Praxisführung

Wichtige betriebswirtschaftliche Aspekte für die erfolgreiche Gründung

Erfolgreich eine Zahnarztpraxis gründen

18.04.2016

Die wichtiges betriebswirtschaftliche Aspekte für die erfolgreiche Praxisgründung.
Die wichtiges betriebswirtschaftliche Aspekte für die erfolgreiche Praxisgründung.

Bei der Gründung oder Übernahme einer zahnärztlichen Praxis sind viele Themen zu beachten: Nachdem Sie in das Zahnarztregister eingetragen wurden und eine Zulassung erhalten haben, müssen geeignete Räume gefunden und qualifiziertes Personal angestellt werden, es muss eine moderne, effiziente Ausstattung angeschafft und in der Regel finanziert werden, es müssen Verträge mit vielen Parteien (Personal, Vermieter, Banken, Krankenkassen etc.) geschlossen und eine ordentliche Buchführung aufgesetzt werden, die zahnärztliche Tätigkeit muss steuerlich angemeldet werden etc. Damit die Praxis aber auch wirtschaftlich erfolgreich wird, sind noch weitere Aspekte und bestimmte Kennzahlen zu beachten. Diese Parameter möchte der Beitrag im Folgenden etwas näher beleuchten.

Allgemeine Marktsituation der Zahnarztbranche

Die erste Frage, die man sich bei der Gründung/Übernahme einer Zahnarztpraxis stellen muss, ist: Lohnt es sich überhaupt, eine Praxis zu gründen bzw. zu übernehmen? Ein Blick auf die Marktsituation zeigt, dass das Betreiben einer Zahnarztpraxis bei kaum steigenden Ausgaben der Krankenkassen für zahnärztliche Leistungen, weniger zu behandelnden Einwohnern und einer grundsätzlich verbesserten Zahngesundheit – wie in anderen Branchen ebenfalls – nicht mehr automatisch zum wirtschaftlichen Erfolg führen wird. Vielmehr muss sich der Zahnarzt auch als Unternehmer sehen, um in Zukunft wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Dafür muss er nicht nur seine Kosten und seine Kostenstruktur im Blick haben, sondern sich vor allem auch Gedanken machen, wie er die – für ihn wirtschaftlich nachteiligen – Entwicklungen umgehen kann. Hier sollte der Zahnarzt insbesondere darüber nachdenken, wie er die Einnahmen erhöhen kann. Dies setzt klar definierte Praxisziele, eine planvolle Organisationsentwicklung und ein gutes Team qualifizierter und leistungsbereiter Mitarbeiter voraus. Hinsichtlich der Praxisziele könnte z. B. erwogen werden,

  • den demografischen Trend aufzunehmen und sich auf eine im Laufe der kommenden Jahre stark wachsende Bedeutung der Alterszahnheilkunde zu konzentrieren oder
  • vermehrt Privatleistungen anzubieten (z. B. professionelle Zahnreinigung, Füllungen im Sinne des § 28 SGB V, funktionsanalytische und funktionstherapeutische Leistungen, private Endo-Leistungen, Implantologie mit Knochen- und Gewebeaufbau, private Prothetik-Leistungen, Bleaching, Lasertherapie, Hypnosetherapie o. ä.).

Businessplan

Bevor konkret die Gründung einer eigenen oder der Kauf einer bestehenden Praxis angegangen wird, sollten nicht nur die allgemeine Marktsituation bei den Zahnärzten betrachtet, sondern ebenso die eigenen Verhältnisse und die persönliche Situation genau durchdacht werden. Dies kann am besten durch einen sog. „Businessplan“ erfolgen (der im Regelfall auch von einem Kreditinstitut angefordert wird).

Mithilfe des Businessplans sollten die Existenzgründung nochmals detailliert abgewogen und die finanzielle Planung genau durchgerechnet werden. Zumeist werden dadurch Schwachpunkte der bisherigen Planungen, Entwicklungsmöglichkeiten, aber auch finanzielle Risiken aufgedeckt.

