Wie optimiere ich die Teamleistung durch Selbstmanagement?

Selbstmanagement sollte nichts mit „Ego-Tuning“ zu tun haben. Es sollte auch nicht missbraucht werden, um mehr Leistung, als im Anwender vorhanden ist, herauszukitzeln. Es geht darum, die natürlichen Grenzen zu erkennen und zu respektieren und in diesen Grenzen das Arbeits- und Privatleben zu optimieren. Die Grenzen können auch situativ erweitert werden, aber es sollte dafür ein Ausgleich geschaffen werden. Permanent über die Grenzen zu gehen, heißt Geist, Seele und Körper ausbeuten, und das führt schneller in das Burn-out als es uns lieb ist [5,12]. Überforderung der Führungskraft führt zu mangelhaften Führungsqualitäten und damit zu unzufriedenen Mitarbeitern. Im Durchschnitt sind nur 15% aller Mitarbeiter, über alle Betriebe gerechnet, mit „Herz, Hand und Verstand“ bei der Arbeit. 70% der Mitarbeiter leisten lediglich „Dienst nach Vorschrift“ und 15% der Mitarbeiter sind emotional ungebunden und haben „innerlich bereits gekündigt“. Immerhin halten sich 97% der Führungskräfte für eine gute Führungskraft, wohingegen 69% aller Arbeitnehmer mindestens 1-mal in ihrem Arbeitsleben einen schlechten Vorgesetzten hatten [3].

Zahnärztinnen und Zahnärzte in der Führungsrolle

Die meisten Zahnärztinnen und Zahnärzte behandeln gern, viel und gut, meiden aber die Führungsaufgaben. Die alltägliche Behandlung von Patienten fordert bereits den größten Teil der physischen und psychischen Leistungsfähigkeit. Einen weiteren Teil dieser Energie beanspruchen die administrativen Tätigkeiten, die nicht delegiert werden können. Dadurch ist für die Führungsaufgaben nur noch ein Bruchteil der Kraft vorhanden. Warum sind nun manche Menschen in der Lage, wie selbstverständlich andere Menschen zu führen und manche nicht, obwohl, gemessen an der Intelligenz, kein Unterschied vorhanden ist?

Handlungsblockaden

Wir hören es nicht gern, doch liegt es meist an uns selbst, wenn wir manche Patienten meiden wollen, keine wahrhaftige Empathie zeigen oder uns vor der Patientenangst fürchten – es steht uns auf die „Stirn geschrieben“. Ähnliches geschieht in der Patientenberatung. Haben wir ein negatives Selbstbild von uns und empfinden unsere eigene Leistung tief im Inneren als wertlos, dann wird auch die geschickteste Formulierung in der Beratung zu einem hochwertigen Zahnersatz bei vielen Patienten trotzdem zu dem Gedanken führen, „Das ist mir aber zu teuer“. Das negative Selbstbild kann abgebaut werden, indem wir lernen, uns mit uns selbst anzufreunden [12].

Die italienischen Mediziner und Neurophysiologen Giacomo Rizzolatti und Vittorio Gallese entdeckten 1995 bei Untersuchungen an Affen die sogenannten Spiegelneurone. Beobachtet ein Affe einen anderen beim Greifen einer Banane, werden beim Beobachter dieselben Gehirnareale aktiv, als hätte dieser die Aktion selbst durchgeführt. Spiegelneurone treten in Resonanz bei visuellen Reizen und bei Geräuschen, wenn diese mit einer Handlung verknüpft sind [11]. Es gilt mittlerweile als gesichert, dass es auch beim Menschen diese Resonanzphänomene gibt, die in der Psychologie als Übertragung oder Projektion bezeichnet werden. Dazu gehören das „ansteckende Gähnen“, das unbewusste Nachahmen von Verhaltensmustern usw.

Die innere Einstellung, die sich im Rahmen des Selbstmanagements klären und festigen lässt, ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. In der Regel empfindet jeder Mensch sein eigenes Verhalten als normal. Dadurch besteht nur selten das Bedürfnis, das eigene Verhalten zu hinterfragen. Meist führt die unsystematische Reflexion des eigenen Verhaltens zu dem Ergebnis, dass die anderen merkwürdig sind. Selbstmanagement dient dazu, die eigenen besonderen Fähigkeiten zu entdecken, verborgene Talente zu entwickeln, Blockaden im eigenen Verhalten zu finden, zu hinterfragen und zu eliminieren.

