HinSchG – Hinweisgeberschutzgesetz

Mit dem Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (kurz: Hinweisgeberschutzgesetz ‒ HinSchG) kommt der deutsche Gesetzgeber seiner Verpflichtung zur Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden) in deutsches Recht nach. Hinweisgeber („Whistleblower“) sind Personen, die Missstände aufdecken und diesbezügliche Informationen weitergeben. In Unternehmen kann es sich bspw. um Verstöße wie Betrug, Korruption, Menschenrechtsverletzungen, Missachtung von Schutzvorschriften, Datenmissbrauch und andere Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten handeln. Das Hinweisgeberschutzgesetz dient dem Schutz von Hinweisgebern vor Benachteiligung im Rahmen der Beschäftigung, wie etwa generelle Benachteiligung, Kündigung, Abmahnungen, Zuteilung eines anderen Aufgabenbereiches, Mobbing, negative Leistungsbeurteilung, Gehaltskürzungen, Entzug von Genehmigungen und Vergünstigungen, Übergehen bei Beförderungen und Gehaltserhöhungen, Rufschädigung etc. Es ist für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtend umzusetzen.

Gemäß § 1 Abs. 1 HinSchG regelt das Gesetz „den Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen)“. Mit diesem Gesetz soll erreicht werden, dass Beschäftigte sich eher trauen, einen Rechtsverstoß, der in ihrem Unternehmen stattfindet, zu melden, ohne persönliche negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Der Gesetzgeber bezweckt damit außerdem, dass Straftaten und Ordnungswidrigkeiten in Betrieben leichter aufgedeckt, untersucht und zukünftig unterbunden werden.

Im dentalen Umfeld ist – zusätzlich zu den bereits aufgeführten Punkten – besonderes Augenmerk auf die Dokumentationspflicht der MDR (EU 2017/745) und die Rechtsvorschriften innerhalb des BEL II 2014 zu legen. Denkbare meldepflichtige Vergehen sind zudem bspw. Verstöße gegen das Antikorruptionsgesetz, Abrechnungsbetrug, Verwendung abgelaufener oder unzulässiger Materialien, generell Verstöße gegen das Medizinproduktegesetz etc.

Ebenfalls beachtenswert sind die Einhaltung des Mindestlohngesetzes, die Verpflichtung zur korrekten Arbeitszeiterfassung und der Schutz personenbezogener (Patienten-)Daten. Zu erwähnen ist außerdem, dass nach § 5 Abs. 2 S. 4 HinSchG eine Meldung oder Offenlegung von Informationen, die die Verschwiegenheitspflicht von Ärzten, Zahnärzten, Apothekern und Angehörigen eines anderen Heilberufes betreffen, von dem Gesetz ausgenommen sind. Das Gesetz greift nur bei Meldungen von Verstößen aus dem beruflichen Umfeld der hinweisgebenden Person.

Meldestellen

Grundsätzlich haben hinweisgebende Personen ein Wahlrecht, ob sie den Verstoß an eine interne (im Betrieb eingerichtete) oder eine externe (behördliche) Meldestelle melden. Im Gesetz wird jedoch in § 7 Abs. 1 ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine interne Meldestelle zu bevorzugen ist, sofern das rechtswidrige Verhalten intern behoben werden kann und die hinweisgebende Person keine Nachteile zu befürchten hat. Sollte innerbetrieblich keine Abhilfe geschaffen werden, kann der Whistleblower als zweite Option immer noch die Meldung an eine externe Stelle wählen. Als zentrale externe Meldestelle ist das Bundesamt für Justiz zuständig.

Allerdings sollen Arbeitgeber laut § 7 Abs. 3 Anreize dafür schaffen, dass die Meldung intern erfolgt, und dabei den Zugang zum Meldeverfahren übersichtlich und einfach gestalten. Eine Behinderung der Meldung ist hingegen gem. § 7 Abs. 2 verboten. Aus der Einrichtung interner Meldestellen und der internen Beseitigung der Verstöße können die Betriebe auch einen Vorteil ziehen, indem sich unter Umständen Haftungsansprüche und Imageschäden vermeiden lassen. 