  • Zunächst sollte man sich darüber Gedanken machen, ob die bisherigen Vorstellungen und das Leistungsangebot der neuen Praxis „rund“ sind. Sollte man also beispielsweise nur auf Kassenleistungen bauen oder doch eher, zum individuellen Profil der Praxis passend, bestimmte Privatleistungen gleich von Anfang an mit anbieten und „bewerben“? Macht es vielleicht Sinn, sofort einen Extraraum für professionelle Zahnreinigung einzurichten und entsprechendes Personal anzustellen? Macht es Sinn, sich auf eine bestimmte Klientel zu spezialisieren (Kinderzahnarzt oder, wie oben erwähnt, als Spezialist für ältere Patienten, Spezialisierung auf Angstpatienten mit entsprechenden Behandlungsmethoden etc.)? Gibt es ein Alleinstellungsmerkmal der Praxis (besonders arbeitnehmerfreundliche Öffnungszeiten am Morgen und/oder am Abend, Öffnungszeiten am Wochenende, kurze Wartezeiten, persönliche Anrufe des Zahnarztes z. B. nach Operationen oder schwereren Eingriffen)?
  • Eng verknüpft mit der geplanten Praxisausrichtung ist die Personalplanung: Welches Personal mit welcher Qualifikation wird in der ersten Startphase wirklich benötigt und in welchen Bereichen besteht später unter Umständen mehr Bedarf? Ist in der näheren Umgebung ausreichend fachlich qualifiziertes Personal vorhanden oder ist der Markt klein und müssen vielleicht hohe Gehälter gezahlt werden, um die Mitarbeiter „anzulocken“?
  • Sehr wichtig – und oft vernachlässigt – ist die Markt- und Standortanalyse: Wie ist die Einwohnerstruktur in der Gegend der zu eröffnenden Praxis? Ist der Standort gut zu erreichen (zu Fuß, mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, mit dem Pkw), sind ausreichend Parkplätze vorhanden und ist die Praxis „sichtbar“ und nicht irgendwo im Hinterhaus „versteckt“?
  • Wie viel Startkapital wird für den Kauf bzw. die Neugründung einer Praxis benötigt (dazu unten) und wie soll das finanziert werden (Bankkredite, Eigenkapital, sollen Geräte geleast werden)? Wird ein Betriebsmittelkredit benötigt, um in den ersten Monaten die Miete, Gehälter, Darlehen und die allgemeinen Lebenshaltungskosten finanzieren zu können?
  • Wie hoch ist der eigene private Finanzbedarf – also was muss am Ende dabei rauskommen, damit der private Lebensunterhalt bestritten werden kann?

Kosten einer Zahnarztpraxis (Kauf)

  • Abb. 1: Grafik der durchschnittlichen Anschaffungskosten in Euro.

  • Abb. 1: Grafik der durchschnittlichen Anschaffungskosten in Euro.
Möchte ein Zahnarzt tätig werden, ist zunächst zu überlegen, ob er eine neue Praxis gründen oder eine bestehende Einzelpraxis übernehmen will. In der überwiegenden Zahl der Fälle entscheiden sich die Existenzgründer für die Übernahme einer Einzelpraxis. Das Investitionsvolumen ist bei dem Kauf einer bestehenden Praxis in der Regel geringer als bei der Neugründung (Abb. 1). Allerdings muss bei dem Kauf einer Praxis beachtet werden, dass meist weitere Investitionen notwendig sind, um neue Geräte, Einrichtungsgegenstände etc. zu erwerben. Zudem ist bei dem Kauf einer Praxis oft ungewiss, ob der miterworbene Patientenstamm tatsächlich existiert bzw. erhalten werden kann oder ob sich nicht ein Großteil der Patienten nach der Übergabe der Praxis einen neuen Zahnarzt suchen wird. Im Schnitt muss derzeit bei einer Praxisneugründung mit Investitionskosten von deutlich über 400.000 Euro und bei einem Praxiskauf (Übernahme) von über 300.000 Euro gerechnet werden.