Selbstorganisation

Bei der Suche im Internet finden sich bei der Eingabe des Begriffs „Selbstmanagement“ Erläuterungen, die im Wesentlichen der Selbstorganisation zuzurechnen sind, geeignete und wichtige „Werkzeuge“, welche die Anwender davor bewahren, sich zu verzetteln, die helfen, Prioritäten zu setzen und dazu beitragen, die Arbeit zu organisieren. Ohne diese Selbstorganisation ist Selbstmanagement nicht möglich. Zu den wichtigsten Werkzeugen der Selbstorganisation zählen:

• Eliminierung von Leistungsfressern, z.B. Unterbrechungen der Arbeit, die zum Abfall der Leistungskurve beitragen [1]
• Eisenhower-Prinzip, „Nicht alles, was dringlich ist, ist auch wichtig!“
• Arbeitsprotokoll
• ALPEN-Methode
• Monatskiste [1], Hilfe für die „Sammler“ unter uns, einen übersichtlichen Arbeitsplatz zu erhalten

Die zuvor genannten 5 Methoden der Selbstorganisation sollen im Folgenden kurz erläutert werden.

Leistungsfresser sind die vielen Unterbrechungen der Arbeit, die zum Abfall der Leistungskurve beitragen. Hierzu zählt die Unfähigkeit, „nein“ zu sagen, der Glaube, man müsse immer erreichbar sein, die Neigung, unbeliebte Aufgaben vor sich her zu schieben („Aufschieberitis“), viele Aufgaben gleichzeitig erledigen zu wollen („Multitaskingfähigkeit“), der Glaube, für alle Aufgaben selbst verantwortlich zu sein („nicht delegieren können“), unpräzise Kommunikation usw. (Abb. 1).

Das Eisenhower-Prinzip, das auf den ehemaligen US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgeführt wird, basiert auf einer Vierfeldertafel und hilft, Prioritäten zu setzen. Es ordnet die anstehenden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die Leitsätze dazu heißen: „Nicht alles, was dringlich ist, ist auch wichtig!“ und „Die Wichtigkeit einer Aufgabe und ihre Dringlichkeit sind unabhängig voneinander!“ (Abb. 2).

Bischoff und Müller

Jost

Jost

Das Arbeitsprotokoll hilft in der Retrospektive, den Zeitaufwand der geleisteten Aufgaben realistisch einzuschätzen. In einer Tabelle, bei der die Aufgaben in Kürzeln (z.B. „B“ für Beratung; „Bp“ für Behandlung-Prothetik) festgelegt, die Zeilen in Stunden und die Spalten in 5-Minuten-Einheiten eingeteilt sind, wird der Zeitaufwand protokolliert (Abb. 3).

Der Name ALPEN-Methode leitet sich ab von dem Akronym von „Alles aufschreiben“, „Länge schätzen“, „Pufferzeiten einplanen“, „Entscheiden – Prioritäten“ und „Nachkontrolle“ ab. Gut ist es, wenn für das Schätzen der Länge bereits ein Arbeitsprotokoll vorliegt und für die Priorisierung der Aufgaben z.B. die Eisenhower-Methode angewendet wird [1].

Die Monatskiste ist eine Hilfe für Kolleginnen und Kollegen, die einen unübersichtlichen Arbeitsplatz haben und zu den Sammlern gehören. Alles, was sich in Stapeln auf dem Schreibtisch befindet, nicht täglich gebraucht wird und dessen Nutzlosigkeit nicht deutlich ist, kommt in die Monatskiste. Diese wird noch einen Monat aufbewahrt, sodass ein Zugriff auf die Dokumente weiterhin besteht. Was innerhalb eines Monats nicht gebraucht wurde, kommt in den Müll [1].

Rationale oder emotionale Entscheidungen?

Rund 20.000 Entscheidungen treffen wir täglich, die meisten davon binnen Sekunden. Im Beruf geraten wir immer wieder in Situationen, die blitzschnelle Reaktionen erfordern. Wer viel entscheiden muss und unter Zeitdruck steht, büßt dabei einen Großteil seiner geistigen und vor allem kreativen Kapazitäten ein. Im Moment der Entscheidung denken wir, dass wir richtig entschieden haben und stellen manchmal im Nachhinein fest, dass die Entscheidung nicht so ganz zielführend war. Wir neigen bei Entscheidungen zum Selbstbetrug, da wir glauben, alle unsere Entscheidungen auf Basis von wissenschaftlichen Untersuchungen, der Berufserfahrung oder unseren Aus- und Fortbildungen zu treffen. Der Neurophysiologe Benjamin Libet fand heraus, dass unser Gehirn vor unserer eigentlichen Entscheidung aktiv wird und fachte die Diskussion an, ob es einen freien Willen überhaupt gibt [8].

