Die eigene Praxis richtig planen und ausstatten

Modern ausgestattete Praxisräume fördern effektives und angenehmes Arbeiten, erhöhen die Arbeitsmotivation des Teams und bilden somit das Fundament für eine optimal funktionierende Praxis. Eine individuelle – „maßgeschneiderte“ – Gestaltung, aufbauend auf einem schlüssigen und für die Patienten ablesbaren Gesamtkonzept, versinnbildlicht zudem die persönliche Zuwendung an die Patienten und ist damit ein wesentlicher Faktor für deren nachhaltige Bindung. Dies wiederum stellt einen erheblichen Wirtschaftsfaktor dar.

Entscheidend ist hier allerdings, dass bei der Gestaltung nicht blind einer aktuell „angesagten“ Marketing-Idee nachgejagt wird, sondern dass das Konzept der persönlichen Intention des Zahnarztes und seines Teams entspricht. Ebenso muss es die Erwartungen der Patientenklientel erfüllen. Eine Praxis mit dem Schwerpunkt Kinderzahnheilkunde wird anders aussehen als eine Spezialpraxis für Implantologie. Im ländlichen Umfeld ist ein anderes Erscheinungsbild gefragt als im Geschäftszentrum einer Großstadt. In diesem Beitrag soll auf 2 wesentliche Themenschwerpunkte der Praxisplanung eingegangen werden.

Ist die Entscheidung für den Neuaufbau einer Praxis gefallen, sind die persönlichen Ambitionen des Zahnarztes und die zur Verfügung stehenden Mittel auszuloten sowie konkrete Ziele möglichst exakt zu formulieren. Diese 3 Parameter bestimmen bereits in der frühen Planungsphase die zu treffenden Entscheidungen. Der Zahnarzt wird hier zum Bauherren und muss Entscheidungen treffen! Dazu können professionelle „Lotsendienste“ in Anspruch genommen werden: Makler, Bank, Architekt und meist ein vertrautes Dentaldepot. Die interdisziplinäre Rückkopplung ist wichtig, um schon früh Fehlplanungen, unnötige Kompromisse, Zwänge und nicht zuletzt Budget- oder Terminüberschreitungen und den damit verbundenen Stress zu vermeiden.

Die frühen Planungsphasen

Bereits bei Standortwahl, Mietvertragsgestaltung und Genehmigungsplanung fallen wesentliche Entscheidungen hinsichtlich des finanziellen, baulichen und zeitlichen Projektumfanges, die Weichen werden gestellt. Sind die Intentionen des Zahnarztes, die geplante Praxisgröße, der Standort und alle wirtschaftlichen Randbedingungen ausgelotet, wird meist über einen Berater oder einen Makler eine geeignete Immobilie gesucht. In der Regel wird es sich um Mietobjekte handeln, mitunter auch in Neubauten, die gerade geplant oder erstellt werden.

Rechnet man die Dauer für Immobiliensuche, Mietvertragsverhandlungen und Finanzierungsplanung hinzu, sollten für den schlüsselfertigen Ausbau einer kompletten Praxis mindestens 6 bis 9 Monate, in manchen Fällen bis zu 12 Monate veranschlagt werden. Für die Suche nach der passenden Immobilie sollte der Zahnarzt sich unbedingt fachlichen Beistand nehmen. Sinnvollerweise ist der beratende und planende Architekt schon hierbei unterstützend tätig und prüft, in welchen Mietbereich der gewünschte Praxisgrundriss am besten passt. Ausschlaggebend ist, wie viel Fläche für eine gut funktionierende Praxis angemietet werden kann.

Ist die passende Immobilie am geeigneten Standort gefunden, beginnt die Mietvertragsverhandlung, die für den weiteren Projektfortgang in rechtlicher, baulicher, finanzieller und terminlicher Hinsicht von großer Bedeutung ist. Spätestens zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses sollten folgende Punkte verbindlich und detailliert definiert sein, die dem Zahnarzt zunächst marginal erscheinen mögen, aber von nachhaltiger wirtschaftlicher Bedeutung sind:

• Welche baulichen und haustechnischen Vorleistungen sind vom Vermieter zu erbringen? Welche Bauleistungen übernimmt der Vermieter, um welche Leistungen muss sich der Zahnarzt kümmern?
• Werden Rückbauvereinbarungen getroffen und falls ja, welche Kosten sind damit für den Zahnarzt bei einem späterem Auszug verbunden?
• Muss für den Praxisausbau z.B. wegen baulicher Maßnahmen an tragenden oder aussteifenden Bauteilen des Gebäudes ein Bauantrag gestellt werden? Ist hierfür dann der Zahnarzt oder der Vermieter zuständig und wer stellt diesen Antrag? Wer übernimmt notwendige Ämter-Gespräche? Wer übernimmt die anfallenden Gebühren und die Planer-Honorare dafür?
• Oft wird in Mietverträgen im Kleingedruckten dem Mieter – also dem Zahnarzt – die Verpflichtung übertragen, für den „Nutzungszweck“ des Mietobjektes selbst zu sorgen. Das bedeutet, dass der Zahnarzt als Bauherr dafür zuständig ist, die Genehmigungen mit all den damit verbundenen Pflichten einzuholen. Dies ist für den Zahnarzt wohl fast immer Neuland, mitunter sehr langwierig und ggf. mit hohen Kosten verbunden. Der Zahnarzt sollte deshalb stets darauf drängen, eine für seinen Nutzungszweck genehmigte Fläche anzumieten.

Diese Fragen sollten bei aller berechtigten Starteuphorie keinesfalls ausgespart werden. Versprechen des Vermieters, wie „Kein Problem – Detailfragen klären wir später“, führen allzu oft zu späteren Mehrkosten, zu fatalen Terminverzügen oder nervenaufreibenden Diskussionen in der Bauphase.

Resümee: Je früher eine möglichst detaillierte Praxisplanung in zeichnerischer Darstellung und mit detaillierter Baubeschreibung vorliegt, desto größer ist die Verhandlungssicherheit des Zahnarztes gegenüber dem Vermieter. Es fällt dann deutlich leichter, einvernehmlich anteilige Kostenübernahmen und Schnittstellen von Vermieter- und Mieterleistungen zu klären.

Ausbauphase und Ausstattung

Die Vielzahl der in der Realisationsphase zu treffenden Entscheidungen sollte stets sowohl aus der Sicht des Praxisteams als auch aus Patientensicht abgewogen werden. Der Praxisplaner definiert für die Zahnarztpraxis den funktional optimierten Grundriss und entwirft ein gestalterisches Leitbild mit z.B. folgenden Komponenten:

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  © RING Labor Dentalservice & Management
  Reduktion auf einige wenige, aber signifikante raumbildende Elemente und deren spezielle Formulierung in Material oder Farbe.
• Konzentration auf die wesentlichen Funktionsbereiche bei der Ausstattung mit kostenaufwendigem Spezialmobiliar und medizintechnischer Beleuchtung in Behandlungsräumen. Schaffung von Patientenbereichen mit hoher Aufenthaltsqualität.
• Gestaltung eines einladenden und aufgeräumten Rezeptionsbereiches und Berücksichtigung der Unterbringung aller notwendigen technischen Geräte.
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  © eichner bastian architekten
  Klare Wegeführung vom Rezeptionsbereich zu den Behandlungsräumen. Kurze Wege für das Personal im Behandlungsbereich. Räumliche Separierung von Arztbüro und Büros für Abrechnung und Administratives vom Patientenbereich.
• Schaffung eines hohen Wiedererkennungswerts durch prägnante Raumkonstellationen, spannende Material- und Farbkompositionen oder grafisch ausgefallene Raumbeschriftungen.
• Unterstützung von Raumfolgen durch eine individuelle Lichtplanung zur Schaffung spezieller Raumeindrücke.
• Aufwertung von Fluren durch signifikante Farb- und Lichtgestaltung sowie eine geometrisch klare Linienführung.
• Bewusster Umgang mit dem „Außenbezug“ der Praxisräume hinsichtlich der Nutzung des Tageslichtes, des Blend- und Sichtschutzes sowie der Außenwirkung in den Abend- und Nachtstunden.

Im Ergebnis entsteht ein ganzheitlich stimmiges Erscheinungsbild der Praxis im Sinne einer Corporate Identity, die der persönlichen Zuwendung des Praxisteams an den Patienten Ausdruck verleiht. Die innenarchitektonische Qualität und Intention einer Praxis erschließt sich optisch und haptisch durch Beleuchtung, Raumakustik und nicht zuletzt Gerüche. Der Patient wird diese Merkmale eher unbewusst wahrnehmen, obwohl sie entscheidend für sein Wohlbefinden sind. Eine große Rolle spielen die benutzten Ausbaumaterialien. Funktional sind dabei folgende Parameter zu berücksichtigen:

• Robustheit und hohe hygienische Eigenschaften der Materialien,
• lange Lebensdauer, gute Reinigungs- und Alterungsfähigkeit der Materialien,
• technische Randbedingungen wie z.B. die zur Verfügung stehenden Fußbodenaufbauhöhen.

