Berufliche Zukunftsplanung: angestellt vs. selbständig

Die Praxisgründer: Dr. Thomas Schorn, Dr. Julia Wolff und Dr. Tim Wolff (v.l.).

Zurzeit geht der Trend in Richtung des angestellten Zahnarztes. Laut Statistik lassen sich aktuell weniger Zahnärzte nieder (2010 vs. 2018: – 8,5%), und der Anteil an Zahnärzten im Angestelltenverhältnis steigt (2010 vs. 2018: + 7,1%) [1]. Ein weiterer Faktor ist, dass es insgesamt immer mehr Zahnärzte in Deutschland gibt, sodass statistisch gesehen immer weniger Einwohner auf einen behandelnd tätigen Zahnarzt kommen [2] (Tab. 1). Anders ausgedrückt: Möchte ich eine Praxis führen, dann muss ich mich auch bemühen, dass meine Patienten so gut wie möglich behandelt und versorgt werden.

Tabelle 1: Entwicklung der Zahnärztedichte 1991–2019, Stand jeweils Jahresende aus KZBV. Jahrbuch 2020.

Das heißt, die Patienten müssen als Kunden gesehen werden, die gerne in die Praxis wiederkommen. Ich muss mich also von den Kollegen im Umkreis mit meinem Behandlungsschwerpunkt abgrenzen und mein eigenes Konzept in der Praxis umsetzen.

Neugründung oder Bestandspraxis?

Aufgrund unserer damals mehr als 8-jährigen Berufserfahrung und der Tatsache, dass wir schon in mehreren Praxen gearbeitet hatten, wussten wir recht schnell, was wir wollten. Wir wünschten eine Praxis, die wir zu dritt führen, dies aus privaten und familiären Gründen. Die Vorteile lagen hierfür auf der Hand: Die Arbeitsbereiche und Tätigkeiten können gut aufgeteilt sowie untereinander verteilt werden, und die Arbeitszeiten im Hinblick auf längere Öffnungszeiten, Urlaube und Schichtdienste in der Praxis erlauben eine flexiblere Gestaltung.

Während unserer Zeit als angestellte Zahnärzte haben wir in einer nagelneuen Praxis mit sehr gut ausgestattetem Equipment gearbeitet. Unsere Ansprüche für eine Selbstständigkeit waren also dementsprechend hoch und wir mussten überlegen, was uns wichtig erscheint.

Uns war bewusst, dass wenn wir diesen gewohnten Standard auch als Neugründer haben wollen, wir sehr wahrscheinlich mit hohen finanziellen Ausgaben rechnen müssen. Daher war uns wichtig, mit einem bestehenden Patientenstamm zu starten, und wir sahen die 1. Wahl in einer älteren Praxis mit dem Ziel, diese zu modernisieren und nach unseren Vorstellungen zu gestalten.

Neben der Möglichkeit, in diversen Fachzeitschriften die Annoncen nach zum Verkauf stehenden Praxen zu durchforsten, kann man sich auf der Suche nach einem passenden Objekt auch bei der Zahnärztekammer erkundigen oder bei großen Dentalhändlern sowie bei Gründungsexperten nachfragen. Aufgrund einer Empfehlung von einem Zahnarztkollegen wandten wir uns an einen Gründungsexperten bzw. Finanzberater. Der Vorteil liegt darin, dass Berater Praxen kennen, die zum Verkauf anstehen, obwohl diese noch nicht öffentlich auf dem Markt angeboten werden.

Wir empfehlen, mit dem Berater ein Festhonorar zu vereinbaren, z.B. für einen erfolgreichen Kaufabschluss einer Praxis bzw. von ihm angebotene Dienstleistungen. Die Beratung in unserem Fall umfasste jegliche Vorbereitung, Praxisbesichtigung, Begleitung zu Anwaltsterminen, Kaufabwicklung der Praxis, Finanzplanung der ersten Jahre mit konkreten Zahlen, Beratung zu Krediten und Begleitung zu Bankterminen, Erklärungen und unzählige Telefonate, die jegliche Themen der Selbstständigkeit betrafen. Sollte kein Festhonorar vereinbart werden, so sind die Kosten auch nicht korrekt abzuschätzen – dies ist wirklich eine Kostenfalle.