Einnahmen- und Ausgabenstruktur, Kosten einer Zahnarztpraxis (Unterhalt)

Für die Planung der Existenzgründung, aber ebenso für den laufenden Geschäftsbetrieb ist es sehr wichtig zu wissen, mit welchen Einnahmen zu rechnen ist und welche Ausgaben anfallen (Abb. 2). Es zeigt sich schnell, dass bei den großen Kostenpositionen (Personal, Material und Miete) in der Regel wenig Einsparpotenzial besteht. Vor allem im Bereich der Personalkosten ist Vorsicht geboten, die Kosten zu sehr reduzieren zu wollen. Jede Zahnarztpraxis ist darauf angewiesen, über gut ausgebildete und motivierte Mitarbeiter zu verfügen, denn ein gutes Team schafft die Grundlage für den eigenen Erfolg. Wie bereits oben erwähnt, liegen die echten Chancen einer Gewinnoptimierung bei Zahnarztpraxen in aller Regel auf der Einnahmenseite und dort vor allem in der systematischen Ausschöpfung (ungenutzter) Honorarpotenziale.

  • Abb. 2: Eine beispielhafte Einnahmen-Überschuss-Rechnung einer Zahnarztpraxis (Beispiel aus dem KZBV-Jahrbuch 2015).
  • Abb. 3: Beispiel einer Liquiditätsplanung.
  • Abb. 2: Eine beispielhafte Einnahmen-Überschuss-Rechnung einer Zahnarztpraxis (Beispiel aus dem KZBV-Jahrbuch 2015).
  • Abb. 3: Beispiel einer Liquiditätsplanung.

Liquiditätsplanung

Der in dem Beispielsfall dargestellte Gewinn in Höhe von 148.900 Euro stellt leider nicht das dann frei verfügbare Einkommen des Zahnarztes dar. Hier muss berücksichtigt werden, dass von diesem Betrag Steuern sowie Vorsorgeaufwendungen, die Kredittilgung und sonstige fixe private Ausgaben abgezogen werden müssen. Dies ist in einer Liquiditätsplanung entsprechend zu berücksichtigen (Abb. 3). Diese Berechnung zeigt, dass trotz eines relativ beachtlichen Gewinns dem Zahnarzt am Ende des Jahres ein relativ geringer Betrag zur „freien Verfügung“ steht. Freie Verfügung bedeutet jedoch nicht, dass dieser Betrag vollständig für die private Lebensführung genutzt werden kann. Vielmehr sollte der Zahnarzt einen Teil dieses Geldes für zu erwartende Neuinvestitionen zurücklegen sowie einen „Liquiditätspuffer“ aufbauen, der für Reklamationen/ Rechtsstreitigkeiten gedacht ist und Zahlungsausfälle durch Patienten abfedern kann. Dies ist in den individuellen Planungen ebenfalls zu berücksichtigen und kann dazu führen, dass das „frei verfügbare“ Einkommen noch einmal deutlich sinkt oder sogar in den negativen Bereich gerät. In diesem Fall muss dann sichergestellt werden, dass Rücklagen bestehen, um diese negative Liquidität auszugleichen.

