Steuer

Teil 2: Kosten mit privater Mitveranlassung steuerlich absetzen – Reisekosten, Hausaufwand und Co.

Teil 2: Steuern sparen – Einkommen steigern

Quelle: © Rainer Sturm/pixelio.de
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Jeder Selbstständige gibt einen erheblichen Teil seines Einkommens an Steuern und Abgaben zur Finanzierung staatlicher Aufgaben ab. Doch im Gegensatz zu Angestellten gibt es für sie eine Vielzahl von Steuerregeln und Gestaltungsmöglichkeiten, die die Höhe der Abgaben erheblich beeinflussen können. Lesen Sie die wichtigsten Steuergestaltungen in dieser und den kommenden Ausgaben.

Zahlreiche Aufwendungen tangieren auch die private Sphäre der Zahnarztfamilie. Waren diese früher aus Sicht des Gesetzgebers grundsätzlich „steuerliches Privatvergnügen“, so eröffnen sich inzwischen durch Rechtsänderungen und günstige Finanzgerichtsurteile zahlreiche Möglichkeiten der Absetzbarkeit. Hier einige Beispiele, um teilweise privat veranlasste Kosten steuerlich zu nutzen.

Kongressreisen nun auch mit Familie

Fortbildung und Familienurlaub zu verbinden, hat viele Vorteile, wurde jedoch lange mit steuerlicher Nichtanerkennung bestraft. Der große Senat des Bundesfinanzhofs hat dies mit einem bahnbrechenden Urteil 2009 möglich gemacht. Gemischt beruflich und privat veranlasste Reisen können nun als Betriebsausgaben angesetzt werden, zumindest wenn das „Private“ nicht gänzlich überwiegt. Die Reisekosten werden dann zeitanteilig aufgeteilt.

Beispiel: Frau Dr. Sommer besucht den Zahnärztekongress auf Sylt. Während sie sich tagsüber eine Woche fortbildet, kann die Familie Urlaub machen. In der zweiten Woche ist sie für die Familie da. Ihre Reisekosten (An- und Abreise, Hotel, Verpflegungsmehraufwand) kann sie zur Hälfte absetzen.

Je touristisch interessanter der Fortbildungsort ist, umso wichtiger ist die lückenlose Dokumentation der Fortbildung. Achten Sie darauf, dass mehr als 6 Stunden Fortbildung pro Tag durch ein fachbezogenes Fortbildungsprogramm, Teilnehmertestate und eventuell auch Seminarunterlagen nachgewiesen sind.

Die Ermittlung der Reisekosten ist normalerweise kein Problem. Denken Sie an einige zusätzliche Steuersparmöglichkeiten:

  • Die beruflich veranlasste Bewirtung von Kollegen oder auch mitgereisten Angestellten ist neben den Reisekosten steuerlich anzusetzen. Belege müssen zur steuerlichen Anerkennung vollständig ausgefüllt sein.
  • Angestellte dürfen anlässlich der Fortbildung sogar bis zu einem Wert von 60 € pro Mahlzeit bewirtet werden: Lohnsteuer- und abgabenpflichtig ist dies nicht.
  • Verpflegungsmehraufwand nach Pauschalen (12 € für An- und Abreisetag, 24 € für ganze Tage) kann den Angestellten auch erstattet werden.

Angestellte Ehepartner oder Kinder

Das steuerlich anerkannte Anstellungsverhältnis von Ehepartnern oder Kindern bietet ideale Voraussetzungen, um an sich private Kosten als Lohnaufwand anzusetzen, und zwar als lohnsteuer- und sozialabgabenbegünstigte Zuwendungen. Hier einige Beispiele:

  • Sachbezüge bis 44 € monatlich können völlig abgabenfrei an Ihre Verwandten – wie an andere Arbeitnehmer auch – abgegeben werden. Infrage kommen Tank- oder Einkaufsgutscheine. Die Verwendung der Gutscheine liegt nicht mehr im Einflussbereich des Arbeitgebers. Er kann selbst vom Einkauf oder Betanken eines Privatfahrzeugs profitieren.
  • Auch die abgabenfreie Gestellung von PC, Smartphone und Ähnlichem einschließlich Zubehör und zuzüglich Übernahme aller Telekommunikationskosten bietet gute Gelegenheit, private Kosten als Betriebsausgaben anzusetzen.
  • Selbst Sachgeschenke bis zu 10.000 € pro Person und Jahr wären zulässig. Sie würden mit 30 % pauschaler Steuer vom Arbeitgeber versteuert und für den Arbeitnehmer damit steuerfrei. Sie unterliegen allerdings der Sozialversicherung.