Woran erkenne ich die richtige Praxis?

Zuerst haben wir mit dem Berater unsere Wünsche und Ziele besprochen. Die Praxis sollte

in unser Lebenskonzept passen, was bedeutet, dass wir beide neben dem Beruf noch weiter unsere Familienzeit genießen können,
nicht allzu weit vom Wohnort entfernt liegen,
alt eingesessen sein mit einem guten Patientenstamm,
mindestens 4 Behandlungseinheiten haben mit der Option, diese zu erweitern,
moderne Behandlungen und digitales Röntgen bieten, am besten mit eigenem Praxislabor.

Innerhalb kurzer Zeit wurde uns eine Praxis in der Nähe vorgestellt. Alle gewünschten Aspekte waren vorhanden. Die Innenräume versprühten einen 90er-Jahre-Charme, doch konnte die Praxis modernisiert werden.

Der Inhaber gab an, noch etwas weiterarbeiten zu wollen und die Praxis erst in den nächsten 2 bis 3 Jahren abzugeben. Wir sahen das einerseits als Nachteil, sich noch eine geraume Zeit mit einem Chef arrangieren zu müssen, erkannten andererseits den Vorteil, die Praxisstrukturen und den Patientenstamm im Vorfeld kennenlernen zu können. Zusätzlich zu unserm Praxiswunsch sollten die „harten Fakten“ stimmen und mit dem Berater besprochen werden:

Wie hoch waren die Umsätze der Praxis (inkl. Praxislabor) in den letzten 3 Jahren?
Wie hoch war der Jahresgewinn vor Steuer?
Wie viele Patienten wurden bzw. werden pro Quartal in der Praxis behandelt?
Wie hoch ist der Privat- vs. Kassenanteil von Patienten und Umsatz? Und wie setzt sich der Umsatz genau zusammen (PZR, BEMA, GOZ)?

Schwer abzuschätzen, doch absolut notwendig, ist das Klären der folgenden Fragen: Wie alt ist das Inventar? Wie stark muss in naher Zukunft investiert werden? Mit welchen großen Kostenblöcken ist zu rechnen (z.B. die EDV-Anlage, Server, PCs mit Equipment, Scanner, Drucker, Telefonanlage, stabiles WLANNetz, neue LAN-Kabel etc.)?

Falls keine adäquate EDV vorhanden ist, sollte ein Kostenvoranschlag vom Elektriker und IT-Fachbetrieb erstellt werden. Ferner ist zu ermitteln, ob die bestehende Praxis über digitale Röntgengeräte (OPG und Einzelzahnröntgengerät) und eine Praxisverwaltungssoftware verfügt.

Wie alt sind die Geräte im Qualitätsmanagement (Sterilisation, Autoklav) und die Geräte im Praxislabor? Muss hier eventuell neu investiert werden?

Um das korrekte Potenzial einer Praxis zu erkennen, ist eine Standortanalyse notwendig. Hierfür müssen alle Zahnärzte, auch angestellte Zahnärzte, ermittelt und mit den Einwohnern des geplanten Standortes in Relation gesetzt werden. Hierbei helfen die KZV, die Bank und das Beratungsunternehmen.

Des Weiteren ist die Spezialisierung der Praxen in der Umgebung festzustellen, wie lange diese bereits existieren und welche in absehbarer Zeit zum Verkauf anstehen könnten. Es stellt sich zudem die Frage, ob eventuell ein neues Gewerbegebiet in Planung ist, um neue Praxen oder ein MVZ auszuschließen. Darüber sollte die Infrastruktur, die Bevölkerungsdichte und deren Kaufkraft ermittelt werden; je mehr Patienten auf einen Zahnarzt kommen, umso einfacher ist eine Übernahme als auch eine Neugründung.