Die internen Meldestellen stellen somit eine Art „Frühwarnsystem“ dar, indem sie frühzeitig auf Missstände im Unternehmen aufmerksam machen und die Möglichkeit zur internen Klärung bieten, bevor die Vergehen in die Öffentlichkeit gelangen. Außerdem wird das Vertrauen innerhalb der Belegschaft gestärkt, wenn Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen merken, dass sie bedenkenlos auf Verfehlungen aufmerksam machen können und dass sich um Klärung und Behebung der Missstände bemüht wird.

Vertraulichkeitsgebot

Im Umgang mit Hinweisgebern ist unbedingt das Vertraulichkeitsgebot zu beachten. Dies betrifft sowohl die hinweisgebende Person als auch Personen, die Gegenstand der Meldung sind, sowie weitere in der Meldung genannte Personen (§ 8 Abs. 1). Die Identität dieser Personen darf nur den Personen bekannt werden, die für die Annahme der Meldung oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind.

Der Beauftragte des Meldesystems sollte zu diesem Zweck vor Aufnahme seiner Tätigkeit eine Vertraulichkeitsverpflichtungserklärung abgeben. Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen melden, sind gem. § 9 Abs. 1 HinSchG vom Vertraulichkeitsgebot ausgenommen.

Außerdem kann es aufgrund behördlicher Anforderung, z.B. im Zuge von Ermittlungsverfahren, dazu kommen, dass die Identität der hinweisgebenden Personen diesen Organen bekannt gegeben werden muss (vgl. § 9 Abs. 2 HinSchG). Dabei muss die hinweisgebende Person von der Meldestelle über die Weitergabe ihrer Identität informiert werden. Die Meldestellen sind nach § 10 HinSchG berechtigt, im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit erforderlich.

Dokumentation

Alle eingehenden Meldungen müssen von der Meldestelle „in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots“ dokumentiert werden (§ 11 Abs. 1). Eine Löschung der Dokumentation ist 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens vorzunehmen, es sei denn, die Daten werden aus rechtlichen Gründen länger benötigt (§ 11 Abs. 5).

Interne Meldestellen

Arbeitgeber mit einer Beschäftigtenzahl ab 50 Mitarbeitern sind verpflichtet, eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten und mit den entsprechenden Befugnissen zur Prüfung der Meldungen und Einleitung von Maßnahmen auszustatten (vgl. § 12 Hin-SchG). Diese internen Meldestellen betreuen die Meldekanäle, bearbeiten die Meldungen und leiten entsprechende Folgemaßnahmen ein (§ 13 Abs. 1). Darüber hinaus stellen sie den Hinweisgebern Informationen zu externen Meldestellen zur Verfügung (§ 13 Abs. 2).

Die interne Meldestelle kann entweder mit einem oder mehreren Beschäftigten des jeweiligen Betriebes oder mit einer externen Person besetzt sein (§ 14 Abs. 1). Es besteht sogar die Möglichkeit, dass mehrere Unternehmen mit einer Arbeitnehmerzahl zwischen 50 und 249 Beschäftigten eine gemeinsame Meldestelle einrichten (§ 14 Abs. 2), wobei die entsprechenden Folgemaßnahmen jeweils von dem betroffenen Betrieb selbst durchgeführt werden müssen. Darüber hinaus kann auch ein externer Dienstleister (z.B. eine Anwaltskanzlei) mit dem Betreiben der Meldestelle betraut werden.

Bei der personellen Besetzung der internen Meldestelle ist darauf zu achten, dass die entsprechenden Ansprechpartner unabhängig agieren und die Tätigkeit nicht zu einem Interessenkonflikt mit den eigentlichen Aufgaben und Pflichten führt (§ 15 Abs. 1). Außerdem ist sicherzustellen, dass die für die Meldungen verantwortliche Person über die notwendige Fachkompetenz zur Wahrnehmung dieser Aufgabe verfügt (§ 15 Abs. 2). Im Rahmen der Funktion als interne Meldestelle handelt die zuständige Person komplett eigenständig ohne Weisungen oder Einflussnahme von anderer Stelle.

