezählt oder geschätzt. Die Gefahr bei vielfältigen und größeren Verbrauchsmengen liegt darin, dass durch diese „Methode“ Produkte übersehen werden können und dadurch nicht bestellt werden. Die Notizen können unter Umständen verlorengehen oder Bestände an einem anderen Lagerort vergessen werden.

Bestandsgeführte Warenwirtschaft per EDV-System

Mithilfe eines computergestützten Warenwirtschaftssystems lässt sich die Materialwirtschaft mit wenigen Mausklicks effizient gestalten, da das System entsprechende Bestandsbuchungen beim Einkauf oder bei der Entnahme übernimmt. Beim Erreichen zuvor individuell definierter Meldebestände gibt das System Rückmeldung und der Nachbestellprozess kann gestartet werden.

Diese Art der Warenwirtschaft ist theoretisch ideal, weil sich Lagerbestände in Echtzeit abrufen lassen. Damit dieser Ansatz funktioniert, bedarf es eines gewissen Vorbereitungsaufwands und großer Disziplin bei der Lagerentnahmebuchung. In der Regel werden solche Systeme in Verbindung mit Barcodescannern verwendet. Die erfassten Daten lassen sich statistisch auswerten und geben umfangreiche Einsicht in Einkauf, Verbrauch und Lagerbewegungen. Aber auch die Zuordnung der verwendeten Materialien bis zum Patienten im Sinne des Medizinproduktegesetzes ist optional möglich.

Ein Problem ist allerdings, dass die für die korrekte Bestandsanzeige erforderliche Lagerentnahmebuchung im hektischen Praxisalltag gelegentlich vergessen wird. In diesem Fall klaffen die elektronischen und die tatsächlich vorhandenen Bestandsmengen auseinander. Da dies zunächst unbemerkt geschieht und der reale Bestand immer niedriger als der angezeigte Bestand ist, kommt es zu Bestandsengpässen.

Es verwundert daher nicht, dass nur in wenigen Praxen die Materialwirtschaft konsequent gehandhabt wird. Auch bei AERA, die neben einer bestandsgeführten Warenwirtschaft ein einfach zu handhabendes Onlinebestellsystem anbietet, liegt der Anteil der Nutzer des Profisystems bei deutlich unter 15 %.

Visuelle Nachbestellhilfen

Apotheken haben vor mehr als hundert Jahren ein System eingeführt, mit dem sie sicherstellen, dass sie von jedem Medikament ausreichend viele Packungen am Lager halten. Dazu nutzen sie kleine Kärtchen, die sie vor die zweit-, dritt- oder letzte Einheit in der Schublade stecken. Wird diese Karte sichtbar, wird damit signalisiert, dass dieser Artikel nachbestellt werden muss. Dieses visuelle Prinzip lässt sich auch auf die Zahnarztpraxis übertragen – und mit zeitgemäßer Onlinenachbestellung kombinieren. Auch hier signalisiert eine optische Markierung in Form eines Barcodeetiketts oder eine Lagerkarte, dass Material zur Neige geht und nachgekauft werden muss. Dazu wird die Bestellmarkierung genau an dem Punkt platziert, der dem Nachbestellbestand entspricht. Sobald eine der Markierungen sichtbar wird, muss nur der Barcode abgescannt und in einen Online-Merkzettel übertragen werden. Die eigentliche Bestellung erfolgt dann zentral am Arbeitsplatz. Inzwischen stehen auch kostenlose Apps für Android oder IOS Smartphones zur Verfügung, die die im Lager erfassten Bestellartikel über eine Cloud mit dem Online- Merkzettel synchronisieren.

Fazit

Legt der Benutzer Wert auf eine umfassende Dokumentation und Patientenzuordnung, ist der Einsatz eines bestandsgeführten Systems unumgänglich. Stehen diese Funktionen nicht im Fokus, bieten optische Nachbestellmarkierungen ein hohes Maß an Funktionalität und Komfort.

[1] Basis: Einkaufspreisvorteil ca. 20 % gegenüber den rabattierten Preisen der klassischen Depots zzgl. bewertete Zeitersparnis für die Materialverwaltung in etwa gleicher Größenordnung: Materialeinsatz pro Behandler und Monat: 1.000 Euro, davon 20 % = 200 Euro. Zuzüglich Einsparung bei der Materialverwaltung ebenfalls 200 Euro pro Monat. Summe: 400 Euro x 12 Monate = 4.800 Euro p.a.

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