Zahnarztpraxis 4.0: Der digitale Weg – der richtige Weg?

Der nachstehende Erfahrungsbericht eines Kollegen möchte die Möglichkeiten und Risiken aufzeigen, die sich auf dem Weg zur digitalen Praxis ergeben, den Nutzen darstellen und vielleicht auch motivieren, sich auf diesen manchmal etwas mühevollen, aber am Ende – und dies sei bereits vorweg gesagt – doch lohnenden Weg zu begeben.

Industrie 4.0 – ist ein Begriff, der derzeit in aller Munde ist. Kann dieser jedoch in die dentale Welt übertragen werden? Gibt es eine Zahnarztpraxis 4.0?

Im Internet wird der Begriff wie folgt definiert: „Er soll die Verzahnung der industriellen Produktion „mit modernster Informations- und Kommunikationstechnik“ bezeichnen. Zentraler Befähiger und wesentlicher Unterschied zu Computer Integrated Manufacturing (demzufolge Industrie 3.0 genannt) ist die Anwendung der Internettechnologien zur Kommunikation zwischen Menschen, Maschinen und Produkten. Technologische Grundlage sind cyberphysische Systeme und das „Internet der Dinge“. Die Ziele sind im Wesentlichen klassische Ziele der produzierenden Industrie wie Qualität, Kosten- und Zeiteffizienz, aber auch Ressourceneffizienz, Flexibilität, Wandlungsfähigkeit sowie Robustheit (oder Resilienz) in volatilen Märkten.“

Die dort genannten Ziele sind auch meine Ziele: nämlich die Steigerung der Qualität meiner Arbeit, die optimierte Zeiteffizienz, eine effizientere Nutzung der vorhandenen Ressourcen und weniger Kosten bei gesteigerter Flexibilität. Die Frage stellt sich also, ob ich diese Ziele durch eine stärkere Einbindung digitaler Techniken oder gar eine Volldigitalisierung meiner Praxis erreichen kann.

Die Entwicklung der letzten 20 Jahre

Was war also vor 4.0? Welche Vorgängerversionen hat eine Praxis, die diese fortgeschrittene Versionsnummer führt? Als wir 1993, letztlich auch gezwungenermaßen durch die Einführung der digitalen Abrechnung durch unsere KZV, mit den ersten vorsichtigen Schritten der Einführung digitaler Systeme begannen, war uns natürlich bei Weitem nicht klar, welche Möglichkeiten sich mit der zunehmenden Entwicklung der Hard- und Software ergeben würden. Unser erstes Abrechnungssystem bestand aus einem einzelnen PC-Arbeitsplatz mit einem monochromatischen Monitor, die Daten aus den konventionellen Karteikarten wurden per Hand übertragen und am Ende wurden Disketten beschrieben und per Post versandt. Ergonomische Arbeitsplatzanforderungen für digitale Arbeitsplätze waren noch in weiter Ferne und datenrechtlich sichere Verschlüsselungssysteme weitgehend unbekannt.

Ebenfalls überwiegend als zu teuer, zu kompliziert und zu fehleranfällig stellte sich die Einrichtung eines Netzwerkes innerhalb des überschaubaren Rahmens einer Praxis dar und das Internet wurde gerade „eröffnet“. Tatsächlich wurde am 30. April 1993 die Technik für den öffentlichen Zugang zu HTML-basierten Dokumenten freigegeben.

20 Jahre später gibt es mindestens 14 Milliarden abrufbarer Webseiten. Heute basiert unsere Kommunikation weitestgehend auf dem Austausch von digitalen Informationen. Unsere Rechner der Praxis sind in das Inter- wie auch in das Intranet integriert.

Unsere Instrumente zur Diagnostik, Befundung und Therapie sind weitestgehend digitalisiert. Alle Röntgenuntersuchungen werden dank der digitalen Technik mit drastisch gesenkter Dosisleistung durchgeführt und die Bilder stehen an jedem Arbeitsplatz und zu jeder Zeit zur Verfügung. Leistungen werden digital z. T. automatisiert erfasst und abgerechnet. Das Personal checkt bei Arbeitsbeginn digital ein und zum Feierabend wieder aus und seit vier Jahren findet die Fertigung des Zahnersatzes ebenfalls auf volldigitalisierter Ebene statt. Die analoge Abdrucknahme auf der Ebene der Präparation oder des Implantates gibt es nicht mehr, die Daten des intraoralen Scans werden in Echtzeit an unser Praxislabor übertragen und mithilfe der digitalen Funktionsanalyse wird CAD/CAM-basiert funktionell und ästhetisch hochwertiger Zahnersatz hergestellt. Dies alles hat sich in den letzten 20 Jahren in unserer Praxis entwickelt.

