Kostenreduktion in der Zahnarztpraxis – Teil 1

Heutzutage sieht sich leider jeder Praxisinhaber gezwungen, die betriebswirtschaftlichen bzw. „unternehmerischen“ Aspekte seiner Praxisführung angemessen zu berücksichtigen. Ausschlaggebend für den finanziellen Erfolg des Unternehmens Zahnarztpraxis sind drei Fundamentalgrößen: Erstens der Umsatz, zweitens die Betriebskosten bzw. die Summe aller Betriebsausgaben. Und drittens erhalten wir als Differenz der beiden erstgenannten Zahlen die wichtigste Praxiskenngröße überhaupt: den Gewinn. Trotz dieser wohl einleuchtenden Bewertung sind fast alle Praxisbetreiber viel zu sehr am „Umsatz“ orientiert – ein Kardinalfehler. Wie sich dieser Fehler darstellt und wie erheblich der allgemein unterschätzte Einfluss des Unkostensatzes wirkt, das sei an folgenden Rechenbeispielen dokumentiert.

Bedeutung der Betriebskosten

Betrachten wir Tabelle 1: Verglichen werden 2 Praxen. Kollege A erzielt einen hohen Umsatz, von dem jedoch ein hoher Kostensatz in Höhe von 75 % abgeht (laut Bundes-KZV beläuft sich der durchschnittliche Kostensatz auf etwa 70 % vom Umsatz). Das Gegenbeispiel bildet Praxis B:##pic_1,2_m##

Vielleicht eine kleinere Landpraxis, mit nur dem halben Umsatz. Aber: Kollege B achtet peinlich auf seine Betriebsausgaben und hat nur einen Unkostensatz von 50 %. Also erwirtschaftet B denselben Gewinn von 125.000 Euro. Und das, obwohl er nur den halben Umsatz erreicht, also nur halb soviel arbeiten muss und nur den halben Ärger mit der KZV, Gutachtern, Kassen etc. hat. Man denke stets daran: Nur der Gewinn bestimmt unseren Lebensstandard. Niemals den Praxiserfolg nach dem Umsatz beurteilen! Das zweite Beispiel (Tab. 2) veranschaulicht den Effekt einer Kostenreduktion. Als Ausgangssituation gelte wieder die Praxis A mit ursprünglich 75 % Kostensatz. Es sei angenommen, Kollege A könne seinen hohen Kostensatz um bescheidene 10 Prozentpunkte auf 65 % vom Umsatz drücken. Es resultiert eine Gewinnsteigerung um 40 %(!). Man sieht: Selbst eine moderate Senkung des Kostensatzes führt zu überproportionaler Gewinnsteigerung. Übrigens sind Einsparungen umso leichter und „machbarer“, je höher der ursprüngliche Kostensatz war. Garantiert steckt auch in Ihrer Praxis diesbezüglich verborgenes Potenzial!

Möglichkeiten zur Gewinnmaximierung

##pic_4_r##Zur Gewinnsteigerung gibt es prinzipiell zwei Wege: Man erhöhe die Einnahmen oder man senke die Unkosten. Seltsamerweise wird in der Zahnmedizin immer nur der erste Weg propagiert: Umsatzsteigerung, beispielsweise durch vermehrte Privatleistungen beim Kassenpatienten. Dagegen ist natürlich nichts einzuwenden, aber warum wird der „zweite Weg“, die Kostenreduktion, in unserer Branche geradezu systematisch ignoriert?

Dabei fehlt es nicht an Vorbildern: Große Unternehmen beschäftigen hochprofessionelle Experten, die rund um die Uhr nach Möglichkeiten zur Gewinnsteigerung suchen. Und welche Strategien verfolgen Konzerne wie VW, Lufthansa, Siemens? Sie senken die Kosten. Sollten wir das nicht auch einmal versuchen? Schon der alte Cicero hatte erkannt: Magnum vectigal parsimonia (Sparsamkeit ist eine enorme Einnahmequelle, Abb. 1).

Allgemeine Grundsätze zur Kostenreduktion

##pic_5_r##Möglichkeiten für Einsparungen finden sich in jeder Praxis. Leider aber gibt es keinen „Königsweg“, der die Einsparung fünfstelliger Beträge ohne jede Anstrengung erlauben würde. Das Erfolgsgeheimnis liegt vielmehr in den vielen kleinen Rinnsalen, die zusammengenommen schließlich einen mächtigen Strom ergeben. Deshalb sollte man Kleinbeträge niemals unterschätzen. Wenn diese Kleinbeträge immer wieder regelmäßig wiederkehren, summieren sie sich in den Jahrzehnten eines Berufslebens zu gewaltigen Größen (Abb. 2). Natürlich darf man nicht am falschen Ende sparen. „Alles soll immer so einfach wie möglich gemacht werden, aber nicht noch einfacher“ (Albert Einstein).

Konkrete Vorschläge zur Kostenreduktion

##pic_6_r##Die statistische Verteilung der verschiedenen Kostensparten nach Angaben der Bundes-KZV zeigt Tabelle 3. Es gibt also viele Ansatzpunkte zur Kostenreduktion. Der Verfasser diskutiert alle Punkte ausführlich im Zuge ganztägiger Seminare, daher kann hier nur eine knappe Auswahl weniger Stichpunkte genannt werden.

