Strategisches Management digitaler Daten in der Zahnarztpraxis
Der vorliegende Beitrag soll weder als ein Räsonieren gegen die auch zahnärztlichen Leistungserbringern aufoktroyierten Telematikinfrastruktur-Zwänge, noch als ein Wortreden der vollumfänglichen, absolut alle Bereiche umfassenden Digitalisierung von Praxen verstanden werden. Er ist vielmehr dazu gedacht, Praxisinhaber und -inhaberinnen dazu aufzurufen, den gegenwärtigen oder anvisierten Einsatz digitaler Hardware und die damit verknüpfte Verwendung benötigter Software in ihren Praxen aufmerksam und dabei zielorientiert zu überdenken. Nicht zuletzt mit Blick auf den bundesweiten Skandal des Datendiebstahls prominenter Politiker und anderer Personen des öffentlichen Lebens, soll dieser Bericht den Anstoß geben zu einer selbstständig durch Sie persönlich vorgenommenen „Ist- und Soll-Analyse“ des sinnvollen und zweckorientierten Digitalisierungsgrades Ihrer Praxis.
Erfassen, Lenken, Leiten und Verarbeiten elektronischer Informationen
Diese Abschnittüberschrift liest sich nahezu wie die Beschreibung der Inhalte der seit 25. Mai 2018 in Kraft getretenen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Kein Wunder, denn der vertrauensvolle, sach- und fachgerechte Umgang mit – nicht nur – digitalen Daten ist für Zahnarztpraxen generell und grundsätzlich nichts Neues. Gerade die seit 1. Januar 1995 nur digital einlesbare Krankenversicherungskarte von GKV-Patienten, welche seit 1. Januar 2014 durch ihre Nachfolgerin, die „elektronische Gesundheitskarte“ ersetzt wurde, sowie die papierlose, der Abrechnung dienende Datenübermittlung von im Rahmen der diesbezüglich bestehenden vertragszahnärztlichen Versorgung erbrachten Leistungen in periodisch zu erfolgenden Abständen mit den jeweilig dafür zuständigen Kassenzahnärztlichen Vereinigungen, sind heutzutage standardisierter Routineprozesse des digitalen Datenmanagements.
Nicht alle Verfahren sind gleichwertig
Mit zum Beispiel speziell gewähltem Blick auf die letztgenannte Honorierung erfolgter vertragszahnärztlicher Behandlungen von gesetzlich Krankenversicherten fällt unter Beibehaltung der für diesen Bericht vorgenommenen Zielsetzung auf, dass nicht jedes „Praxisverwaltungssystem“, wie derartige sowohl für die generelle digitale Verarbeitung als auch für die kassenzahnärztliche (und private) Abrechnung erfasster Patientendaten konzeptionierte Computerprogramme bezeichnet werden, hinsichtlich Anschaffung, Nutzung und Unterhalt gleichermaßen praktisch oder preiswert ist.
Eine Umfrage der Autoren dieses Berichtes bei Zahnärzten ergab, dass einzelne Vertreiber solcher digitaler Praxisverwaltungssysteme die Grundversion der Verwaltungssoftware zwar sogar an Praxisneugründer oder -umrüster verschenken würden, dann aber die monatlichen Nutzungsgebühren und die Kosten für die unvermeidliche Wartung und Pflege der Software extrem teuer wären. Der Gipfel der Folgekosten sei es, wenn zusätzlich noch zwangsläufige Updates erworben werden müssten, um die Verwaltungssoftware am Laufen zu halten. Ein Vertreiber gäbe darüber hinaus noch den Praxen unumstößlich vor, die Hardware für das Verwaltungsprogramm ausschließlich bei ihm kaufen zu müssen, da anderenfalls keine Erweiterung von Arbeitsplätzen möglich sei. Eine Vorgabe, die insbesondere auch von manchen Dental-Depots gegenüber ihren zahnärztlichen Kunden vertreten wird, wenn es gilt, offenkundig nicht medizinproduktekonforme PC- sowie Software-Komponenten von Praxisgeräten kompatibel zu halten.
Im Nachhinein ist man immer schlauer
Oder sollte es sein, zumindest bei vergleichbaren Entscheidungen, wenn diese noch beinflussbar sind. Die aufmerksamen und regelmäßigen Leser werden wissen, dass eine ganz spezielle Fragestellung in die Runde immer eine substantielle Antwort bringt, die sich nutzbringend verwerten lässt. So sei nur an eine offene Diskussion Ende August 2018 erinnert, in welcher die Notwendigkeit eines Internetanschlusses für das vernetzte Computer-Mehrplatzsystem einer Zahnarztpraxis besprochen wurde. In kollektiver Erörterung der Thematik ergab sich eine sinnvoll umsetzbare sowie zweckmäßige Lösung für die ratsuchende Zahnärztin.