Wissenschaftler der Harvard Universität haben detailliert untersucht, wie schnell diese emotionalen bzw. rationalen Denkvorgänge auf einen Entscheidungsreiz folgen und was dabei passiert. Das Bemerkenswerte ist, die emotionale Reaktion geschieht fast doppelt so schnell wie die rationale. Meist siegt die Rechtfertigung unserer emotionalen Entscheidung, was auf dem tief in unserem Verstand verwurzelten Bedürfnis, rechthaben zu wollen, basiert. Selten bewirkt die Ratio ein Veto für unsere ursprüngliche Entscheidung. Da wir vieles mit unseren Vorerfahrungen, Glaubenssätzen und Werten begründen, kommt es bei allen Entscheidungen zu kognitiven Verzerrungen, die häufig diesem Selbstbetrug zugrunde liegen [2,4].

Schokolade als „Nervennahrung“ (Beispiel)

Stellen Sie sich als Zahnärztin/Zahnarzt einmal vor, Sie haben einem Kind zum x-ten Mal gezeigt, wie und wann es die Zahnbürste benutzen soll, während sie längst eine Füllung hätten legen müssen. Sie gehen völlig abgeschafft in den Aufenthaltsraum, um einen Schluck Kaffee zwischendurch zu trinken. Da liegt eine Schokolade und Sie zögern, davon ein Stück zu essen. Schließlich nehmen Sie ein Stück und kauen mit schlechtem Gewissen, aber im Hintergrund einer großen Befriedigung darauf herum. Die Entscheidung für die Schokolade war emotional und spontan vorhanden, spätestens nach 260 Millisekunden. Erst danach setzt das rationale Denken mit folgendem Ergebnis ein: „Heute Abend gehe ich 2 Stunden ins Fitness-Studio und werde die Kalorien dieser Schokolade auch verbrauchen. Ich darf also ein Stück essen!“ [7].

Was passiert beim Selbstmanagement im engeren Sinn?

Im Rahmen des Selbstmanagements verankern Sie Ziele im emotionalen Gedächtnis [1,4]. Dadurch treffen Sie die Entscheidungen emotional, schnell und spontan. Sie überlegen nicht mehr bei jeder Entscheidung: „Führt mich die Entscheidung zu meinem Ziel oder nicht?“, und selbstgesetzte Ziele werden auch erreicht. Selbstmanagement beginnt mit der Standortanalyse, also Analyse der augenblicklichen Situation, wird fortgesetzt über die Selbstorganisation (ohne Selbstorganisation kein Selbstmanagement!) und endet bei dem Selbstmanagement im engeren Sinne [2,4,6].

Methoden des Selbstmanagements

Zur Standortanalyse und zum Selbstmanagement im engeren Sinn eignen sich folgende Methoden:

• Analyse von Erfolgen und Misserfolgen [1]
• Analyse von Stärken und Schwächen [1]
• Bewertung der eigenen Kompetenzen [1]
• Analyse der Zeitorientierung [1,4]
• Analyse des bevorzugten Sinneskanals [1,4]
• Lebenskonzept und Handlungsfelder [9]
• Analyse der eigenen primären Werte [1,9]
• Analyse des Beziehungsgeflechts [1]
•  Der Intuition auf der Spur [1]
• Analyse des Selbstbildes [1]
• Mentoren [1,4]
• Zielstrategie [4]
• Ziel-Alignment [2,4]
• Time-Line [4,6]
• Formulieren von Vision, Mission und Credo [1]

Fazit

Um eine moderne Zahnmedizin rationell betreiben zu können, benötigen wir neben der technischen und materiellen Ausstattung ein reibungslos arbeitendes Team. Die Teamchefin oder der Teamchef koordinieren die Teamleistungen, damit die Teamleistung den Erwartungen entspricht. In der Sozialpsychologie ist bekannt, dass ohne Führung die Teamleistung hinter diesen Erwartungen zurückbleiben kann [10]. Führen beginnt bei uns selbst, wofür es notwendig ist, unsere Licht- und unsere Schattenseiten zu kennen. Das schrittweise Vorgehen, nach der Standortanalyse sich selbst zu organisieren und schließlich durch Selbstmanagement an der eigenen Persönlichkeit zu arbeiten, hat sich bewährt. Die Selbstorganisation lässt sich aus Büchern erlernen, die im Literaturverzeichnis angegeben sind und hilft in jedem Fall weiter. Bei der Standortanalyse und beim Selbstmanagement ist das Selbststudium weniger zielführend, da der Erfolg durch Selbstbetrug häufig ausbleibt. Hier helfen Kurse im Selbstmanagement oder die Betreuung durch einen Coach. Teamkurse sind ebenfalls empfehlenswert.  

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