Achten Sie bei der Gestaltung der Mitarbeiterzuwendungen allerdings darauf, dass die Gesamtaufwendungen in einem angemessenen Verhältnis zur Arbeitsleistung stehen und sind unter Fremden üblich. Sonst würde Ihnen das Finanzamt den Steuervorteil streichen.

Arbeitszimmer im privaten Haus – das Gute nutzen, den Nachteil vermeiden

Die ständig wieder aufflammende Diskussion um die steuerliche Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers lässt vermuten, dass es um große Vorteile geht. Leider ist das nicht so. Raumkosten eines häuslichen Arbeitszimmers können nur bis zu 1.250 € p.a. abgezogen werden, da Zahnärzte den wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit in der Praxis verbringen. Die Voraussetzungen:

  • Es steht für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung. Ein angemessenes Büro in der Praxis ist da schon ein K.-o.-Argument.
  • Das Arbeitszimmer muss ein ausschließlich beruflich genutzter, abgeschlossener Raum sein. Durchgangszimmer, offene Balustraden sind bisher nicht akzeptiert. Diese strenge Auffassung bekommt nun Risse: Die Kosten von „Arbeitsecken“ sind trotz fehlender Abgeschlossenheit abzugsfähig, wenn das beim BFH anhängige Verfahren zugunsten der Kläger entschieden wird.

Die Kostenbegrenzung bis 1.250 € gilt übrigens nicht für Räume, die kein „häusliches Arbeitszimmer“ darstellen:

  • Zimmer ohne räumliche Verbindung mit dem eigenen Wohnbereich. Diese liegt allerdings auch vor, wenn eine andere Etage eines Mehrfamilienhauses als Arbeitszimmer dient.
  • Räume, die nach Art und Ausstattung nicht zur Büronutzung geeignet sind, z. B. Kellerräume ohne Fenster und Büroausstattung.

Vorsicht „notwendiges Betriebsvermögen“

Ein anerkanntes häusliches Arbeitszimmer oder auch ein Lagerraum können sich später bei Praxisaufgabe oder -abgabe als Steuerproblem erweisen. Ein Raum mit einem anteiligen Verkehrswert von mehr als 20.500 € oder mehr als 20 % der gesamten Nutzfläche gehört zum Praxisvermögen. Die Wertsteigerung (und die Abschreibungen) sind bei Praxisaufgabe wieder zu versteuern.

Beispiel: Bei Hauskauf im Jahr 1980 betrug der Anteil des Arbeitszimmers 10 % oder 30.000 €. Bei geplanter Praxisabgabe 2020 wird der Wert 60.000 € betragen. Bei Gebäudeanschaffungskosten von 20.000 € abzüglich Abschreibungen von 2 % x 40 Jahre = 80 % oder 16.000 € sind 46.000 € Wertsteigerung steuerpflichtig.

Bei Ehepartnern wird nur der Miteigentumsanteil des Praxisinhabers bei Ermittlung der Grenzen mitgerechnet. Auch dann können die Raumkosten – innerhalb der Grenze von 1.250 € – voll angesetzt werden. Auch wenn die Raumkosten nicht absetzbar sein sollten, so bleibt es gleichwohl die gesamte Ausstattung des Arbeitszimmers. Denken Sie daran, Ausgaben für Möbel, Gardinen, Teppich etc. anzusetzen.

Telefonkosten – so erreichen Sie eine maximale Absetzbarkeit

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Jeder Zahnarzthaushalt zahlt einiges an Telefon- und Internetkosten. Nutzen Sie die Möglichkeiten der maximalen steuerlichen Absetzbarkeit.

  • Die Telekommunikationskosten der Praxis werden häufig um einen pauschalen Eigenanteil gekürzt. In Zeiten des Mobiltelefons sind Privattelefonate in der Praxis aber sehr unwahrscheinlich. Scheuen Sie nicht die Diskussion mit dem Betriebsprüfer. Ermitteln Sie notfalls anhand eines Verbindungsnachweises die tatsächlichen privaten Telefonate, falls es überhaupt welche gibt.
  • Übrigens sind die privaten Telefonate und Internetnutzung Ihrer Angestellten kein Eigenverbrauch und auch nicht lohnsteuer- und abgabenpflichtig. Nach § 3 Nr. 45 EStG ist die private Nutzung von betrieblichen Telekommunikationsgeräten (Telefon, Handy, Faxgeräte) steuerfrei gestellt.
  • Bei privaten Hausanschlüssen und Mobiltelefonen ist die Sache etwas schwieriger. Hier sollten Sie für einige repräsentative Monate anhand des Verbindungsnachweises den beruflichen Anteil ermitteln und als Betriebsausgaben erfassen. Für die überwiegend berufliche Internetnutzung kann es auch stichhaltige Argumente geben, z. B. electronic banking, eigene Buchhaltung zu Hause.
  • Ganz einfach wird es, wenn Ihr Ehepartner oder Ihre Kinder in der Praxis angestellt sind. Dann können Sie als Arbeitgeber über den § 3 Nr. 45 EStG auch die gesamten Kosten des häuslichen Telefons, Internet und auch noch die Mobiltelefonkosten übernehmen.
  • Natürlich können Sie auch steuerfrei Auslagenersatz an den Arbeitnehmer leisten, wenn private Telefon- oder Internetkosten bei der Tätigkeit regelmäßig anfallen: Der Nachweis kann für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten erfolgen. Alternativ können ohne weitere Prüfung 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € monatlich erstattet werden.

