Auftragszettel – eine verpasste Chance

Laut den Richtlinien des General Dental Council, eines Aufsichtsorgans der Zahnmedizin in Großbritannien, ist eine gute Kommunikation zwischen Zahnmediziner/-innen und Labortechniker/-innen essenziell, um Patienten und Patientinnen erstklassige Behandlungen und langanhaltend schönen Zahnersatz zu garantieren [1]. Eine Umfrage unter 323 Dentallaboren ergab jedoch ein besorgniserregendes Bild: Lediglich 9% der Labormitarbeiter/-innen beschreiben die Kommunikation mit den Behandelnden als gut funktionierend [2]. Eine weitere Studie entlarvt die für die Bestellung von Zahnrestaurationen verwendeten Auftragszettel als eine der Ursachen für die suboptimale Kommunikation.

Zahntechniker/-innen berichten, dass etwa die Hälfte aller eingehenden Aufträge lediglich das Minimum an benötigten Informationen enthält und nur unzufriedenstellende 26% über einen Detailgrad an Informationen verfügen, der für das Anfertigen von optimalem Zahnersatz notwendig ist [3]. Hierzulande würden entsprechende Studien mutmaßlich nicht zu signifikant anderen Ergebnissen führen.

Ein detailliert ausgefüllter Auftragszettel stellt jedoch das Fundament der Zusammenarbeit zwischen zahnmedizinischen Behandlern und dem Laborteam dar. Studien zeigen allerdings, dass man sich in den Praxen häufig nicht genügend Zeit nimmt, um ausreichend Informationen an das Dentallabor weiterzuleiten. Dies kann nicht nur zu einer Minderung der Behandlungsqualität führen, sondern stellt auch die Beziehung zwischen Labor und Praxis konstant auf die Probe.

Regelmäßiges Nachtelefonieren und nachträgliches Anfordern der benötigten Informationen zu Patientenfällen verlängern die Behandlungsdauer und generieren Frust auf beiden Seiten. Wie oft landen Anrufe beim ersten Versuch schon direkt bei den Behandelnden?

Konfrontation, Ungeduld und Unverständnis sind an der Tagesordnung – andere Labore schaffen es ja vermeintlich auch, mit wenig Informationen zu arbeiten. Um den Auftrag nicht zu verlieren, geben sich viele geschlagen und arbeiten mit dem Nötigsten. Ein Blick in den Praxisalltag macht die Ursachen für den teils stiefmütterlichen Umgang mit dem Auftragszettel nachvollziehbarer.

Zahnärzte und -ärztinnen leiten teils große Teams, investieren viel Zeit in Weiterbildungen und müssen sich mit Krankenkassen auseinandersetzen. Volle Terminkalender werden regelmäßig durch unvorhergesehene Behandlungen durcheinandergebracht.

Schlussendlich schultern die Behandelnden die Verantwortung für das Patientenwohl und tragen allein das damit verbundene Reputationsrisiko. Es erscheint also nachvollziehbar, dass einem Routinefall bei der Beauftragung gelegentlich weniger Aufmerksamkeit geschenkt werden kann, als vielleicht erwünscht.

Praktikable Alternativen etablieren

Ein erster Schritt in die richtige Richtung, um die Zusammenarbeit zu verbessern, ist das Festlegen klarer Kommunikationsregeln. Wiederkehrende Zeitfenster oder Treffen zur Diskussion von Patientenfällen statt frustrierendem Hin-und-her-Telefonieren. Komplexe Designs können mit kostenfreien Tools wie Zoom unkompliziert online geteilt werden – Fallabsprachen müssen nicht immer vor Ort stattfinden.

Ein Tag der offenen Tür im Labor kann ebenfalls zur Stärkung der Zusammenarbeit beitragen. Studien zeigen, dass insbesondere Berufsanfänger/-innen sich in der Kommunikation mehr Mühe geben als routiniertere Behandelnde, sie jedoch weniger Wissen über Laborabläufe und die damit verbundenen Anforderungen besitzen [2].

Ein Tag im Labor kann zum besseren Verständnis von komplexen Arbeitsprozessen und den dafür benötigten Informationen beisteuern. Aber was ist nun mit dem ungeliebten Auftragszettel? Was auf den ersten Blick entmutigend wirken mag, ist allerdings einen Versuch wert: das Finden eines gemeinsamen Nenners in der korrekten Anwendung von Auftragszetteln.

In ihrer meinungsbildenden Funktion können Zahntechniker/-innen aufzeigen, dass mehr Informationsgehalt bei der Auftragserstellung zwar unmittelbar mehr Zeit in Anspruch nimmt, hingegen in weiterer Folge Arbeitszeit und Ressourcen durch weniger Anpassungen eingespart werden. Dies zeigt sich z.B. bei der Einführung neuer Materialien und Technologien wie bspw. von Zirkonoxid oder etwa von digitalen Abformsystemen, bei denen Zahnmediziner/-innen die Meinung ihrer Technikkollegen und -kolleginnen einholen. Die Kommunikation rund um den Zahnersatz ist, wie wir alle wissen, mit dem bloßen Ausfüllen des Auftragszettels jedoch nicht beendet. Es ist vielmehr der Startschuss für einen kontinuierlichen Austausch.

Moderne restaurative Methoden erfordern eine Fülle an Informationen (Patientenfotos, 3D-Abdrücke in Form von STL-Dateien bis hin zu Röntgenbildern im DICOM-Format) – keine davon kann auf Papier übermittelt werden! Zwar können heutzutage gewisse Intraoralscanner zusätzliche Dateien wie Patientenfotos verschicken, diese sind jedoch vielmehr für eine Einwegkommunikation als für einen konstruktiven Dialog ausgelegt. Infolgedessen sehen sich Behandler/-innen- und Techniker/-innen oft veranlasst, für den Datenaustausch auf Lösungen wie Whats-App, WeTransfer oder Dropbox zurückzugreifen.

