Praxisführung


Optimales Forderungsinkasso: So kommen Sie zu Ihrem Geld

Quelle: © Thorben Wengert/pixelio.de
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Schlechtes oder ineffektives Forderungsmanagement führt in vielen Zahnarztpraxen zu dramatisch ansteigenden Außenständen. Der vorliegende Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie in Ihrer Praxis in kurzer Zeit ein effizientes Forderungsinkasso aufbauen können.

Verjährung der Honoraransprüche

Die Ansprüche eines Zahnarztes gegenüber dem Patienten auf Zahlung des Honorars verjähren innerhalb von 3 Jahren. Grundsätzlich wird die Verjährung nur durch die Einleitung gerichtlicher Schritte, wie z. B. den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides oder Klageerhebung, unterbrochen. Das bedeutet, dass alle Ansprüche gegenüber dem Patienten, die nicht innerhalb von 3 Jahren gerichtlich geltend gemacht wurden, verjähren und damit für den Zahnarzt unwiederbringlich verloren sind. Aus diesem Grund ist es zwingend erforderlich, möglichst schnell mit der effektiven Beitreibung der Forderung zu beginnen.

Optimierung der Rechnungen und Mahnschreiben

Dabei ist zunächst zu beachten, dass bei jeder Rechnung aufgeführt wird, bis wann sie zu begleichen ist. Sonst besteht die Gefahr, dass der Patient die Rechnung erst einmal zur Seite legt und diese dann in Vergessenheit gerät. Insoweit könnte z. B. der folgende Satz unten auf der Rechnung mit aufgenommen werden: „Es wird darum gebeten, diese Rechnung bis zum 31.6.2012 auszugleichen.“ Falls der Patient diese Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, sollte spätestens 2 Wochen nach Ablauf der Zahlungsfrist ein erstes Mahnschreiben an den Patienten versandt werden, in dem der Zahnarzt ihn an den Ausgleich der Rechnung erinnert und ihm gleichzeitig eine Frist zur Zahlung von 14 Tagen setzt. Auch dieses Mahnschreiben sollte einen festen Zahlungstermin (z. B. Zahlung bis zum 15.6.2012) enthalten, da sich der Patient erst nach Ablauf einer konkreten Frist im Verzug befindet und dann auch zur Zahlung von Verzugszinsen etc. verpflichtet ist. Nach ergebnislosem Fristablauf des ersten Mahnschreibens sollte spätestens eine Woche nach Ablauf ein zweites Mahnschreiben an den Patienten folgen, welches vom Ton her etwas bestimmter gefasst und in dem der Patient aufgefordert werden sollte, den Betrag innerhalb einer Frist von 10 Tagen auszugleichen. Falls der Patient auch auf dieses zweite Mahnschreiben nicht reagiert, sollte nach Fristablauf unverzüglich ein drittes Mahnschreiben versandt werden, in welchem der Patient unmissverständlich mit einer Frist von einer Woche letztmalig zur Zahlung des Honorars aufgefordert wird. Zugleich sollte der Hinweis auf die Einschaltung eines Rechtsanwalts nebst den daraus resultierenden Kosten, die von dem Patienten zu tragen sind, erfolgen. Um sicherzustellen, dass die Mahnschreiben jeweils kurzfristig nach Ablauf der zuvor gesetzten Frist abgesandt werden, empfiehlt es sich, einen Fristenkalender in der Zahnarztpraxis einzuführen. Dort sollten sämtliche Rechnungen zusammen mit den jeweiligen Zahlungsterminen und auch den Fristen der darauf folgenden Mahnschreiben, die die Zahnarztpraxis verlassen, aufgenommen werden.

