Effizientes Warenwirtschaftssystem optimiert den Praxisalltag
Stress und Ärger in der Zahnarztpraxis sind vorprogrammiert, wenn Materialien fehlen, da zu spät oder gar nicht bestellt wurde oder das Haltbarkeitsdatum überschritten ist. Mit einer geregelten und gut funktionierenden Materialverwaltung, wie z.B. mit Wawibox, können solche Situationen gänzlich vermieden werden. Wir befragten Dr. Simon Prieß, der zusammen mit dem IT-Experten Angelo Cardinale das Materialwirtschaftssystem Wawibox entwickelt hat und vertreibt. Eigens hierfür gründeten die beiden im Jahr 2012 die Heidelberger caprimed GmbH, um Zahnarztpraxen ein händlerunabhängiges Materialverwaltungssystem samt Bestellplattform und integriertem Preisvergleich anzubieten.
ZMK: Was ist unter dem System Wawibox genau zu verstehen?
Dr. Simon Prieß: Die Wawibox ist die erste Online-Materialverwaltung mit integriertem Preisvergleich speziell für Zahnarztpraxen. Die Praxis profitiert auf zweierlei Weise: Einerseits integriert die Praxis ein intelligentes Warenwirtschaftssystem, das dank eigens entwickelter Software Lagerbestände erfasst und rechtzeitig warnt, wenn bestimmte Artikel zur Neige gehen. Und andererseits kann das Praxisteam den integrierten Preisvergleich nutzen und das fehlende Material gleich beim Standard-Depot oder dem günstigsten Anbieter nachbestellen.
ZMK: Wie wird die Wawibox in den Praxisalltag integriert, bzw. wie funktioniert die Wawibox im Praxisalltag?
Dr. Simon Prieß: Da 99 % der Praxen heute über Internet und zumindest einen PC-Arbeitsplatz verfügen, halten sich die Investitionen stark in Grenzen. An Neuanschaffungen werden lediglich ein kleiner Etikettendrucker und ein iPod Touch oder ein iPhone benötigt. Falls der Sohn oder die Tochter der Praxisinhaberin bzw. des Praxisinhabers nicht auf ihr iPhone verzichten möchten, liefern wir Drucker und iPod Touch zum Selbstkostenpreis von 299 Euro in unserem Hardware-Starterpaket.
Sobald der Drucker und die Wawibox Scan-App auf dem iPod installiert sind, kann mit der Inventur gestartet werden. Das bedeutet, die Wawibox muss mit allen Produktdaten, die in der Praxis vorhanden sind, gefüttert werden. Die Inventur dauert etwa einen Tag und muss einmalig durchgeführt werden – die daraus resultierende Arbeitserleichterung erlebt das Praxisteam ab diesem Zeitpunkt dann jeden Arbeitstag: Visuelle Warnmeldungen machen darauf aufmerksam, Produkte rechtzeitig nachzubestellen.
Trifft die Ware in der Praxis ein, wird der in der Wawibox- Datenzentrale hinterlegte elektronische Lieferschein mit dem realen Papierlieferschein aus dem Paket abgeglichen und anschließend verbucht. Daraufhin werden automatisch Etiketten erzeugt, welche anschließend auf die Ware geklebt werden, bevor diese ins Lager eingeräumt wird. Wird später Ware aus Effizientes Warenwirtschaftssystem optimiert den Praxisalltag dem Lager entnommen, wird sie einfach mit dem iPod Touch abgescannt. Der iPod Touch überträgt die Entnahme kabellos direkt an die Wawibox-Datenzentrale und diese weiß nun, dass eine Packung weniger im Lager vorhanden ist. Der Materialkreislauf beginnt von vorne.
ZMK: Welche Rolle spielt hierbei das von Ihnen erwähnte Lagerkonzept?
Dr. Simon Prieß: Neben der schlanken, nutzerfreundlich gestalteten Software und der cleveren Scan-App ist unser zum Patent angemeldetes Lagerkonzept der zentrale Baustein zum Erfolg der Wawibox. Im Rahmen der Entwicklung haben wir über ein Jahr lang in einer Test-Praxis mehrere Varianten der Barcodeerzeugung, der Entnahmeregistrierung und der Bestandsabbildung getestet und ausprobiert. Dabei haben sich zwei Fakten herauskristallisiert: Erstens muss die Anzahl der benötigten Scanprozesse so gering wie möglich gehalten werden. Zweitens muss die Regel, wann ein Produkt zu scannen ist, einfach und für alle Produkte identisch sein. Unser Lagerkonzept erfüllt diese Punkte exakt und sorgt somit für eine reibungslose Integration der Materialverwaltung in den Praxisalltag.
ZMK: Welche Vorteile Ihres Systems würden Sie besonders hervorheben?
Wawibox Scan-App.
Nicht zuletzt wurde die Wawibox von Anfang an als Cloudanwendung, d. h. als Onlinesoftware, geplant und realisiert. Dadurch entfallen für die Kunden die Anschaffungskosten für die Software, die komplizierten Installationen im Praxisnetzwerk sowie nervige Updates und Backups.
ZMK: Sind Weiterentwicklungen der Wawibox vorgesehen?
Dr. Simon Prieß: Wir haben vor dem Marktstart bewusst drei Jahre Entwicklung in die Wawibox investiert, um mit einer ausgereiften Lösung in den Markt zu gehen. Die Entscheidung war richtig und wir freuen uns heute über eine extrem hohe Kundenzufriedenheit. Aber wir ruhen auf dem Erreichten nicht aus und arbeiten hart an den nächsten Schritten. Immer mehr Händler bitten um die Aufnahme ihrer Artikel auf dem Wawibox-Marktplatz, welcher bereits heute über 90.000 Artikel listet. Softwaretechnisch stehen einige Zusatzfunktionen für Großpraxen mit mehreren Standorten und über 10 Behandlern auf dem Programm. Bis Ende des Jahres werden wir z.B. eine Funktion zur Kostenstellenerfassung freischalten. Je nach Konfiguration kann dann beim Abscannen des Barcodes der Verbrauch entweder der Abteilung Endodontie, Implantologie oder z.B. der Kinderabteilung zugeordnet werden. Auch eine Zuordnung der Verbräuche nach Behandler ist dann realisierbar.
ZMK: Wie sieht die typische Wawibox-Praxis aus?
Dr. Simon Prieß: Wir zählen zu unseren Kunden sowohl Kliniken mit 14 Zahnärzten als auch klassische Einbehandlerpraxen. Zu Beginn unseres Markteintritts dachten wir, eher technikaffine, junge Zahnärzte für unser System begeistern zu können. Aber durch die wirklich extrem einfache Bedienung konnten wir auch viele Kolleginnen und Kollegen gewinnen, welche mit PC und Co. eher weniger am Hut haben. Rückblickend erscheint unser heterogenes Kundenklientel nur allzu logisch. Schließlich spart man mit Systemen wie der Wawibox viel Zeit, Geld und Nerven. Und das völlig unabhängig von Praxisgröße und technischem Know-how, jeden Tag.
Korrespondenzadresse:
caprimed GmbH
Emil-Maier-Straße 16
69115 Heidelberg
Tel.: 06221 52048030
E-Mail: mail(at)wawibox.de
www.wawibox.de