So übernehmen Sie ohne Lohnsteuer und Sozialabgaben private Telefon- und Internetkosten Ihrer Angestellten (§ 3 Nr. 45 EStG)

  • Sie überlassen Ihren Angestellten ein Telefon, Handy oder Smartphone oder einen internetfähigen PC nebst Zubehör zur Nutzung. Wichtig ist, dass Sie als Arbeitgeber Eigentümer des Gerätes bleiben. Die Finanzverwaltung akzeptiert z. B. keine Anmietung des Geräts vom Arbeitnehmer oder die Zusicherung einer späteren Schenkung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Diese Vereinbarungen führen zu Abgaben.
  • Sie übernehmen als Arbeitgeber die laufenden Kosten des betrieblichen Telekommunikationsgerätes. Ein bestimmter Zahlungsweg ist nicht vorgeschrieben. Eine Erstattung der Kosten nach Beleg ist ebenfalls zulässig wie die Übernahme des Vertrages. Sollten Sie bei laufenden Verträgen zu hohe Kosten befürchten, so vereinbaren Sie einfach eine Obergrenze. Kürzen Sie den übersteigenden Betrag bei der Lohnabrechnung.
  • Telefonkarten können zwar auch zur Verfügung gestellt werden. Jedoch gehören diese nach Auffassung der Finanzverwaltung zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.
  • Der Umfang der beruflichen Nutzung des zur Verfügung gestellten Gerätes ist gänzlich unerheblich. Auch bei ausschließlicher privater Nutzung entsteht kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Eine Dokumentationspflicht der beruflichen Nutzung entfällt damit.
  • Die Privatnutzung ist nicht auf Ihre Angestellten beschränkt. Steuer- und abgabenfrei bleibt z. B. auch die gleichzeitige Gestellung mehrerer Handys oder PC an den Ehepartner oder die Kinder Ihrer Angestellten.

Beispiel: Die Helferin, ihr Ehemann und der 18-jährige Sohn bekommen je ein Handy von der Praxis gestellt, anstelle einer Gehaltserhöhung von netto 150 €. Die Vertragskosten von 3 Flatrate-Verträgen über je 50 € werden von der Praxis getragen. Darüber hinausgehende Kosten z. B. für Auslandstelefonate werden vereinbarungsgemäß bei der Lohnabrechnung gekürzt. Sie sparen Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben von über 200 € monatlich.

Reinigungskosten für Praxiswäsche nicht vergessen

Viele Zahnärzte nehmen die Praxiswäsche mit nach Hause und waschen sie in der privaten Waschmaschine. Die dabei anfallenden Kosten werden gerne vergessen. Rechnen Sie nach:

Auch wenn Sie nicht zu Hause waschen, sollten Sie an die Reinigungskosten Ihrer eigenen Berufswäsche denken. Akzeptiert sind hier im Minimum 120 € pro Jahr. Höhere Kosten sollten Sie nachweisen.

Trinkgelder und Co. – nicht für alles braucht man Quittungen

Im Grundsatz sollte für jede Ausgabe auch ein Beleg vorliegen (z. B. Rechnungen, Verträge, Nachweise von dritter Seite). Es gibt jedoch Ausgaben, für die ihrer Art nach keine Belege von dritter Seite zu erlangen sind. Kein Grund für Sie, diese Kosten nicht gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen. Fertigen Sie einen Eigenbeleg, mit dem Sie die Ausgaben glaubhaft machen.