Sensible Patientendaten werden dadurch gefährdet und über viele verschiedene Kommunikationskanäle verstreut. So gehen in der Regel nicht anonymisierte Patientenfotos auch einmal zwischen Bildern vom letzten Skiausflug unter oder in einer unübersichtlichen Cloud verloren. Ein kleiner Tippfehler in der E-Mail-Adresse schickt sensible Daten darüber hinaus schnell unwiderruflich an den falschen Empfänger.

Passgenaue Kommunikation dank zeitgemäßer Lösungen

Crownbeam

Moderne Softwarelösungen, entwickelt für dentale Workflows, können nicht nur die Kommunikation vereinfachen und stärken, sondern schlichtweg die Praxis-Labor-Beziehungen grundlegend verändern und verbessern. Um eine einfache und intuitive Kommunikation zu gewährleisten, müssen sie jedoch mindestens 3 Voraussetzungen erfüllen:

1. Die Software muss intuitiv anwendbar und möglichst barrierefrei sein. Lösungsansätze, die einer aufwendigen Einschulung bedürfen, werden in der Regel an den geschäftigen Alltagsabläufen einer Praxis oder eines Labors scheitern. Akuter Fachkräftemangel und steigender administrativer Aufwand erfordern eine Lösung, die Zeit schafft und nicht frisst. Dazu zählt, dass auf Praxisseite nichts zusätzlich gekauft oder installiert werden muss und die Kosten für das Labor unabhängig von der Benutzeranzahl gleich bleiben. Die Hürden der Adaption müssen so gering wie möglich gehalten werden. Whats-App und WeTransfer, obwohl ungeeignet für den dentalen Einsatz, sind eben deshalb so populär geworden, weil Ersteres auf fast jedem Smartphone verfügbar ist, während Zweiteres keinerlei Installation benötigt und kaum Voraussetzungen an den Datenempfänger stellt.
2. Die Software muss für beide Seiten einen Mehrwert liefern. Einfach nur eine neue App, um Daten von links nach rechts zu verschieben, birgt keinerlei Vorteil. Jeder, der schon einmal von Bekannten zu einem neuen, vermeintlich besseren Messengerdienst eingeladen wurde, nur um 2 Wochen später doch wieder zu dem altbewährten zurückzukehren, kann dies bestätigen. Doch was überzeugt wirklich? Praxen profitieren von Rückmeldungen zur geschätzten Fertigungszeit bei der Bestellung von Zahnersatz, von Updates zum jeweiligen Auftragsstand und von automatisierten Kostenvoranschlägen, wie sie von modernen Softwarelösungen angeboten werden. So können Termine besser geplant, Patientinnen und Patienten schneller behandelt und übliche Rückfragen wie „Wann kommt der Auftrag an?“ oder „Bis wann können wir den KVA haben?“ reduziert oder gänzlich eingespart werden. Und davon profitieren offensichtlich auch die Labore.
3. Die Software muss universell einsetzbar sein. Planung, Diskussion und Dokumentation von Patientenfällen müssen unabhängig von Abdruckart und Herkunft einfach und intuitiv funktionieren. Oftmals weisen gerade Fälle mit analogem Abdruck einen besonders hohen Kommunikationsbedarf auf, sie bleiben jedoch von digitalen Hilfsmitteln ausgeschlossen. Aber auch digitale Abdrücke sind nicht ohne Tücken, hängt doch ihre Qualität sehr stark davon ab, wie umfänglich die Behandelnden an sich gescannt haben. Zudem werden sie über meist IO-herstellerspezifische Versandplattformen übermittelt. Bei steigender Anzahl an Anbietern, verkompliziert sich der Ablauf in den Laboren. Denn sie müssen bereits jetzt teils mehrere Plattformen parallel betreiben.

Fazit

Eine schon beim Auftragseingang beginnende verbesserte – sprich schnellere, einfachere und interaktivere – Kommunikation kann die Zusammenarbeit zwischen Labor und Praxis deutlich optimieren. Lösungen, die dabei den gesamten Prozess rund um die Erstellung des Zahnersatzes begleiten, umso mehr. Dentallabore sollten sich die Frage stellen, ob sie bei fortschreitender Digitalisierung in Bezug auf den Auftragseingang und der damit verbundenen weiterführenden Kommunikation weiterhin auf dem Beifahrersitz verbleiben möchten oder besser selbst das Steuer in die Hand nehmen und eine geeignete Lösung für sich und ihre Praxiskunden und -kundinnen fest etablieren.

Literatur:

[1] „General Dental Council – Work with colleagues in a way that serves the interests of patients“. Zugegriffen 27. März 2023. https://standards.gdc-uk.org/pages/principle6/principle6.aspx.
[2] Juszczyk, A. S., R. K. F. Clark, und D. R. Radford. „UK Dental Laboratory Technicians’ Views on the Efficacy and Teaching of Clinical-Laboratory Communication“. British Dental Journal 206, Nr. 10 (Mai 2009): E21–E21. https://doi.org/10.1038/sj.bdj.2009.434.
[3] Afsharzand, Zahra, Behnoush Rashedi, und Vicki C. Petropoulos. „Communication Between the Dental Laboratory Technician and Dentist: Work Authorization for Fixed Partial Dentures“. Journal of Prosthodontics 15, Nr. 2 (März 2006): 123–28. https://doi.org/10.1111/j.1532-849X.2006.00086.x.

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