Arbeitet Ihre Praxis wirklich datenschutzkonform?
Hier erfahren Sie, welche Dokumente Sie wann und wie lange aufbewahren müssen. Die Schnellübersicht der Steuer- und Rechtsanwaltskanzlei Martin macht Schluss mit Unklarheiten zum Thema Aufbewahrungsfristen.
Allgemeine Aufbewahrungspflichten für Unternehmer
Buchhaltungsunterlagen, die älter als 10 bzw. 6 Jahre sind, können grundsätzlich vernichtet werden, wenn die Festsetzungsverjährung (§§ 169 ff. Abgabenordnung) eingetreten ist. Ist das der Fall, können die nachstehend aufgeführten Buchhaltungsunterlagen nach dem 31.12.2010 vernichtet werden:
Aufbewahrungsfrist 10 Jahre
- Bücher, in denen die letzte Eintragung 2000 oder früher erfolgte
- Aufzeichnungen, die 2000 oder früher vorgenommen wurden
- Inventare, die spätestens am 31. Dezember 2000 aufgestellt worden sind
- Jahresabschlüsse, die 2000 oder früher aufgestellt wurden (i. d. R. die Jahresabschlüsse zum 31. Dezember 1999)
- Buchungsbelege (Ein- bzw. Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) aus dem Jahr 2000 oder früher
- Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV aus 2000 oder früher.
Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus 2004 oder früher, z.B. Lohnkonten aus 2004 oder früher und empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2004 oder früher empfangen bzw. abgesandt worden sind, können ebenfalls vernichtet werden.
Ausnahme
Die oben genannte Festsetzungsverjährung tritt jedoch erst später ein, wenn z. B. mit einer Außenprüfung begonnen wurde, Steuerstrafverfahren anhängig oder Rechtsbehelfsverfahren noch nicht abgeschlossen sind. In diesen Fällen dürfen die Unterlagen noch nicht vernichtet werden.
Sonstige Aufbewahrungspflichten
2 Jahre für Privatpersonen für private Grundstücke
Privatpersonen sind verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen aus Lieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem privaten Grundstück zwei Jahre lang aufzubewahren (§ 14 b Abs. 1 Satz 5 Umsatzsteuergesetz). Es handelt sich also um Rechnungen für Bauleistungen, planerische Leistungen, Renovierungsarbeiten, Bepflanzungen und ähnliches mehr. Mit Ablauf des 31.12.2010 können daher Rechnungen aus dem Jahr 2008 und früher vernichtet werden.
Neu ab 2010: 6 Jahre für Spitzenverdiener
In diesem Zusammenhang sei nochmals auf die durch das Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz neu geschaffene Aufbewahrungspflicht für Spitzenverdiener ab 2010 (§ 147 a Abgabenordnung) erinnert. Danach haben Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Überschusseinkünfte mehr als € 500.000 im Kalenderjahr beträgt, die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufzubewahren. Zusammenveranlagte Ehegatten werden hierbei getrennt betrachtet.
Tipp
Vor der Vernichtung sollten Sie stets prüfen, ob Sie die Unterlagen - vor allem Verträge - nicht in eigenem Interesse über die offiziellen Fristen hinaus aufbewahren möchten.
Korrespondenzadresse:
Felix Martin
Rechtsanwalt + Steuerberater
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