Recht


Optimale Gestaltung von Arbeitsverträgen für Zahnmedizinische Fachangestellte

Quelle: © Stephanie Hofschlaeger/pixelio.de
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Das Arbeitsrecht bietet im Gegensatz zu vielen anderen Rechtsgebieten einen sehr großen Gestaltungsspielraum. Durch eine optimale Gestaltung von Arbeitsverträgen können Personalkosten von bis zu 20 % eingespart

werden. Jeder Zahnarzt sollte sich in seiner Funktion als Arbeitgeber daher bei der Formulierung seiner Arbeitsverträge für Zahnmedizinische Fachangestellte diesen Gestaltungsspielraum zunutze machen, so die Empfehlungen des Fachanwaltes im Folgenden.

Bei vielen Zahnärzten ist noch immer der weit verbreitete Irrglaube anzutreffen, dass alle wichtigen Konditionen der Arbeitsverträge für zahnmedizinische Fachangestellte wie Vergütung, Kündigungsfristen und Urlaubstage etc. ohnehin in den jeweiligen Tarifverträgen für Zahnmedizinische Fachangestellte festgelegt und diese Tarifverträge für beide Vertragsparteien verbindlich sind. Dabei wird häufig verkannt, dass zwar in fast allen Bundesländern entsprechende Tarifverträge für Zahnmedizinische Fachangestellte existieren, diese jedoch nicht für allgemeinverbindlich erklärt wurden, sodass sie nicht automatisch auf die Arbeitsverhältnisse Anwendung finden.

Empfehlung: Keine Bezugnahme auf Tarifverträge

Diese Tarifverträge sind daher grundsätzlich nur dann für beide Vertragsparteien verbindlich, wenn in den Arbeitsverträgen ausdrücklich eine Bezugnahme auf diese Tarifverträge enthalten ist. Da diese Tarifverträge für Zahnmedizinische Fachangestellte jedoch eine Vielzahl von arbeitnehmerfreundlichen Vorschriften enthalten, die mit erheblichen Mehrkosten für Zahnärzte verbunden sind, sollte in den Arbeitsverträgen auf gar keinen Fall auf diese Tarifverträge Bezug genommen werden!

Nutzen Sie das Nachweisgesetz zu Ihrem Vorteil

Aufgrund des so genannten Nachweisgesetzes ist jeder Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und unterschrieben auszuhändigen, was im Ergebnis der Verpflichtung zu einem schriftlichen Arbeitsvertrag gleichzusetzen ist. Dieses auf den ersten Blick für den Arbeitgeber nachteilige Gesetz hat aber den entscheidenden Vorteil, dass der Arbeitgeber nunmehr die Möglichkeit hat, das Nachweisgesetz zum Anlass für eine schriftliche Fixierung der oftmals lediglich mündlich vereinbarten Arbeitsbedingungen zu nehmen und diesen Arbeitsvertrag so auszugestalten, dass seine Interessen optimal gewahrt sind.
Zu beachten ist zudem, dass eine Vielzahl der von Zahnärzten verwendeten Standardarbeitsverträge entweder unwirksame oder arbeitnehmerfreundliche Bestimmungen enthalten und daher nicht geeignet sind, die Interessen des Zahnarztes als Arbeitgeber optimal zu wahren.

Bauen Sie einen „Notausgang“ ein

Insbesondere dann, wenn Sie bei der Neueinstellung einer Zahnmedizinischen Fachangestellten nicht sicher sind, ob sie die Richtige für die zu besetzende Stelle ist, sollten Sie ihr den Abschluss eines befristeten Arbeitsverhältnisses vorschlagen.
Insoweit sollte mit der Zahnmedizinischen Fachangestellten von Anfang an ein befristetes Arbeitsverhältnis, zum Beispiel auf ein Jahr, abgeschlossen werden und innerhalb dieser einjährigen ;Befristung eine Probezeit mit einer kürzeren Kündigungsfrist sowie einer ordentlichen Kündigungsmöglichkeit nach Ablauf der Probezeit vereinbart werden.
Nach dem sogenannten Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) ist ein solches befristetes Arbeitsverhältnis bei einer Neueinstellung ohne Angabe irgendeines Grundes bis zur Dauer von zwei Jahren zulässig, wobei innerhalb dieses zweijährigen Befristungszeitraums die Befristung insgesamt dreimal verlängert werden kann.
Ein befristetes Arbeitsverhältnis hat den entscheidenden Vorteil, dass das Arbeitsverhältnis – ohne dass es des Ausspruchs einer Kündigung bedarf – automatisch mit Ablauf der Befristung endet. Der Arbeitgeber kann dann allein entscheiden, ob er das Arbeitsverhältnis fortsetzen will oder nicht!