Die Umstellung erforderte die Einbindung des gesamten Teams

Durch sich immer schneller entwickelnde Hardware und damit sich drastisch schnell verbessernder Kosten-Nutzen-Verhältnisse war einer der bedeutendsten Faktoren die Integration des gesamten Teams in den Umstellungsprozess. Auch wenn uns von Anfang an bewusst war, dass es nicht ohne gewisse Reibungsverluste ablaufen würde, haben doch alle sehr schnell den Nutzen der neuen Technologien für alle Beteiligten erkannt. Ein schönes Beispiel dafür war unsere im Jahr 2007 erfolgte Umstellung auf ein völlig karteikartenloses System. Die vorbereitenden technischen Maßnahmen mit dem Aufbau eines redundanten Client-Server-Systems waren durch den damals fälligen Umbau unserer Praxis auch bauseits abgeschlossen und es stellte sich die Frage, ob wir einen „soften“ Übergang mit dem parallelen Führen papiergebundener Aufzeichnungen wollten, wie er uns von verschiedenen IT-Dienstleistern empfohlen wurde, oder lieber den Schritt wagen sollten, sofort das Papier zu verbannen. Wir entschieden uns gemeinsam für Letzteres und stellten zum Quartalswechsel um. Die Karteikarten blieben natürlich als Backup verfügbar, wurden jedoch nicht mehr in der täglichen Arbeit am Patienten genutzt. Der Effekt war verblüffend: Da alle am Gelingen der Maßnahme konstruktiv mitgearbeitet haben, hat sich nach weniger als 14 Tagen ein reibungsloser Workflow integriert. Drei Behandler, das gesamte Assistenz- und Prophylaxeteam und drei Zahntechniker hatten auf einmal Informationen ohne Zeitverlust zur Verfügung, die Röntgendaten waren integriert. Die Terminplanung war von überall aufrufbar und die Leistungserfassung wurde effizient. Durch die digitale Zeiterfassung des Personals stellte sich schnell eine große Transparenz ein, sodass gefühlte und manchmal auch tatsächlich vorhandene Ungerechtigkeiten aus dem Weg geräumt werden konnten. Zusätzlich war es uns nun möglich, einen schon lange gewünschten Home-Office-Arbeitsplatz für unsere Verwaltungsmitarbeiterin einzurichten.

Dieses Netzwerk stellt auch heute noch das Rückgrat unseres Praxisinformationssystems dar. Wir haben es beständig erweitert und durch die vorhandene Redundanz mit entsprechend ausgerüsteten Servern und Arbeitsstationen hatten wir bis heute, also in neun Jahren, keinen einzigen Ausfall an Behandlungszeit durch technische Probleme. Dies bringt allerdings auch sofort einen anderen, möglicherweise kostenträchtigen Punkt so eines Systems zur Sprache. Es benötigt professionelle Pflege und Wartung. Soft- und Hardwareupdates müssen eingespielt und eine Updateroutine entwickelt werden, und selbstverständlich muss die Datensicherheit nach innen wie nach außen nach den neusten Standards gewährleistet sein. Dies ist ab einer bestimmten Größe der Praxis nicht mehr ohne externe Dienstleister darstellbar. Daher empfiehlt es sich, bereits in der Planungs- und Konzeptionsphase einen entsprechenden Anbieter in diesem Bereich hinzuzuziehen.

Die Digitalisierung im zahntechnischen Bereich

Dem positiven Beispiel der Umstellung der Patientendokumentation folgend, wollten wir 2012 den Bereich der Zahntechnik ebenfalls digitalisieren. Durch die Markteinführung zuverlässiger intraoraler Scansysteme und neuer zahntechnischer Materialien wie dem Lithiumdisilikat und damit einhergehend der multiindikative Einsatz der CAD/CAM-Fertigung schien die Zeit gekommen, diesen Schritt ebenfalls konsequent zu gehen. Da wir uns bereits seit ca. 2008 mit der CAD/CAM-Fertigung beschäftigt hatten, waren wir für diesen nächsten Schritt bestens vorbereitet. Das CEREC System von Sirona, bestehend aus der damals neuen Omnicam, den entsprechenden Fräsmaschinen und der dazugehörigen CAD/CAM-Software, stellte für uns den höchsten Wertschöpfungsgrad dar, sodass wir im Oktober 2012 als eine der ersten Praxen das vollständige System installierten. Auch hier beschritten wir mit dem Behandlungs- und dem Laborteam gemeinsam den plötzlichen Umstieg ohne Alternative und wiederum bestätigte sich das Vorgehen als richtig. Nach einer zweiwöchigen Einführungsphase lief alles reibungslos. Mit einer hohen Präzision und Vorhersagbarkeit sind wir seither in der Lage, nahezu jede Indikation vom einfachen Inlay bis hin zur mehrgliedrigen Brückenversorgung in monolithischem Zirkon auf Implantatbasis in unserem Labor herzustellen.