  • Klassisch sind Trinkgelder. Diese werden in der Regel ohne Beleg oder Quittung gegeben, sind aber im Geschäftsleben üblich. Vermerken Sie auf Restaurantquittungen den gesamten gegebenen Betrag einschließlich Trinkgelder. Das reicht als Dokumentation.
  • Auch die Weihnachtstrinkgelder an Postbote, Raumpfleger, Müllmänner usw. sollten Sie ansetzen. Vermerken Sie auf einem Zettel die gegebenen Beträge, die Empfänger und den Anlass. Trinkgelder von dritter Seite sind übrigens lohnsteuer- und abgabenfrei für die Empfänger, also haben Sie keine Bedenken.
  • Auch die schon genannten anteiligen Telefon- oder Reinigungskosten sollten Sie als Eigenbeleg aufzeichnen und zur Buchhaltung legen.

Haushaltsnahe Handwerkerleistungen – mehr als man denkt

Handwerkerleistungen und sonstige haushaltsnahe Dienstleistungen fallen in jedem Haushalt an. Dennoch werden sie häufig nicht geltend gemacht, obwohl in jedem Jahr bis zu 5.200 € pro Haushalt an Steuerrückerstattung möglich wären.

  • Das Finanzamt gewährt für die Inanspruchnahme von Handwerkerleistungen für „Renovierungs-, Erhaltungsund Modernisierungsmaßnahmen im eigenen Haushalt“ auf Antrag eine Ermäßigung der Einkommensteuer in Höhe von 20 % der Aufwendungen, maximal 1.200 € pro Jahr. Nur die berechneten Arbeitslohn-, Maschinen- und Fahrtkosten zzgl. der darauf entfallenden Umsatzsteuer sind begünstigt, nicht aber Materialkosten. Grundvoraussetzung: Es liegt eine Rechnung des Dienstleisters/Handwerkers vor und die Rechnung wurde durch Überweisung gezahlt.
  • Daneben sind haushaltsnahe Dienstleistungen mit 20 % der Aufwendungen, maximal 4.000 € pro Jahr, steuerbegünstigt. Darunter fallen neben der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung von Haushaltshilfen vor allem die externen Dienstleister (auch hier nur mit Rechnung und Überweisung).
  • Haushaltshilfen im Minijob sind ebenfalls begünstigt, mit einer Rückerstattung von 20 % der Aufwendungen, maximal 510 € pro Jahr. Als Nachweis gilt die Bescheinigung der Bundesknappschaft im Haushaltsscheckverfahren.
  • Vorsicht: Alle Steuervergünstigungen werden nur auf Antrag in der Steuererklärung gewährt. Also Antrag nicht vergessen!

Steuertipps zu haushaltsnahen Handwerkerleistungen

  • Als eigener Haushalt gelten nicht nur die selbstbewohnte Wohnung, sondern daneben auch die Ferienwohnung und die Zweitwohnung, und zwar im Inland und EUund EWR-Ausland. Auch die von den Eltern bezahlte Studentenbude gehört dazu.
  • Selbstverständlich fallen alle normalen und außerordentlichen Renovierungs- und Instandsetzungsmaßnahmen im Haushalt unter diese Regelung. Aber auch die Herstellung von etwas Neuem ist begünstigt, z. B. Gartenarbeiten zur Errichtung einer neuen Mauer, Neuanlage des Gartens insgesamt oder eines Teiches, erstmalige Wegepflasterung.
  • Der Haushalt muss schon vorhanden sein. Maßnahmen im Zusammenhang mit einem unfertigen Neubau sind nicht begünstigt. Wer neu baut, sollte die Außenarbeiten auf die Zeit nach dem Einzug legen und zeitlich auf mehrere Jahre verteilen.

Beispiel: Die Neuanlage des Gartens kostet 15.000 € einschließlich Umsatzsteuer. Davon sind 3.000 € Materialkosten. Verteilt man die Arbeiten auf zwei Jahre, so sind jeweils 6.000 € begünstigt. Die Steuer mindert sich um je 20 % von 6.000 € auf 2.400 €.

  • Die Maßnahmen dürfen nicht öffentlich gefördert sein (z. B. durch das CO2- Gebäudesanierungsprogramm).
  • Nur Handwerkerleistungen „im eigenem Haushalt“ sind begünstigt. Externe Arbeiten „für den Haushalt“ sind nicht anerkannt. Beispiel: In einer Schreinerei werden Schlafzimmermöbel angefertigt und zu Hause eingebaut. Absetzbar sind nur die Aufbauarbeiten im Haushalt.

Steuertipps zu haushaltsnahen Dienstleistungen

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Als haushaltsnahe Dienstleistungen gelten beispielhaft: Gartenpflege wie Rasenmähen, Heckenschneiden einschließlich Grünschnittentsorgung; Reinigungsarbeiten innen und außen, private Umzugsleistungen, hauswirtschaftliche Pflegeleistungen.