Hohes Einsparpotenzial bei Sonderzahlungen

Gerade im Bereich der Sonderzahlungen (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, 13. Monatsgehalt etc.) wird durch fehlende oder unzureichende vertragliche Gestaltung der Arbeitsverträge sehr viel Geld verschenkt, was an folgendem Beispiel veranschaulicht werden soll: Die Zahnmedizinische Fachangestellte A ist seit vier Jahren bei dem Zahnarzt Z ohne schriftlichen Arbeitsvertrag beschäftigt und hat bereits dreimal hintereinander zusammen mit dem Novembergehalt ein volles Bruttomonatsgehalt als Weihnachtsgeld erhalten. Zum 30.11.2010 kündigt A das Arbeitsverhältnis, um zu einem anderen ortsansässigen Zahnarzt zu wechseln. Obwohl die A das Arbeitsverhältnis gekündigt hat und sogar zu einem Konkurrenten wechselt, muss Z ihr „zähneknirschend“ zusammen mit dem Novembergehalt ein volles Bruttomonatsgehalt als Weihnachtsgeld für das Jahr 2010 ausbezahlen, da nach der Rechtsprechung einem Arbeitnehmer, der dreimal hintereinander vorbehaltslos das Weihnachtsgeld in gleicher Höhe erhalten hat, aufgrund betrieblicher Übung auch für die Folgejahre ein Rechtsanspruch auf das Weihnachtsgeld zusteht.
Z hätte die Zahlung des Weihnachtsgeldes problemlos durch den Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrages mit der A, bei dem das Weihnachtsgeld mit einem wirksamen Freiwilligkeitsvorbehalt ausgestaltet worden wäre, verhindern können, was nach der Rechtsprechung zur Folge hat, dass für den Arbeitnehmer kein Anspruch aus betrieblicher Übung entstehen kann. Dieser Freiwilligkeitsvorbehalt bezüglich des Weihnachtsgeldeskönnte zudem durch eine sogenannte Rückzahlungsklausel noch optimiert werden, wonach die Arbeitnehmerin dann, wenn sie bis zum 31.3. des Folgejahres die Praxis verlässt, das Weihnachtsgeld in vollem Umfang zurückzahlen müsste.
Zu beachten ist zudem, dass nach Inkrafttreten der Schuldrechtsreform zum 1.1.2002 die AGB-Kontrolle auch auf Arbeitsverträge ausgedehnt wurde. Dies hat zur Folge, dass eine Vielzahl von vor der Schuldrechtsreform zulässigen Freiwilligkeitsvorbehalten nach der Schuldrechtsreform unwirksam ist.
Dies gilt insbesondere bei der früher üblichen Formulierung, wonach es sich bei dem Weihnachtsgeld um eine „freiwillige“ und „jederzeit widerrufliche“ Leistung des Arbeitgebers handelt. Nach der neuesten Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes ist diese Klausel unwirksam, da eine Sonderzahlung nur entweder freiwillig oder widerruflich ausgestaltet werden kann, nicht jedoch beides gleichzeitig.
Alle älteren Arbeitsverträge müssen daher dringend auf den Prüfstand!

Urlaubsansprüche optimieren

Nach der Rechtsprechung steht einem Arbeitnehmer, der in der zweiten Jahreshälfte, also ab dem 1.7. eines Jahres, aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet, nicht der anteilige, sondern der volle Urlaubsanspruch zu. Zwar muss sich der Arbeitnehmer diesen quasi zuviel erhaltenen Urlaub bei seinem neuen Arbeitgeber anrechnen lassen, indem der alte Arbeitgeber eine sogenannte Urlaubsbescheinigung ausstellt. Nachdem jedoch häufig bei einer Neueinstellung vergessen wird, sich diese Urlaubsbescheinigung der Arbeitnehmerin vorlegen zu lassen, führt dies in der Praxis häufig dazu, dass ein Arbeitnehmer die Urlaubsansprüche von dem neuen und dem alten Arbeitgeber doppelt erhält.
Um dies zu vermeiden, sollte in den Arbeitsvertrag eine Regelung bezüglich der Urlaubstage dergestalt aufgenommen werden, dass die Arbeitnehmerin im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses in der zweiten Jahreshälfte auf den gesetzlichen Mindesturlaub (20 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche) gesetzt wird.Dies hat zur Folge, dass der Arbeitnehmerin im Falle des Ausscheidens in der zweiten Jahreshälfte statt der zum Beispiel vertraglich vereinbarten 30 Urlaubstage nur 20 Urlaubstage (gesetzlicher Mindesturlaub) zustehen.
Zudem sollte sich jeder Arbeitgeber bei der Einstellung einer neuen Arbeitnehmerin die von dem früheren Arbeitgeber ausgestellte Urlaubsbescheinigung vorlegen lassen, um dadurch zu verhindern, dass die Arbeitnehmerin im Ergebnis Urlaubstage doppelt erhält.
Zu beachten ist zudem, dass nach der neuesten Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes die Urlaubsansprüche von arbeitsunfähigen Arbeitnehmern nicht, wie dies früher der Fall war, am 31.3. des Folgejahres verfallen, sondern faktisch unbegrenzt übertragbar sind. Diese neue Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes gilt jedoch unmittelbar nur für den gesetzlichen Mindesturlaub und den Zusatzurlaub von schwerbehinderten Arbeitnehmern. Zu beachten ist jedoch, dass dann, wenn der Arbeitsvertrag keine Differenzierung zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub und dem vertraglichen Zusatzurlaub erkennen lässt, diese neue Rechtsprechung für die gesamten Urlaubsansprüche gilt. Aus diesem Grunde sollte dringend darauf geachtet werden, dass bei der Regelung der Urlaubstage im Arbeitsvertrag zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub und dem vertraglichen Zusatzurlaub differenziert wird.