Zuerst sollte man die betriebswirtschaftlichen Daten seiner Praxis kennen: „Wissen ist Macht“. Der beste Rat hierzu: Man erledige seine Buchführung selbst. In allen Seminaren habe ich erfahren, dass niedrige Unkostensätze um die 50 % regelmäßig genau die wenigen Praxen erzielen, die ihre Buchführung in Eigenregie abwickeln. Es gibt keinen besseren Weg, um zeitnah alle finanziellen Kenngrößen parat zu haben und um automatisch ein permanentes Kostenbewusstsein zu entwickeln und zu pflegen. Die „betriebswirtschaftlichen Analysen“ des Steuerberaters spiegeln den längst überholten Zustand der Vergangenheit und sind als „Leichenschau“ zu betrachten. Dabei ist Buchführung keine esoterische Geheimwissenschaft: Ein simples Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Excel) und etwa eine Stunde Zeit pro Woche genügen.

Materialeinkauf

##pic_7_r##Erfahrungsgemäß steckt hier ein enormes Einsparpotential, weil viele Praxisinhaber sich viel zu wenig darum kümmern. Eine Zahnarztpraxis führt – ganz grob geschätzt – rund 200 verschiedene Verbrauchsmaterialien, die regelmäßig nachbestellt werden müssen. Und genau in dieser langjährigen Regelmäßigkeit liegt ein beträchtliches Potenzial verborgen, trotz scheinbarer Kleinbeträge (Abb. 3).

Ein Beispiel: Wer pro Monat nur 100 Euro einspart, erwirtschaftet bei verzinslicher Anlage und inflationsbereinigt(!) nach 30 Berufsjahren ein Kapital von 100.000 Euro. Immer wieder staunt man, wie viele Praxisinhaber vielfach überhöhte Materialpreise z.B. vom örtlichen Depot als quasi gottgegeben hinnehmen. Es rechnet sich daher, wenn der Chef höchstpersönlich Kataloge wälzt und das geeignetste Produkt auswählt. Empfehlenswert sind z.B. die preiswerten sog. „Hausmarken“ der Dental-Versandhändler (z.B. MW, Schein, Nordenta). Hier lässt sich etwa durch günstige Desinfektionsmittel deutlich sparen.

Nun muss man nicht immer das billigste Produkt wählen. Wir alle hängen an den gewohnten Füllungsoder Abformmaterialien, auch wenn es objektiv preiswertere und dabei sogar höherwertigere Alternativen geben sollte. Dann suche man stattdessen für das eine konkret gewünschte Produkt den günstigsten Anbieter: das lokale Dentaldepot, ein Versandhändler oder ein Computerdienst zur Ermittlung des bundesweit aktuell günstigsten Anbieters. Empfehlenswert ist m.E. AERA: Wer sich bei www.aera-online.de kostenlos registrieren lässt, findet übersichtlich die tagesaktuell günstigsten Preise für mehr als eine halbe Million(!).

Dentalprodukte und kann sofort per Mausklick bestellen. Versuchen Sie es einmal, Sie werden Ihren Augen nicht trauen, wie preisgünstig gerade teure Produkte wie Lokalanästhetika oder Abformsilikone dort angeboten werden.

Am günstigsten – wenn realisierbar – ist oft ein Mischsystem: Manch größeres Dentaldepot lässt sich überreden, zu „Aera-Preisen“ zu liefern. Man bezieht dann alles bequem von einem benachbarten Lieferanten und das zu konkurrenzlosen Preisen.

Praxisräume

Zuerst denken wir hier an die Stichworte „Energie“ und „Reinigung“. Bei den Heizkosten bewirkt eine Temperaturabsenkung um 1 Grad eine Kostenersparnis um 6 %. Intelligentes „Stosslüften“ sorgt für frische Luft und spart trotzdem Heizkosten. Ihre Praxis hat hoffentlich Energiesparlampen. Oder vielleicht noch wichtiger: Einen Hauptschalter, der die ganze Praxis vom Stromnetz trennt, damit über Nacht oder über das Wochenende wirklich alle(!) Lichter ausgehen.

Zum Thema „Reinigung“ gilt der Grundsatz: Schmutzvermeidung ist billiger als Schmutzbeseitigung. Das sollten alle Mitarbeiterinnen verinnerlichen. Ratsam sind robuste und reinigungsfreundliche Möbel, Lampen, Fußbodenbeläge. Wenige denken an den kostentreibenden oder -reduzierenden Effekt des Praxisgrundrisses: Die wichtigsten Räume (Behandlung, Röntgen, Rezeption, Labor) sollten eng beieinander liegen. Ein ergonomischer Grundriss mit „kurzen Wegen“ spart insbesondere Personalkosten, wofür mancherlei Beispiele angeführt werden können.

Personal

Tüchtige Mitarbeiterinnen sind das wertvollste Kapital einer Praxis – also nicht am falschen Ende sparen! Motivation ist wirksamer und billiger, wenn sie nicht über finanzielle Anreize, sondern auf „ideelle“ Weise erfolgt. Hierzu gibt es reichhaltige Literatur. Innerbetriebliche Weiterbildung sollte nie aus dem Auge verloren werden; die investierte Zeit rentiert sich. Ärgerlich, wenn vom Weihnachtsgeld der größte Teil an Finanzamt und Sozialkassen fließt. Hier und bei sonstigen Prämien bieten sich z.B. die steuer- und sozialversicherungsfreien Benzingutscheine an, wobei die vorgeschriebenen Formalien zu beachten sind. Fragen Sie Ihren Steuerberater, auch zu den viel zu wenig genutzten Fahrtkostenzuschüssen, die mit niedrigem Satz pauschal versteuert werden und sozialversicherungsfrei sind. Zusätzlich sollte man soweit irgend möglich Auszubildende einsetzen, die über Checklisten und schriftliche Arbeitsanweisungen zügig eingearbeitet werden können.

In „Kostenreduktion in der Zahnarztpraxis – Teil 2“ erfahren Sie mehr über weiteres Einsparpotenzial bei Laborkosten, Großinvestitionen, den sogenannten „Peanuts“, sowie im Bereich der Zinsen und Tilgung.