Steuer

Teil 1: KFZ-Kosten einer Zahnarztpraxis

Teil 1: Steuern sparen: Einkommen steigern

22.04.2014

Quelle: © Thorben Wengert/pixelio.de

Jeder Selbstständige gibt einen erheblichen Teil seines Einkommens an Steuern und Abgaben zur Finanzierung staatlicher Aufgaben ab. Doch im Gegensatz zu Angestellten gibt es für sie eine Vielzahl von Steuerregeln und Gestaltungsmöglichkeiten, die die Höhe der Abgaben erheblich beeinflussen können. Lesen Sie die wichtigsten Steuergestaltungen in dieser und den kommenden Ausgaben.

Über die KFZ-Kosten einer Zahnarztpraxis wird häufig kontrovers diskutiert. Während der Zahnarzt selbst am liebsten alle anfallenden Kosten als Ausgaben geltend machen will, muss der Steuerberater diese nach den Gesetzesvorgaben meist empfindlich kürzen. Doch in diesem Spannungsfeld lässt sich – je nach Fallkonstellation – einiges gestalten.

KFZ im Praxisvermögen oder Privatvermögen?

Beruflich bedingte KFZ-Kosten sind als Betriebsausgaben anzusetzen, private Kosten als Eigenverbrauch so der Grundsatz. Jedoch gelten nach den Steuergesetzen unterschiedliche Regeln mit zum Teil ärgerlichen Ergebnissen, je nach dem, ob ein KFZ dem steuerlichen Praxisvermögen oder Privatvermögen zugeordnet wird.

Für KFZ im steuerlichen Praxisvermögen gilt:

Alle Ausgaben sind Betriebsausgaben der Praxis.
Der Eigenverbrauch als fiktive Einnahme wird entweder nach einem Fahrtenbuch oder nach einer typisierten Berechnungsmethode, basierend auf dem Listenpreis, ermittelt: Für jeden Monat der anteiligen Privatnutzung wird 1 % des Listenpreises als fiktive Praxiseinnahme angesetzt. Zusätzlich werden die Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte mit 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer angesetzt, gekürzt um die Pendlerpauschale.
Wird ein solches KFZ verkauft oder nur noch privat verwendet, so muss der Verkaufspreis, oder ein angemessener Entnahmewert als Einnahme versteuert werden.

Für KFZ im steuerlichen Privatvermögen gilt:

Ausgaben sind nur in Höhe des beruflichen Anteils Betriebsausgaben. Einen fiktiven Eigenanteil gibt es daher nicht.
Ein späterer Verkauf oder eine ausschließlich private Verwendung ist steuerlich unbeachtlich.

Nachweis der beruflichen Nutzung erforderlich

Könnte der Zahnarzt seine beruflich genutzten KFZ alle dem Privatvermögen zuordnen, wäre die Sache einfach. Doch das Steuerrecht akzeptiert dies nur, wenn die private Nutzung bei höchstens 50 % liegt (§ 6 (1) Nr. 4 ESTG). Der Nachweis ist nach der Vorgabe des Bundesfinanzministeriums für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten mittels einer Fahrtenaufstellung zu führen.

Der Nachweis kann grundsätzlich für jedes vom Inhaber genutzte KFZ gefordert werden. Dies ist nur dann nicht notwendig, wenn der Umfang der beruflichen Nutzung offenkundig ist.

Umfangreiche Fahrten Wohnung/Praxis im Verhältnis zur Fahrleistung (Beispiel: Fahrleistung 20.000 km, die Entfernung Wohnung/Praxis 25 km an 220 Arbeitstagen ergibt 11.000 km berufliche Fahrten, damit über 50 % berufliche Nutzung)
Reine Lieferwagen, die nicht privat genutzt werden können
An Arbeitnehmer überlassene KFZ. Die Nutzung durch den Arbeitnehmer (egal ob beruflich oder privat) ist aus Sicht des Arbeitgebers/Selbstständigen zu 100 % beruflich. Diese gehören immer zum steuerlichen Praxisvermögen.

Das Problem mit der 1 %-Methode

Beispiel 1

Der Eigenverbrauch nach der vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Berechnungsmethode ergibt in vielen Fällen unangemessene Gewinnerhöhungen, die es zu vermeiden gilt (Beispiel 1).

Oft genug übersteigt der rechnerische Eigenverbrauch die tatsächlichen Kosten. Dann wird der Betrag auf die Kosten beschränkt, mit der Folge, dass per Saldo gar keine Fahrtkosten mehr verbleiben!

