Allgemeine Zahnheilkunde


Praxismaterial praktikabel und einfach ordern – mit „Lager LE“ von AERA

Das Führen einer Zahnarztpraxis bringt einen erheblichen Verwaltungsaufwand mit sich, wie z.B. das Bestellen und Verwalten von Verbrauchsmaterialien. Neue Lösungsansätze bieten Onlineshops und Lagerverwaltungsprogramme, mit deren Hilfe die Organisation vereinfacht werden kann – sofern die Umsetzung konsequent verfolgt wird. Zahnarzt Carsten Bormann aus Schriesheim entschied sich, den Einkauf seiner Verbrauchsmaterialien vor Jahren selbst in die Hand zu nehmen. Seither erfolgen alle Bestellungen über das Vergleichsportal AERA-Online. Während die Materialbeschaffung im letzten Schritt komplett digital abgewickelt wurde, hinkte jedoch ein wichtiger Teil der Praxisorganisation dem Zeitgeist hinterher.

Wie bei vielen Praxen gängig, wurden auch in der Bormanschen Praxis die zu bestellenden Materialien bedarfsweise der zuständigen Kollegin mitgeteilt – häufig im Vorbeigehen oder auf einem handgeschriebenen Zettel. „Diese wurden dann für den Tag der Bestellung an einem Ort gesammelt. Es kam aber auch vor, dass der eine oder andere Zettel in der Hosentasche vergessen wurde“, erinnert sich Bormann. „Im schlechtesten Fall hätte dies bedeutet, dass wir aufgrund des fehlenden Materials die eine oder andere Behandlung nicht hätten ausführen können.“ Zudem ist es notwendig, die einzelnen Notizen am Tag der Bestellung zusammenzutragen, den jeweiligen Hersteller zu suchen und die korrekte Menge festzulegen. Eine mühselige Aufgabe, die dennoch regelmäßig meist von einer Kollegin allein erledigt werden musste.

Altes Prinzip neu aufgelegt

Zahnarzt Bormann war mit diesem Prozedere nicht wirklich glücklich. „Ich wollte schon seit Langem mehr Struktur in den gesamten Bestellvorgang und die Lagerverwaltung bringen, um die Fehlerquote zu minimieren, aber auch um meine Kolleginnen zu entlasten.“ Hellhörig wurde der Zahnmediziner, als ihn eine seiner Mitarbeiterinnen auf die App „Lager LE“ hinwies. Die Anwendung für AERA plus – eine kostenlose Sammlung von Programmen für die Praxisverwaltung – vereinfacht sowohl die Bestellung als auch Organisation des Materials. Ein wichtiger Teil dieser App sind die Lagerkärtchen und Etiketten, die zur Markierung der Lagerbestände dienen. Sie werden über den vorhandenen Praxisdrucker ausgedruckt und an den entsprechenden Stellen im Regal platziert. Beim Erreichen des Mindestbestands werden sie eingesammelt, ihre Barcodes abgescannt oder händisch in die Onlinebestellung übertragen. Ein denkbar einfaches System, das durch die optische Kennzeichnung an die Nachbestellung erinnert und durch die Barcodes für ein schnelles Abwickeln der Bestellung sorgt.

Damit verbindet „Lager LE“ auf eine clevere Art das bewährte analoge Prinzip der Lagerkarten mit moderner digitaler Datenerfassung. Eine Idee, die auch bei Carsten Bormann gut ankommt: „Die Merkzettel hatten ja gezeigt, dass man trotz fortschreitender Digitalisierung nicht gänzlich ohne Papier auskommt.“ Also zögerte er nicht lange und bestellte den Scanner sowie das kostenlose Starterpaket mit Lagerkarten und installierte parallel dazu die Anwendung. Eine Mitarbeiterin arbeitete sich im Anschluss mithilfe eines Anleitungsvideos in die Bedienoberfläche der App „Lager LE“ für AERA plus ein. „Die Anwendung ließ sich problemlos einrichten und war sofort startklar. Wir mussten nicht mal eine Anfangsinventur oder Warenentnahmebuchung vornehmen“, erinnert sich Bormann.

Geringer Aufwand, große Wirkung

  • Für die Materialbestellung werden die Artikel mittels Handscanner abgescannt und via USB in die Bestellliste bei AERA-Online übertragen.

  • Für die Materialbestellung werden die Artikel mittels Handscanner abgescannt und via USB in die Bestellliste bei AERA-Online übertragen.
Um die Lagerkarten drucken zu können, ist lediglich die Installation von AERA plus sowie der „Lager LE“-App notwendig. Konfiguriert werden die Lagerkarten bzw. Etiketten, indem das jeweilige Produkt in der Favoritenliste ausgewählt wird. In dieser sind automatisch alle Produkte erfasst, die bisher über AERA-Online gekauft wurden oder auf dem Merkzettel gespeichert sind. Zum Schluss wird der Mindestbestand und die Packungsgröße bestimmt – dann kann gedruckt werden.

Carsten Bormann entschied sich für die Variante mit den Klebeetiketten. „Diese haben wir einfach im Schrank an die Stelle unter den Materialien geklebt, die dem Nachbestellbestand entspricht. Sieht man das Etikett, erkennt man sofort, dass der Artikel bestellt werden muss.“ Dazu werden die Etiketten mit dem Handscanner abgescannt und die Artikelnummern via USB-Kabel in die Bestellliste bei AERA-Online übertragen. Hier lassen sich nochmal alle Positionen überprüfen, Preise vergleichen und der günstigste Lieferant auswählen.

Nach dem erfolgreichen Testlauf hat sich Lager LE in der Praxis schnell etabliert und läuft inzwischen auf drei Rechnern. „So kann jeder in der Praxis damit arbeiten. Auch weil die Bedienung sehr intuitiv ist.“ Für das Praxisteam von Zahnarzt Bormann hat sich der Bestellprozess seit der Einführung von Lager LE erheblich vereinfacht. Für ihn der Beweis, dass Fortschritt nicht zwingend mit hochkomplexen IT-Lösungen einher gehen muss. Häufig steckt die Lösung in der Einfachheit. 


Weitere Informationen:

AERA EDV-Programm GmbH
Im Pfädle 2
71665 Vaihingen/Enz
Tel.: 07042 3702-22
info(at)aera-gmbh.de
www.aera-online.de

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: ZA Carsten Bormann

Bilder soweit nicht anders deklariert: ZA Carsten Bormann


Neu: das ePaper der ZMK ist jetzt interaktiv
Banner ZMK 1 2 red Box

Lesen Sie die ZMK jetzt digital mit vielen interaktiven Funktionen. Das ePaper erhalten Sie durch Abonnieren unseres kostenlosen Newsletters.