Bodenbeläge

Sehr strapazierfähig, jedoch in modernen Praxen immer seltener zu finden, sind harte Beläge wie keramische Fliesen, Kunststeinoder Natursteinplatten. Diese Beläge sind den WC-Bereichen vorbehalten. Den hohen hygienischen Anforderungen an Fußböden insbesondere in den Behandlungsräumen werden homogene, weitgehend fugenlose Beläge wie Linoleum, PVC-Designböden, Gummi- oder Naturkautschukböden am besten gerecht.

Immer häufiger kommen dank fugenloser Verlegung und hoher Strapazierfähigkeit auch Bodenbeläge aus dem Gewerbebau zum Einsatz, die allerdings im Praxisbereich mit erhöhten handwerklichen Ansprüchen verlegt werden müssen: Estrich-Beschichtungen (Epoxydharze und Gießharze) sowie oberflächenveredelte Estriche und Gussasphaltböden.

Für Empfang und Erschließungszonen bietet sich aufgrund der wohnlichen und warm anmutenden Qualität ein Parkettboden an. Hier muss jedoch klar sein, dass Kratzer und ein erhöhter Pflegeaufwand nicht ausbleiben. Teppichboden wird aus hygienischen Gründen eher selten verlegt. Ein schöner Teppich im Wartebereich kann allerdings für die Raumakustik sehr dienlich sein.

Grundsätzlich ist vom Zahnarzt zu entscheiden, ob bei der Wahl der Materialien bewusst zwischen Behandlungsräumen und den übrigen Patientenbereichen unterschieden werden soll, oder ob eine durchgängige Homogenität „ohne symbolische Schwellen“ gewollt ist. Zu bedenken ist zudem, dass optische und haptische Eigenschaften von Wand- und Bodenbelägen vom Patienten zumeist durch vergleichende Materialwahrnehmung wahrgenommen werden: weich – hart, glatt – rau, fein – grob, matt – glänzend, laut – leise, billig – hochwertig. Hier bedarf es wieder einer konzeptionellen Entscheidung.

Möbelplanung

Der Empfangsbereich mit dem Rezeptionstresen ist die Visitenkarte einer jeden Praxis. Ganz bewusst sollte hier nicht vom „Anmeldetresen“ gesprochen werden, denn im funktionalen Zusammenspiel mit der Garderobe und dem Besucherbereich ist der Empfangstresen der kommunikative Dreh- und Angelpunkt der Praxis. Er ist erste Anlaufstelle der Patienten, muss dem Personal den bestmöglichen Überblick ermöglichen und ist zugleich ein moderner Computerarbeitsplatz. Seine optische Gestaltung und die Benutzbarkeit im täglichen Gebrauch gibt Zeugnis von der Praxisorganisation – im Guten wie im Schlechten: Er vermittelt nämlich den Patienten beiläufig den Eindruck einer perfekt organisierten, „aufgeräumten“ und gut strukturierten Praxis.

Auch die Auswahl der Ausstattungsmaterialien für die Behandlungszeilen und die Funktionsraummöblierung (Sterilisation, Praxislabor) ist ein wichtiger Punkt. Moderne Praxismöblierung bedient sich hier strapazierfähiger, möglichst kratzfester und ideal zu reinigender Materialien: Mineralwerkstoffplatten, hochfeste Möbelbeschichtungen und Glas. Weniger beanspruchte Flächen werden mit traditionellen Holz- oder Lackoberflächen ausgeführt, um einem allzu klinischen Charakter vorzubeugen. Edelstahlflächen sind hygienisch vorteilhaft, zerkratzen jedoch leicht und sind sehr pflegeaufwendig.

Ausschlaggebend für die gelungene Praxisgestaltung ist die Balance von Funktionalität, Hygienefähigkeit, Haltbarkeit und einem „Wohlfühldesign“. Eine Reduktion auf nur wenige, dafür aber gut kombinierte Materialien und Grundfarben hat sich hier bewährt. Gestalterische Akzente sollten nur an speziellen Stellen gesetzt werden, um der Praxis die individuelle Note und ein angenehmes Ambiente zu verleihen. Die moderne Zahnarztpraxis sollte von den Patienten nicht mehr als Ort des „notwendigen Übels“ wahrgenommen werden, sondern als Ort für Gesundheits- und Schönheitspflege. Insofern stellt der Wohlfühlaspekt die Kernaufgabe einer jeden Praxisgestaltung von der Standortfindung bis zur letzten Sockelleiste dar.

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Dipl.-Ing. Marc Eichner