Die zuständigen Personen müssen für diese Aufgabe geeignet und fachkundig sein und ggf. geschult werden. Leider geht aus dem Gesetzestext nicht hervor, welche Personen als geeignet angesehen werden können. Denkbar sind Personen, die in Unternehmen bereits andere sensible Aufgaben wahrnehmen, wie z.B. Datenschutzbeauftragte, Auditoren, Compliance-Verantwortliche oder Mitarbeiter mit juristischen Kenntnissen.

Die Meldestellen-Beauftragten sollten sich neben dem Hinweisgeberschutzgesetz auch mit Datenschutzvorschriften (EU-Datenschutzgrundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz) auskennen und in der Lage sein, die Hinweise zu beurteilen und entsprechende Folgeschritte einzuleiten. Da wesentliche Voraussetzungen für diese Aufgabe Neutralität und Unabhängigkeit sind, kommen Geschäftsführer/Unternehmensinhaber und Personalverantwortliche aufgrund von Interessenskonflikten nicht infrage.

Meldekanäle

Die internen Meldestellen sind verpflichtet, Meldekanäle zur Meldung von Verstößen einzurichten (§ 16 Abs. 1), die nur den für die interne Meldestelle zuständigen Personen zugänglich sind. Über diese Meldekanäle muss es möglich sein, sowohl Hinweise in Textform als auch mündliche Hinweise zu übermitteln, außerdem muss dem Hinweisgeber auf seinen Wunsch ein persönliches Treffen mit der zuständigen Person der Meldestelle ermöglicht werden (vgl. § 16 Abs. 3), das bei Zustimmung des Hinweisgebers auch in Form einer digitalen Konferenz stattfinden kann. § 16 Abs. 1 HinSchG besagt, dass die Meldekanäle nicht mit der Möglichkeit zu anonymen Meldungen ausgestattet sein müssen, aber eingehende anonyme Hinweise trotzdem bearbeitet werden sollten.

Für Meldungen in Textform bieten sich digitale Systeme an, wie bspw. eine geschützte Online-Meldeplattform / Whistleblower-Portal (im Internet oder betriebsintern im Intranet) bzw. ein elektronisches Hinweisgebersystem oder eine speziell für Meldungen eingerichtete E-Mail-Adresse, auf die nur für die Meldungen zuständige Personen Zugriff haben. Für mündliche Meldungen ist eine Hotline oder eine spezielle Rufnummer, ggf. mit Anrufbeantworter, denkbar.

Sander

Innerhalb von 3 Monaten nach der Eingangsbestätigung der Meldung muss die interne Meldestelle dem Hinweisgeber nach § 17 Abs. 2 HinSchG eine Rückmeldung geben und ihn über eingeleitete und geplante Maßnahmen unterrichten. Die Folgemaßnahmen, die die interne Meldestelle durchführt, können folgendermaßen aussehen:

1. Durchführung von internen Untersuchungen im Betrieb
2. Weiterleiten des Hinweisgebers an andere zuständige Stellen
3. Einstellung des Verfahrens aus Mangel an Beweisen
4. Abgeben des Verfahrens an eine andere Stelle im Betrieb oder an eine Behörde (vgl. § 18 HinSchG)

Schutzmaßnahmen

Ein Hinweisgeber, der einen Verstoß meldet, unterliegt einem besonderen Schutz, sofern seine Informationen der Wahrheit entsprechen und die gemeldeten Verstöße in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen (siehe § 33 HinSchG). Gleiches gilt für Personen, die den Hinweisgeber bei der Meldung vertraulich unterstützen (§ 34). Der Hinweisgeber darf für die Beschaffung der belastenden Informationen rechtlich nicht zur Verantwortung gezogen werden, es sei denn, die Beschaffung der Informationen stellt selbst eine Straftat dar (§ 35 Abs. 1).

§ 36 Abs. 1 HinSchG besagt: „Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.“ Das heißt, dem Hinweisgeber dürfen aufgrund seiner Meldung keinerlei Nachteile im Rahmen seiner Beschäftigung entstehen.