In nachstehenden Fällen ist die 1 %-Methode in der Regel günstig:

neue KFZ, die noch relativ hohe Kosten haben
ältere KFZ mit niedrigem Listenpreis und hohen Reparatur- und Unterhaltskosten, z.B. Oldtimer

In diesen genannten Fällen ist die 1 %-Methode in der Regel ungünstig:

Ältere KFZ, deren Abschreibung ausgelaufen ist
KFZ mit hohem Listenpreis und günstigen Anschaffungskosten

Die Möglichkeiten, der 1 %-Methode zu entkommen, sind begrenzt, wenn kein Fahrtenbuch geführt wird. Hier einige aktuelle Beispiele aus der Rechtsprechung:

Die Berechnung auf Basis der niedrigeren tatsächlichen Anschaffungskosten anstelle des ursprünglichen Listenpreises ist nicht zulässig, da die pauschalierte 1 %-Methode nicht den Wert des KFZ, sondern die finanziellen Vorteile seines Nutzers abbilden solle (BFH am 13.12.2012; Az.VI R 51/11).
Bei mehreren KFZ im Praxisvermögen wird die 1 %-Methode für jedes KFZ angewendet. Die „Junggesellenregelung“, nach der nur für das Fahrzeug mit dem höchsten Listenpreis ein Eigenverbrauch zu versteuern ist, akzeptiert die Finanzverwaltung nur, wenn niemand aus der Privatsphäre die Fahrzeuge nutzen kann.
Gibt es zusätzlich private KFZ, die in Status und Gebrauchswert gleichwertig sind, so kann ausnahmsweise auf die Versteuerung des Eigenverbrauchs verzichtet werden (Porsche im BV, Porsche privat – BFH am 4.12.12 VIII 42/09)

Die Alternative: Fahrtenbuch für Fahrzeuge im Praxisvermögen?

Die vielfach zu teure Bewertung des Eigenverbrauchs nach der 1 %-Methode kann man mit der Führung eines Fahrtenbuchs vermeiden. Doch die Hürden sind hoch! Ein Fahrtenbuch wird als Abrechnungsgrundlage nur anerkannt, wenn es ordnungsgemäß geführt wird. Die Rechtsprechung und Finanzverwaltung hat zahlreiche Regeln geschaffen, wann dies nicht mehr der Fall ist:

Ein Fahrtenbuch muss zeitnah, in geschlossener Form und fortlaufend geführt werden. Nicht anerkannt sind u.a. nachträgliche Ergänzungen, nachträglich gefertigte Fahrtenbücher, die auf vorher erstellten Excellisten beruhen; Loseblattsammlungen, die nachträgliche Veränderungen möglich machen.
Das Fahrtenbuch für ein KFZ ist für das gesamte Kalenderjahr zu führen (BFH VI R 35/12). Ein Wechsel zur 1 %-Methode ist innerjährlich nicht möglich.
Jede Fahrt muss mit dem km-Stand zu Beginn und zum Ende eingetragen werden.
Fahrtbeginn und Fahrziel ist mit Namen, Adresse und Grund des Besuches anzugeben (Anmerkung: vollständiger Name unbedingt erforderlich, so BFH vom 01.03.12, VI R 33/10). Ausnahme Privatfahrten und Fahrten Wohnung/Praxis: hier reicht ein Kürzel oder die Bezeichnung „Privat“.
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zulässig, wenn es nicht veränderbar ist.

Kann man fehlende Angaben im Fahrtenbuch mit der ärztlichen Schweigepflicht begründen?

Leider erkennt die Finanzverwaltung diese Argumentation nicht an. Schließlich sind auch die Amtsträger zur Verschwiegenheit verpflichtet. Zulässig ist nur eine Zusatzliste, aus der sich die Namen zu den verzeichneten Adressen ergeben (FG Niedersachsen 12.04.11, Az. 12 K 122/10).

Das Problem der „kleinen Mängel“

Wer einmal Fahrtenbuch geführt hat, weiss wovon die Rede ist. Muss man wirklich jede noch so kleine 2 km-Fahrt zum Tanken, zum Einkaufen oder zur Werkstatt angeben, auch wenn sie auf dem Weg nach Hause liegt? Grundsätzlich ja. Allerdings war die Rechtsprechung gnädig: kleinere Mängel (falscher km-Stand, fehlende Fahrt) beeinträchtigen nicht die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs insgesamt (so BFH v. 10.04.08, VI R 38/06). Mehr als 2 Mängel pro Jahr sollten es nicht sein (BFH 10.04.08 VI R 38/06)!

Muss für jedes KFZ des Betriebsvermögens ein Fahrtenbuch geführt werden?

Nur KFZ, die aufgrund ihrer Bauart zur privaten Nutzung ungeeignet sind, sind ausgenommen, will man nicht die 1 %-Methode nutzen. Das trifft leider nur auf LKW, Sprinter u.ä. zu; ein VW Caddy ist schon kritisch, weil man Sitze einbauen könnte.

Möglichkeiten, der 1 %-Methode „zu entkommen“

Eine gute Option ist die Nutzung mehrerer privater KFZ, die für sich gesehen jedes unter 50 % der Fahrleistung für die Praxis genutzt werden. Kann über einen repräsentativen 3-Monatszeitraum der Nachweis geführt werden, dass ein KFZ nicht zu mehr als 50 % für berufliche Zwecke genutzt wird, so gehört es zum Privatvermögen. Die beruflich gefahrenen km können Sie auch so ansetzen:

Gehört das KFZ gar nicht dem Praxisinhaber, so kommen leider die gleichen Regeln zur Anwendung, wenn eine mehr als 50 %-Nutzung zu beruflichen Zwecken vorliegt: Auch bei Leasing- oder Mietvertrag gilt also die Alternative „Eigenverbrauch nach der 1 %-Regel oder Fahrtenbuch führen“.