Einschaltung eines Rechtsanwalts

Falls auch das dritte Mahnschreiben erfolglos bleibt, sollte die Angelegenheit unverzüglich einer Rechtsanwaltskanzlei übergeben werden, die sich auf Forderungsinkasso für Zahnärzte spezialisiert hat. Im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung muss der Honoraranspruch des Zahnarztes detailliert und umfassend begründet werden, wozu häufig Spezialkenntnisse erforderlich sind. Zudem sollte auch kein Inkassobüro eingeschaltet werden. Zum einen gibt es leider eine Vielzahl von unseriösen Inkassobüros, die teilweise mit sehr ungewöhnlichen und unseriösen Methoden versuchen, die Forderung beizutreiben (z. B. „Extreminkasso auf Russisch“). Entscheidend kommt hinzu, dass die Inkassobüros – anders als Rechtsanwälte – nicht nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz an die gesetzlichen Gebühren für die Forderungsbeitreibung gebunden sind, sondern die Gebühren in der Regel nach freiem Ermessen selbst festsetzen. Dies führt dazu, dass die Einschaltung eines Inkassobüros für den Zahnarzt in der Regel teurer ist als die Einschaltung eines Rechtsanwalts. Zudem können Inkassobüros selbst keinen Rechtsstreit vor dem Amtsgericht oder Landgericht führen, da sie hierzu keine Rechtsanwaltszulassung haben, sodass es auch diesbezüglich besser ist, von vornherein eine Rechtsanwaltskanzlei zu beauftragen.

Nach Übergabe der Angelegenheit an eine spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei sollte unverzüglich ein anwaltliches Forderungsschreiben an den Patienten aufgesetzt werden, in dem auch gleich die Kosten der Rechtsanwaltskanzlei und die sonstigen bisher aufgelaufenen Verzugskosten (Verzugszinsen etc.) dem Patienten gegenüber mit geltend gemacht werden.

Der Autor hat in der Praxis die Erfahrung gemacht, dass viele Patienten erst nach Einschaltung eines Rechtsanwalts bereit sind, die Forderung zu begleichen, da sie erst bei Erhalt eines Rechtsanwaltsschreibens den Ernst der Lage erkennen. Sie sind dann in der Regel bereit, zur Vermeidung weiterer Kosten den Gesamtbetrag sofort zu bezahlen.

Wenn ein Patient wider Erwarten auch auf dieses Rechtsanwaltsschreiben nicht reagiert, sollten seitens der Rechtsanwaltskanzlei unverzüglich gerichtliche Schritte gegenüber dem Patienten eingeleitet werden, um dadurch eine schnellstmögliche Titulierung des Honoraranspruches zu gewährleisten.

  • Tab. 1: Optimaler zeitlicher Ablauf der Forderungsbetreibung.

  • Tab. 1: Optimaler zeitlicher Ablauf der Forderungsbetreibung.
Nach Abschluss des gerichtlichen Verfahrens sollte aus dem vorliegenden Vollstreckungstitel (Urteil oder Vollstreckungsbescheid) möglichst bald die Zwangsvollstreckung gegenüber dem Patienten eingeleitet werden. Dies sollte ebenfalls eine spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei durchführen, da es auch hier eine Vielzahl von Tricks gibt, wie man im Rahmen der Zwangsvollstreckung am effektivsten zu seinem Geld kommt. Häufig wird der Fehler gemacht, dass einfach der Gerichtsvollzieher stereotyp mit der Zwangsvollstreckung beauftragt wird, was in der Regel die ineffektivste Art der Zwangsvollstreckung ist, die zudem am längsten dauert. Deutlich schneller und erfolgversprechender ist demgegenüber der Erlass eines sogenannten vorläufigen Zahlungsverbotes, mit dem z. B. das Girokonto des Patienten oder die Durchführung einer Gehaltspfändung bei dem Arbeitgeber des Patienten „blockiert“ werden kann. Den optimalen zeitlichen Ablauf der Forderungsbeitreibung veranschaulicht Tabelle 1.

Zur Einführung eines effektiven Forderungsinkassos in der Zahnarztpraxis sind zudem folgende Punkte erforderlich:

  • Einführung eines zentralen Fristenkalenders mit Wiedervorlagesystem.
  • Zeitnahe Überwachung sämtlicher Geldeingänge.
  • Strikte Einhaltung der zuvor in der Übersicht dargestellten 7 Schritte zur optimalen Forderungsbeitreibung.

Fazit

Außenstände sind bares Geld und damit Liquidität. Um kein Geld zu verschenken, sollte jeder Zahnarzt sein bisheriges Forderungsmanagement kritisch überprüfen und versuchen, die einzelnen Abläufe anhand des vorgenannten Leitfadens zu optimieren. 

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Hans-Jürgen Marx

Bilder soweit nicht anders deklariert: Hans-Jürgen Marx