Stundensatz einer Zahnarztpraxis

Als Nächstes stellt sich die Frage, wie viel der Zahnarzt pro Stunde verdienen muss, damit er zum einen die laufenden Kosten der Praxis, zum anderen aber auch seine privaten Ausgaben decken kann. Laut KZBV-Jahrbuch 2015 arbeitet ein Praxisinhaber ca. 47 Stunden pro Woche, davon ca. 34 Stunden behandelnd. Die restlichen 13 Arbeitsstunden pro Woche werden für die Praxisverwaltung, Fortbildungen etc. benötigt. Die 34 Stunden Behandlungszeit pro Woche unterstellen eine 100%ige Auslastung in dieser Zeit. Nicht berücksichtigt sind dabei Patientenausfallzeiten, Ausfall von Personal und damit verbundene Störungen im Praxisablauf, Störungen oder Ausfall von Behandlungsgeräten etc. Werden diese miteinbezogen, muss der Zahnarzt unter Umständen noch deutlich mehr als die 34 Stunden pro Woche für Behandlungszeiten einplanen. Bezogen auf ein Jahr (nach Abzug von Urlaub, Krankheit, Fortbildungszeiten, gesetzlichen Feiertagen und Wochenenden etc.) beträgt damit die effektive Behandlungszeit eines Zahnarztes im Durchschnitt ca. 1.430 Stunden pro Jahr (34 Stunden pro Woche mal 42 Wochen). Möchte der Zahnarzt innerhalb dieser 1.430 Stunden zumindest seine Kosten (im Beispiel oben: 297.900 Euro) erwirtschaften, muss er pro Stunde über 208 Euro einnehmen. Da der Zahnarzt aber nicht nur seine Kosten begleichen, sondern auch noch seinen Lebensunterhalt und dergleichen bestreiten muss, hat er in dem oben genannten Beispiel zusätzliche 148.900 Euro pro Jahr zu verdienen. Das bedeutet, dass er pro Stunde noch weitere 104 Euro einnehmen muss. Folglich muss der Gesamtumsatz pro Behandlungsstunde bei mindestens ca. 312 Euro liegen. Es zeigt sich schnell, dass diese 312 Euro pro Stunde nicht allein durch Kassenleistungen erzielt werden können. Im Ergebnis kann ein Zahnarzt den benötigten Stundensatz somit nur mit sehr hohen Fallzahlen (nicht unbedingt wünschenswert), komplexeren Fällen und vor allem zusätzlichen Privatleistungen erwirtschaften.

Zusammenfassung: Planung und Kontrolle der betriebswirtschaftlichen Erfolgsfaktoren

Zusammenfassend bleibt festzustellen, dass trotz der veränderten Marktsituation eine Praxisübernahme oder -neugründung bei durchdachter Planung und umsichtiger Praxisführung eine tolle Chance bietet, erfolgreich und mit Freude eine Praxis zu führen.

  • Erstellen Sie realistische Planungen für den Umsatz, die Kosten und den erwarteten Gewinn für bestimmte Zeitabschnitte (pro Monat/pro Jahr).
  • Kontrollieren Sie Ihre Planungen regelmäßig – nur das gibt Ihnen die Chance, auf bestimmte Entwicklungen zeitnah reagieren zu können.
  • Führen Sie Ihre Kontrollen anhand eines Soll-Ist-Vergleichs Ihrer Zahlen durch.
  • Ermitteln Sie regelmäßig Ihren Kosten- und Leistungsstundensatz.
  • Ermitteln Sie Kosten und Gewinn pro Einzelleistung – nur so erfahren Sie, welche Leistungen wirtschaftlich rentabel sind und welche nicht.
  • Behalten Sie Ihre Liquidität im Auge – nicht, dass Sie auf dem Papier einen Gewinn erwirtschaften, aber auf dem Konto kein Geld mehr haben.
  • Planen und kontrollieren Sie, wofür Sie Ihren Gewinn verwenden.
  • Vergleichen Sie die Zahlen Ihrer Praxis anhand öffentlich zugänglicher Daten (z. B. der KZBV-Jahrbücher) mit denen anderer Praxen. Wie stehen Sie im Vergleich zu Dritten?

Hierbei stehen wir Ihnen für Rückfragen jederzeit gern zur Verfügung.

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Sinika Lampe

Bilder soweit nicht anders deklariert: Sinika Lampe


Nachhaltige Zahnmedizin – so geht's
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Die Verwirklichung der Nachhaltigkeitsziele der UN darf keine Utopie bleiben.
Auch die Zahnmedizin kann und muss ihren Beitrag dazu leisten.
Wie?! – Dies erfahren Sie auf der Karlsruher Konferenz am 18. März 2022 online.