Allgemeine Marktsituation – Kosten

Die häufigste Form der zahnärztlichen Existenzgründung war im Jahr 2019 die übernommene zahnmedizinische Einzelpraxis [3]; die Kosten beliefen sich hierbei auf durchschnittlich 410.000 Euro. Die Übernahme in eine Berufsausübungsgemeinschaft kostete ca. 341.000 Euro je Praxisinhaber.

Und die Einzelpraxisneugründung als teuerstes Modell belief sich auf 557.000 Euro; dagegen sind die Kosten einer Neugründung zur Berufsausübungspraxis mit 511.000 Euro etwas günstiger [3,4]. Eine sehr detaillierte Analyse der Kostenstrukturen bei Übernahme einer Praxis, Investition etc. kann auf der Homepage des Instituts der Deutschen Zahnärzte als PDF* heruntergeladen werden.

Bei einer Praxisneugründung darf nicht vergessen werden, dass noch kein Patientenstamm vorhanden ist. Mit einer guten Marktanalyse, einer Website und dem richtigen Marketing können aber Patienten in den ersten Wochen gewonnen werden. Dabei helfen gute Businesspartner und Berater. Investitionen sind bei jeder Art der Praxisgründung zu erbringen.

Den größten Part nehmen die technischen Geräte, die moderne Einrichtung und die EDV ein. In der Einzelpraxisneugründung belaufen sich Investitionen auf ca. 300.000 Euro; in einer Berufsausübungsgemeinschaft auf ca. 217.000 Euro je Praxisinhaber [3].

Bei der Übernahme einer vorhandenen Praxis muss kräftig investiert werden, da nicht alle Geräte den aktuell technischen Stand aufweisen. Die durchschnittlichen Investitionen können sich hier bei 98.000 Euro bewegen, bei einer Übernahme einer Berufsausübungsgemeinschaft je Praxisinhaber bei 88.000 Euro [3]. Da wir persönlich in der Praxis die EDV komplett erneuert haben, Webseite und das Corporate Design umgesetzt haben (inkl. Kosten des Texters für die Webseite und Fotograf), die Praxisräume komplett renoviert haben und viele kleine Dinge noch dazu kamen, die wir vorher gar nicht beachtet hatten, sind unsere Investitionskosten höher als der Durchschnitt ausgefallen.

Kostenvoranschläge einholen, vergleichen und Zeit nehmen

Es gibt zahlreiche Beratungsfirmen, die schon viele Websites kreiert haben und dementsprechend teuer sein können. Es lohnt daher, Firmen in Betracht zu ziehen, die sich nicht nur auf Zahnärzte spezialisiert haben. Wir selbst haben z.B. eine Website gesehen, die uns vom Design und der Programmierung gefallen hat, und haben daraufhin die Verantwortlichen ermittelt.

Mittlerweile ist dieses Unternehmen für unser Logo, Website, Briefpapier, Visitenkarten etc. – also das gesamte Corporate Design – verantwortlich. Gestartet haben wir jedoch nur mit einem Logo und der Website. Der Rest hat sich in den letzten 2 Jahren Schritt für Schritt entwickelt.

Businessplan

Der Businessplan ist wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche Praxisgründung oder -übernahme und ist keinesfalls nur zweckdienlich für den Erfolg bei der Kreditgewährung. Aus Erfahrung können wir sagen, dass es trotz umfangreicher Planung zum Zeitpunkt der Übernahme nahezu noch täglich zu Überraschungen kam, die wir vorab nicht in dem Maße bedacht haben. Sich für den Businessplan Zeit zu nehmen, spart also im Nachgang Zeit und Geld. Businesspläne gibt es in vielen Formen und Varianten.