KFZ-Kosten für steuerlich private KFZ richtig geltend machen

Beispiel 2

Ist das KFZ dem steuerlichen Privatvermögen zuzuordnen, werden die beruflichen Fahrten mit ihren Kosten pro gefahrenen km angesetzt. Dies gilt sowohl für steuerliche „Privat“-KFZ des Zahnarztes selbst, wie auch für den steuerfreien Auslagenersatz an Arbeitnehmer oder andere Personen.

Folgende Dinge sind zu beachten:

Fahrtkosten für berufliche Fahrten mit Privat-PKW können ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten mit 0,30 €/km geltend gemacht werden. Auch eine Erstattung an die Arbeitnehmer ist in dieser Höhe möglich (§ 9 (1) Sz 1 EStG; R 9.5 (1) Sz 5 der Lohnsteuer-Richtlinien). Anmerkung: Leider sind die Klagen zur generellen Erhöhung der Kosten-Pauschale auf 0,35 €/km gerade gescheitert (Beschluss des Bundesverfassungsgerichtes vom 20.08.2013; 2 BvR 1008/11)
Liegen die tatsächlichen Kosten pro gefahrenen km des privaten PKW höher als 0,30 €/km, so sollten Sie diese ermitteln. Bei den derzeitigen Spritpreisen fallen bei fast jedem KFZ höhere Kosten an. Vergessen Sie nicht die Abschreibungen und Zinsen für PKW im Eigentum.
Nachweis auch ohne lückenlose Belege möglich: Die tatsächlichen Kosten können teilweise auch glaubhaft gemacht werden. Nachweise für Steuer und Versicherung sowie Reparaturen sollten vorhanden sein. Anders bei den Betriebskosten: da reichen Schätzungen anhand der üblichen Verbrauchswerte und der durchschnittlichen Preise aus. Dann brauchen Sie nur noch die Dokumentation der jährlichen Fahrleistung und können die tatsächlichen Kosten pro gefahrenen km ermitteln (Beispiel 2).

KFZ-Gestellung an Mitarbeiter – eine Möglichkeit zum Abgabensparen

Bei bewährten Helferinnen oder auch den angestellten Familienangehörigen kann die KFZ-Gestellung eine günstige Alternative zum Bargehalt darstellen. Ihr Mitarbeiter behält mehr auf dem Konto und Sie sparen Abgaben. Das gilt immer dann, wenn der steuerpflichtige geldwerte Vorteil aus der KFZ-Gestellung nach der 1 %-Methode niedriger ist als die tatsächlichen monatlichen Kosten.

So wird die KFZ-Gestellung praktisch umgesetzt:

KFZ-Erwerb oder Leasingvertrag über die Praxis (Praxisvermögen)
Alle Kosten laufen über die Praxis, z.B. durch direkte Zahlung oder z.B. beim Tanken als Erstattung aus dem Kassenbuch.
Die Mitarbeiterin darf das KFZ auch privat nutzen (eventuell Zusatz zum Arbeitsvertrag)
Mit der monatlichen Lohnabrechnung wird der geldwerte Vorteil aus der Privatnutzung versteuert. Da ein Fahrtenbuch i.d.R. keinen Sinn macht, kommt die 1 %-Methode zur Anwendung.
Keine Option sind die häufig diskutierten Privatnutzungsverbote: Hier müsste der Arbeitgeber organisatorisch sicherstellen, dass eine Privatnutzung durch den Arbeitnehmer unmöglich ist, und das ist gerade bei der KFZ-Gestellung anstelle von Gehalt nicht der Sinn der Sache.

Die Vorteilhaftigkeit am Beispiel sehen Sie in der anliegenden Berechnung.

Eine ZMF erhielt 1.200 €, anstelle einer Gehaltserhöhung um 400 € auf 1.600 € p.M. wird ein KFZ auf Praxiskosten zur Verfügung gestellt (Listenpreis 12.500 €; Kosten monatlich 400 €).

Anstelle der tatsächlichen Kosten von 400 € wird nur der typisierte Eigenanteil nach der 1 %- Methode versteuert, hier 12.500 € x 1 % = 125 €. Das führt zu folgendem Vergleich:

Prüfen Sie Ihre steuerlichen KFZ-Kosten regelmäßig

Jeder selbstständige Zahnarzt muss sich der steuerlichen Problematik „KFZ-Kosten“ stellen. Rechnen Sie für die von Ihnen genutzten KFZ aus, wie teuer Sie der Eigenverbrauch wirklich kommt, und was von den gesamten Kosten als Betriebsausgabe verbleibt. Rechnen Sie auch in die Zukunft, ab wann die Rechnung „steuerungünstig“ wird. Danach sollten Sie entscheiden, ob ein steuerliches „Praxis- KFZ“ wirklich sinnvoll ist oder ob sich durch andere Gestaltungen Steuern sparen lassen.

Im 2. Teil der Artikelserie wird die Autorin das Thema „Geschenke und Bewirtungen – die Grenzen des Machbaren“ aufgreifen.