  • Auch Kinderbetreuungskosten im eigenen Haushalt können angesetzt werden, sofern sie nicht schon zu 40 % als Sonderausgaben abzugsfähig sind.

Beispiel: Eine Haushaltshilfe wird zur Betreuung des 12-jährigen Sohnes sozialversicherungspflichtig für 12.000 € p.a. beschäftigt. Davon sind 40 %, maximal 4.000 €, als Sonderausgaben absetzbar. Als haushaltsnahe Dienstleistung gibt es vom Rest 8.000 € x 20 % oder 1.600 € auf Antrag vom Finanzamt zurück. 

  • Auch Haustierbetreuung ist begünstigt, denn rechtlich werden Tiere wie Sachen behandelt. Voraussetzung ist aber, dass die Leistung im Haushalt des Steuerpflichtigen vorgenommen wird. Die Kosten für „Gassi gehen“ gelten nicht.
  • Auch Pflegeheimbewohner haben einen eigenen Haushalt. Rentner können die Pflege- und Betreuungsleistung, nicht aber die Wohn- und Verpflegungskosten im Heim als haushaltsnahe Dienstleistung ansetzen. Begünstigt sind auch Frisör- und Kosmetikleistungen, wenn sie im Leistungskatalog der Pflegeversicherung enthalten sind. Hier geht der Abzug als außergewöhnliche Belastung mit zumutbarer Eigenbelastung vor.

Beispiel: S. hat Krankheitskosten in Höhe von 3.000 € und Pflegekosten von 3.000 €. Die zumutbare Belastung beträgt 2.500 €. Davon kann er als außergewöhnliche Belastung abziehen: Krankheitskosten 3.000 € + Pflegekosten 3.000 € abzüglich 2.500 € zumutbare Belastung = insgesamt 3.500 €. Für den Rest von 2.500 € erhält er auf Antrag als haushaltsnahe Dienstleistung 20 % von 2.500 € = 500 € Steuerermäßigung.

Beachten Sie die Grenzen des Machbaren

  • Ihre Dokumentation ist bei Kosten mit privater Veranlassung besonders wichtig. Sie als Steuerpflichtiger sind beweispflichtig für alle Vergünstigungen, die Sie in Anspruch nehmen wollen. Rein steuerrechtlich führt Ihre Dokumentation zur „Umkehrung der Beweislast”: Das Finanzamt muss darlegen, warum es Ihnen nicht glaubt.
  • Gerne argumentiert die Finanzbehörde auch mit einem „Missbrauch von Gestaltungsmöglichkeiten“ (§ 42 AO). Wenn Steuergestaltungen so gewählt werden, dass sie keinem anderen wirtschaftlichen Zweck dienen, als Steuern zu sparen, dann kann das Finanzamt so tun, als gäbe es sie nicht.

Beispiel: Selbstständige Ehegatten stellen sich „über Kreuz“ als Minijobber an und erreichen so die Steuerfreistellung von 10.800 € pro Jahr.

  • Und schließlich gilt es auch, die Grenze zur Steuerhinterziehung zu wahren. Wird auf dem Papier etwas behauptet, was in der Praxis nicht gelebt wird, so ist dies strafbar.
  • Krasse Beispiele wären: die Anstellung des im Ausland studierenden Sohnes oder der gehbehinderten Mutter als Reinigungskraft. Aber auch der Nichtansatz eines Eigenanteils bei den Kfz-Kosten könnte schon problematisch werden.

Fazit

Beachten Sie die unsichtbaren Grenzen des Steuerrechts, wenn Sie Kosten mit privater Mitveranlassung als Betriebsausgaben ansetzen. Denn schließlich wollen Sie sich keinen Ärger mit dem Finanzamt einhandeln. Nutzen Sie gleichwohl Ihre steuerlichen Möglichkeiten offensiv, denn Sie können es sich nicht leisten, auf Steuerersparnisse zu verzichten.

Fragen richten Sie gerne an die Autorin

Gabriela Scholz
Steuerberaterin/Wirtschaftsprüferin
Kamillenweg 16–18
53757 Sankt Augustin
E-Mail: scho(at)scholz-steuer.de
www.scholz-steuer.de

Im 3. Teil dieser Artikelserie werden Gestaltungsmöglichkeiten bei den Praxis- und Privatkrediten beleuchtet. Durch die richtige Finanzstrategie können maximal mögliche steuerliche Absetzbarkeit von Zinsaufwendungen und über die Jahre erhebliche Steuerersparnisse erreicht werden, die zum Familieneinkommen beitragen.

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Gabriela R. Scholz

Bilder soweit nicht anders deklariert: Gabriela R. Scholz



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