Vorschläge für Gliederungen findet man in vielfacher Ausführung in der Fachliteratur und im Internet. Einige Eckpunkte sollten aber grundlegend beachtet werden. Der Businessplan sollte kurzgefasst sein und zu den unternehmerischen Plänen passen.

Zu Beginn steht die Zusammenfassung, hier sollte in einem Fließtext die Grundidee des Unternehmens dargestellt werden. Danach stellen sich die Gründer selbst vor unter Angabe von Qualifikationen, Zusatzausbildungen, Weiter- und Fortbildungen.

Auch sollte beschrieben werden, ob bestimmte Fachbereiche der Zahnmedizin unterschiedlich abgedeckt werden. Daraus folgt das Konzept mit der Frage, welche Bereiche und in welcher Form angeboten werden können und wollen und aufgrund des Standortes Sinn machen.

Die Standortbeschreibung und die Beurteilung der Konkurrenz sind wichtige Punkte des Businessplanes, um Patienten zu gewinnen. Gerade für Neugründer ist es zeitaufwendig, einen treuen Patientenstamm aufzubauen. Offizielle Einkommensstatistiken und demografische Entwicklungen des Gründerortes helfen, den Markt und den Wettbewerb zu beleuchten. Legen Sie fest, in welcher Rechtsform Sie gründen oder übernehmen wollen.

Hier kann ein Steuerberater helfen, da diese Entscheidung neben rechtlichen Aspekten auch betriebswirtschaftliche Einflüsse auf das spätere Arbeiten und Zusammenarbeiten hat. Zuletzt sind betriebswirtschaftliche Fragen in Bezug auf Marketing, Finanzplanung und Mitarbeiterstruktur zu klären, um eine Prognose abzugeben und Ziele für absehbare Zeit zu formulieren.

Nutzen Sie Ihren Businessplan vor allen Dingen, um Ihr Konzept klar zu strukturieren, und versuchen Sie, ein realistisches Bild ihres Risikos zu zeichnen. So gibt es weniger Überraschungen.

Factoring oder In-House-Abrechnung

Der Bedarf an Betriebskapital sollte explizit in der Anfangszeit sehr gut geplant sein. Denn es gilt zu unterscheiden zwischen Einnahmen aus privater Rechnungsstellung und Einnahmen über Abrechnung mit der KZV. Die KZV zahlt Abschlagszahlungen aus, doch eine erste volle Auszahlung der Leistungen erfolgt erst am Ende des 2. Quartals.

Nach 6 Monaten können wir sagen, dass wir froh sind, die Praxis mithilfe von Factoring aufgebaut zu haben. Beim Factoring überträgt man die Forderung der Praxis in Form einer gestellten Rechnung an ein externes Unternehmen, und zwar vor Fälligkeit.

Die Factoring-Unternehmen behalten sich dafür eine bestimmte Gebühr ein, die zum Teil individuell verhandelt wird. Grundsätzlich ist zu überlegen, inwieweit man Tätigkeiten abgeben möchte, da man vieles auch selbst erledigen kann.

Das betrifft nicht nur die Rechnungsstellung. Der Vorteil bei der Abgabe der Rechnungsstellung ist der geringere Aufwand der Buchhaltung und ein besser planbares Betriebskapital, da eine zeitnahe Auszahlung der Forderungen erfolgen kann. Es muss jeder für sich entscheiden, ob diese Vorteile für ihn als Unternehmer die Gebühr rechtfertigen.

Umbau der Praxis

Unsere gekaufte Praxis war mit vielen modernen zahnmedizinischen Geräten ausgestattet. Digitales Röntgen und ein Labor (CAD/CAM) waren vorhanden. Der Praxiseingang war jedoch im 90er-Jahre-Stil gebaut, deshalb entschieden wir uns, diesen zu renovieren und Umbaumaßnahmen durchzuführen (Abb. 1).

Abb. 1: Der noch nicht renovierte neue Eingang der Praxis. Hier sind noch eine alte unbenutzte Empfangstheke und ein Arztzimmer zu sehen. Das wurde in ein Wartezimmer umgebaut.