Ausschlussfristen nicht vergessen

Lohn- und Gehaltsansprüche unterliegen einer dreijährigen Verjährungsfrist, sodass eine ausgeschiedene Zahnmedizinische Fachangestellte grundsätzlich noch innerhalb von drei Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Ansprüche z.B. auf Überstundenvergütung oder nicht gezahlte Sonderzahlungen geltend machen kann. Um dies zu vermeiden, sollten dringend Ausschlussfristen in den Arbeitsvertrag mit eingearbeitet werden, in denen zum Beispiel geregelt werden kann, dass sämtliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis innerhalb eines gewissen Zeitraumes nach Fälligkeit schriftlich geltend gemacht werden müssen, andernfalls aber verfallen.
Diese sogenannte einstufige Ausschlussfrist kann zusätzlich durch eine zweistufige Ausschlussfrist, bei der auf der zweiten Stufe die gerichtliche Geltendmachung der Ansprüche vorgesehen ist, optimiert werden.

Kündigungsfristen optimieren

Nach den gesetzlichen Bestimmungen verlängert sich die Kündigungsfrist für den Arbeitgeber mit zunehmender Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers. Will der Arbeitgeber zum Beispiel einer Arbeitnehmerin mit einer Betriebszugehörigkeit von über 20 Jahren das Arbeitsverhältnis kündigen, muss er gem. § 622 Abs. 2 Ziff. 7 BGB eine Kündigungsfrist von sieben Monaten zum Monatsende einhalten. Demgegenüber kann die Arbeitnehmerin ohne entsprechende vertragliche Vereinbarung auch bei einer längeren Betriebszugehörigkeit von zum Beispiel über 20 Jahren mit der Grundkündigungsfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats das Arbeitsverhältnis kündigen.
Aus diesem Grunde sollte dringend eine Klausel in den Arbeitsvertrag mit aufgenommen werden, wonach auch die Zahnmedizinische Fachangestellte im Falle einer Arbeitnehmerkündigung solche Verlängerungen der gesetzlichen Kündigungsfrist einzuhalten hat.
Weiterhin ist zu beachten, dass die gesetzliche Grundkündigungsfrist innerhalb der ersten beiden Jahre mit vier Wochen zum Monatsende oder zum 15. eines Monats sehr kurz bemessen ist. Aus diesem Grunde besteht die große Gefahr, dass insbesondere gute Arbeitskräfte durch ein lukratives Angebot eines Konkurrenten abgeworben werden. Um dies zu verhindern, sollte bereits von Anfang an eine längere beidseitige Kündigungsfrist von zum Beispiel sechs Wochen zum Quartalsende oder drei Monate zum Monatsende vereinbart werden.

Fazit

Nachdem die Personalkosten in der Regel den größten Kostenblock in der Zahnarztpraxis ausmachen und durch die optimale Gestaltung der Arbeitsverträge 20 % dieser Personalkosten eingespart werden können, stellt die optimale Ausgestaltung schriftlicher Arbeitsverträge ein wichtiges Instrument zur Kostenreduzierung dar, auf das kein Zahnarzt verzichten sollte.
Ob ein Arbeitsvertrag die Interessen des Arbeitgebers optimal wahrt oder nicht und insbesondere die darin enthaltenen Klauseln noch wirksam sind, zeigt sich indes oft erst im Falle einer meist kostspieligen gerichtlichen Auseinandersetzung vor dem Arbeitsgericht. Dann ist es jedoch zu spät! Aus diesem Grunde empfiehlt es sich, bei jeder Neueinstellung einen schriftlichen Arbeitsvertrag abzuschließen und dabei stets den Rat eines arbeitsrechtlichen Experten einzuholen.

Korrespondenzadresse:
Hans-Jürgen Marx
Rechtsanwalt und Fachanwalt
für Arbeitsrecht
MARX Rechtsanwälte
Kanzlei für Arbeits- und Wirtschaftsrecht
Akademiestraße 38–40
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Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Hans-Jürgen Marx

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