Auch dieses System stellte sich als hervorragend erweiterungsfähig heraus. Mittlerweile gesellt sich noch eine 5-Achs- Fräsmaschine dazu und auch die Implantatplanung mittels integriertem DVT und inhouse gefertigten Implantatschablonen ist Routine (Abb. 1). Ins Netz eingebundene Datenbrillen erleichtern uns den täglichen Umgang mit den Scannern. Und auch hier haben wir die selbstgesteckten Ziele erreicht. Patientenfreundliche Prothetik steht nun an erster Stelle, die Krone an einem Tag gehört zum Standard, das Handling mit Abformmaterialien fiel komplett weg und wir müssen keine Personalzeit für die Entsorgung und Aufbereitung von Abformlöffeln mehr bereitstellen. Die Kalkulation unserer Laborleistungen gelingt nun sehr viel präziser; Doppelabformungen und damit auch mehrfaches Herstellen von Modellen entfallen. Es gibt keine Einbett- und Modellmaterialien mehr, der Kostensatz ist drastisch reduziert. Und nicht zuletzt stieg die Motivation der Mitarbeiter durch das gemeinsame Meistern der neuen Herausforderungen. Negative Routinen wurden durchbrochen und durch ein deutlich gesteigertes Selbstverständnis im Umgang mit den neuen Technologien ersetzt.

Der (vorerst) letzte Schritt auf dem Weg zur digitalen Praxis

Um den zunehmenden Anforderungen im Bereich der Praxishygiene zu entsprechen, schien uns die Nutzung der nun vorhandenen Infrastruktur geeignet, das Dokumentations-, Waren- und Qualitätsmanagement ebenfalls auf das digitale Niveau zu bringen. Auch hier sind wir erst durch die neueren Entwicklungen im Hardwarebereich in die Lage versetzt worden, vormals lediglich analog zu dokumentierende Prozesse wie Sterilisation und Desinfektion vollständig durch die Nutzung der vorhandenen Schnittstellen in unser Netz einzubinden. Die gesamte Prozesskette vom Patienten über den Thermodesinfektor, DAC und Autoklaven bis hin zur Lagerung und Wiederverwendung beim nächsten Patienten ist nun abrufbar, validierbar und rechtssicher dokumentierbar. Das Materialwesen ist integriert und der Waren- und Materialbestand ist jederzeit transparent (Abb. 2).

Und auch für die Zukunft können wir uns noch einiges vorstellen. Die Nutzung von Tablets und Handhelds zur Patientenaufklärung, ebenso wie die bereits vor dem ersten Praxisbesuch zur Verfügung gestellten Informationen wie Anamnesebogen, Praxisinformationen u. a. für das Smartphone des Patienten sind in Planung, und wir sind sehr gespannt, was uns die Hardwareentwicklung in den nächsten Jahren noch zur Verfügung stellen wird.

Fazit

Qualitätssteigerung meiner Arbeit, verbesserte Zeitorganisation, effizientere Nutzung der Ressourcen und weniger Kosten bei gesteigerter Flexibilität waren die genannten Ziele am Anfang dieses Artikels. Durch die konsequente Umsetzung der beschriebenen Maßnahmen haben wir all dies erreichen können. Einiges war sicher kosten- und zeitintensiv, und man sollte sich davor hüten, die Digitalisierung lediglich als Selbstzweck zu sehen. Jeder muss, angepasst an den eigenen individuellen Rahmen, selbst entscheiden, welche Punkte aus dem oben Dargestellten für ihn umsetzbar erscheinen. Aber ich denke, keiner kommt um diese Entscheidung herum. Die Herausforderungen, denen wir in unserem zahnmedizinischen Praxisalltag gegenüberstehen, sind zu komplex, um ihnen ohne digitale Antworten begegnen zu können.

 

 

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Dr. Sven Holtorf

Bilder soweit nicht anders deklariert: Dr. Sven Holtorf

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