Der Eingang wurde verlegt und eine neue Empfangstheke eingebaut. Daraufhin folgte ein neues Wartezimmer mit großer Glasfront, in allen Zimmern neue Behandlungszeilen, neues Patienten-WC, überall Glastüren als offenes Konzept, neue Küche, neuer Sozialraum und die Installation von Fensterplissees.

Den kompletten Umbau haben wir bewusst nicht mit einem großen Dentalhändler geplant. Wir mussten uns mehrfach zusammenfinden, Ideen zeichnen, durchsprechen und neu planen, wenn manches komplett verworfen wurde.

Für die Planung und Ausführung der neuen Anmeldung haben wir eine lokale Firma gefunden, die sich auf Büromöbel und Einrichtung von Geschäftsräumen spezialisiert hat. Nach einem Planungsgespräch mit der Firma, mehreren Vorentwürfen, einem visualisierten Entwurf und nach Freigabe der technischen Zeichnungen stand der neuen Anmeldungstheke nichts mehr im Wege (Abb. 2 bis 5).

Abb. 2: Die neue Empfangstheke in der Vorentwurfsplanung.

Abb. 3: Der fertige Entwurf der neuen Empfangstheke.

Abb. 4: Die alte Empfangstheke im hinteren Teil der Praxis. Hier ist kein Tageslicht oder ein Fenster vorhanden.

Für die neuen Behandlungszeilen wollten wir es so einfach wie möglich machen. Wir benötigten insgesamt 5 gleich ausgestatte Zeilen. Alle Waschtische sollten einen recht hohen sensorgeführten Einhebelmischer haben, die Fronten und die Arbeitsplatte sollten weiß und schlicht erscheinen und die Schubladen mit Soft-Close ausgestattet sein.

Fündig wurden wir bei einem großen schwedischen Möbelhaus. Der Aufbau der Küchenzeilen/Behandlungszeilen allerdings ist eine extreme Herausforderung und konnte nur mithilfe eines gelernten Küchenbauers zu unserer Zufriedenheit fertiggestellt werden.

Das Wichtigste während der Umbauphase war, immer in mindestens 2 Behandlungszimmern arbeiten zu können. Somit konnten wir allen Schmerzpatienten gerecht werden und zusätzlich noch die Behandlung der Patienten aufrechterhalten.

Einzig die Prophylaxe-Zimmer wurden für 3 Wochen geschlossen. Nach insgesamt 6 Wochen war der Großteil des Umbaus abgeschlossen und wir konnten „normal“ weiterarbeiten (Abb. 6 bis 8).

Abb. 6: Der Blick vom Flur auf das neue Wartezimmer mit der großen Glasanlage und neuer Empfangstheke. Nicht komplett sichtbar sind die bodentiefen Fenster sowohl im Wartezimmer als auch am neuen Eingang.

Abb. 7: 2 der 5 neuen Behandlungszimmer mit neuem Fußbodenbelag und neuer schwedischer Behandlungszeile.

Abb. 8: 2 der 5 neuen Behandlungszimmer mit neuem Fußbodenbelag und neuer schwedischer Behandlungszeile.

Fazit

Nach den ersten 6 Monaten in der Selbstständigkeit sind wir alle froh, diesen Weg gegangen zu sein. Es gab viele Überraschungen, gerade in finanzieller Hinsicht, die wir vorab nicht bedacht hatten.

Der Verwaltungsaufwand ist enorm und sollte gerade in der Anfangszeit mit mindestens 10 bis 15 Stunden pro Woche zusätzlicher Arbeit berücksichtigt werden (Abrechnung, QM und Praxismanagement). Sobald man eine Praxisgemeinschaft hat, können viele wichtige Dinge aufgeteilt und somit effizienter bearbeitet werden.

Näheres zu den Autoren des Fachbeitrages: Dr. Thomas Schorn, Dr. Tim F. Wolff

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