Sollte ein Beschäftigter, nachdem er eine Meldung gemacht hat, beruflich in irgendeiner Form benachteiligt werden, ist gem. § 36 Abs. 2 HinSchG zunächst davon auszugehen, dass diese Benachteiligung ursächlich mit der Meldung zusammenhängt. Wenn sich ein Hinweisgeber nach einer Meldung benachteiligt fühlt, greift das Prinzip der Beweislastumkehr.

Das heißt, der Arbeitgeber muss nachweisen, dass die Maßnahme gegen den Hinweisgeber, etwa eine Kündigung, nicht aufgrund der Meldung eingeleitet wurde, sondern aus anderen sachlichen, belegbaren Gründen gerechtfertigt ist. Aus diesem Grund ist empfehlenswert, Verstöße gegen arbeitsvertragliche Pflichten von Mitarbeitern immer sorgfältig zu dokumentieren.

Bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot hat der Hinweisgeber gem. § 37 Abs. 1 Hin-SchG einen Anspruch auf Schadenersatz. Im Falle von Falschmeldungen ist der Hinweisgeber seinerseits nach § 38 zum Schadenersatz verpflichtet.

Fristen

Betriebe mit 250 und mehr Beschäftigten mussten die Regelungen des HinSchG bis spätestens 2. Juli 2023 umgesetzt haben, d.h. sie mussten zu diesem Stichtag eine interne Meldestelle und sichere Meldekanäle eingerichtet haben. Die Bußgeldvorschriften dafür greifen allerdings erst ab dem 1. Dezember 2023. Was nicht bedeutet, dass man so lange warten darf, denn ein Rechtsverstoß liegt trotzdem vor, wenn man sich nicht an die Vorgaben des Gesetzes hält.

Unternehmen mit einer Beschäftigtenzahl zwischen 50 und 249 Arbeitnehmern müssen erst zum 17. Dezember 2023 eine interne Meldestelle eingerichtet haben. Generell empfiehlt sich, frühzeitig die entsprechenden Vorbereitungen dafür zügig einzuleiten, um zum Fälligkeitsdatum nicht in Zeitstress zu geraten.

Bußgeld

Bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz drohen empfindliche Bußgelder. Folgende Bußgelder können nach § 40 HinSchG u.a. erhoben werden:

• bis zu 50.000 € bei Behinderung von Meldungen und der damit zusammenhängenden Kommunikation
• bis zu 50.000 € bei Einleitung von Repressalien gegen Hinweisgeber
• bis zu 50.000 € bei Verstößen gegen das Vertraulichkeitsgebot
• bis zu 20.000 € bei Meldung von falschen Informationen
• bis zu 20.000 € bei Unterlassen der Einrichtung einer internen Meldestelle
• bis zu 10.000 € z.B. bei fahrlässigen Verstößen gegen das Vertraulichkeitsgebot

Fazit

Auch wenn für viele noch nicht richtig vorstellbar ist, wie die konkrete Anwendung der Vorgaben dieses Gesetzes in der Praxis aussehen kann, weil es bislang zu wenig Erfahrungswerte und Urteile dazu gibt, kommt man um eine Umsetzung nicht herum! Seien Sie vorbereitet für den Fall, dass Ihre Beschäftigten sich danach erkundigen, und stellen Sie sich darauf ein, dass es behördliche Prüfungen geben kann. Überlegen Sie sich genau, wie die Umsetzung am besten erfolgen kann, und schließen Sie nicht gleich einen Vertrag mit dem erstbesten Anbieter von Softwarelösungen ab.

Fragen Sie ggf. bei den dafür zuständigen Verbänden/Kammern nach, ob diese Hilfestellungen anbieten. Schließen Sie auch (falls für Sie möglich) die Option einer gemeinsamen Meldestelle mit anderen Betrieben nicht aus.

Weitere Angaben

Dieser Artikel wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt, kann aber aufgrund der Neuheit des Gesetzes und mangelnder Erfahrung in der Praxis und fehlender Rechtsprechung nur erste Einblicke liefern. Der Autor kann keine Haftung für Vollständigkeit und Richtigkeit übernehmen.

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