Strategisches Management heißt vorrausschauendes Management
Und dies vor allem bei digitalen Daten. Die Flut digitaler Daten, welche auf Leistungserbringer im Gesundheitswesen hereinbricht, ist auf den 1. Blick beinahe unüberschaubar. Unterscheidungen zwischen personenbezogenen Daten, Personaldaten, Gesundheitsdaten und vereinfachend beschrieben sonstigen Daten der Betriebs-, soll heißen, Praxis-Führung sind keine einfache Angelegenheit. Vor allem für Menschen, die sich in erster Linie der Diagnostik sowie Linderung und Heilung von Krankheiten verschrieben haben, nicht aber der administrativen Verarbeitung der in diesem Zusammenhang angesammelten Daten. Genau hier jedoch wird die vermeintliche Bürde der verpflichtenden DSGVO-Maßnahmen zu einer sinnhaften Hilfestellung: Das von Ihnen DSGVO-gemäß abverlangte Erstellen eines „Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten“ ist genau das, was Sie als 1. Schritt zur Erlangung der Kenntnis über den Grad der Digitalisierung Ihrer Praxis benötigen.
Denn die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten, wie etwa beispielsweise „Lohnabrechnung der Mitarbeiter“, „Verarbeitung von Patientendaten zur Behandlung“, „Verarbeitung von Patientendaten zur Abrechnung bei der Kassenzahnärztlichen Vereinigung“ oder „bei privatzahnärztlichen Verrechnungsstellen“, „Betrieb der Praxiswebseite“ und – möglicherweise bei einem sehr hohen Digitalisierungsgrad Ihrer Praxis – „externe Datenverwaltung und -speicherung in einer Cloud“ sind nichts anderes als einige der einzelnen Punkte, die Sie bei der eingangs genannten „Ist- und Soll-Analyse des sinnvollen und zweckorientierten Digitalisierungsgrades Ihrer Praxis“ betrachten sollten. Was bedeutet, die Liste aller, einem stimmigen Praxismanagement nach zu beachtender digitaler Daten, müsste schon bei Ihnen vorliegen, so Sie denn DSGVO-gemäß bereits fristgerecht gehandelt haben.
Wie viel Digitalisierung braucht die Praxis?
Oder anders gefragt: Wie viel Digitalisierung muss sein, respektive sollte sein? Und wie sieht es dabei mit dem Kosten-Nutzen-Verhältnis für die Praxis aus? Über mittlerweile obligatorisches, der Digitalisierung geschuldetes Praxisequipment, wie etwa für Praxisverwaltungssysteme und die bei manchen Vertreibern damit verbundenen teils sehr hohen Kosten, hatten wir schon gesprochen. Also wie ist bei Neuanschaffungen oder Umrüstungen von digital arbeitenden Geräten, Hilfsmitteln und Betriebssystemen am vorteilhaftesten praxisorientiert zu verfahren?
Aus Sicht der Autoren empfiehlt sich als 1. Schritt eine Checkliste mit entsprechend zielführenden Fragen. Dieses Vorgehen ist allen, die ein aktives Qualitätsmanagement in ihrer Praxis betreiben, sicherlich nicht ungewohnt. Anhand dieser Checkliste lassen sich beispielsweise bereits folgende Fragen beleuchten:
- Ist dieser Schritt der digitalen Ausrüstung bzw. praxisinternen Arbeit verbindlich vorgeschrieben oder nicht?
- Welchen Nutzen hat die Praxis von diesem weiteren Schritt in die Digitalisierung?
- Wie hoch ist der Aufwand und sind die Kosten für die Anschaffung und Installation?
- Wie hoch ist der Betriebsaufwand und sind die Zusatzkosten für Unterhalt sowie Erhalt der Funktionstüchtigkeit?
Bei einem derartigen Vorgehen ist es auch dem zahnärztlichen „Nicht-Fachmann“ möglich abzuschätzen, ob für das jeweilig anvisierte Digitalisierungsprojekt die Anschaffung bzw. Veränderung für die Praxis wirklich sinnvoll und zweckmäßig, also letztendlich nutzbringend und kostengünstig ist. Natürlich ist auch die Frage der Profitabilität sowie Rentabilität des geplanten Digitalisierungsvorhabens von Bedeutung. So lässt sich aus zahnmedizinischer Sicht hier beispielsweise aufzeigen, dass es je nach Praxisstruktur und Patientenaufkommen gut überlegt sein will, ob eine 3D-Röntgenanlage überhaupt ein notwendiges Praxisgerät darstellt. Es ist ebenso zu bedenken, wie lange dieses Gerät in Betrieb bleiben muss, und wie oft es im Laufe der „Geräte-Lebenszeit“ auch eingesetzt werden muss, um sich bezahlt zu machen.
Ein weiteres Beispiel in diesem Lichte ist die Einbeziehung digitaler Geräte zur CAD/CAM-Erstellung von zahntechnischen Werkstücken „chairside“ in der Zahnarztpraxis. Da solche computergesteuerten Fertigungsmaschinen nicht nur teuer in der Anschaffung sind, sondern auch eine gute Kenntnis sowie Einarbeitung in das Bedienen und Agieren am Patienten erfordern, will ein derartig großer Schritt in Richtung digitaler zahntechnischer Workflow für eine Zahnarztpraxis wohl überlegt sein.
Nicht ganz so kostenintensiv und auch nicht so dramatisch hinsichtlich der Frage, ob das angeschaffte Equipment sich tatsächlich amortisiert, ist es um Investitionen in digitale IT-Geräte oder -Verfahren bestellt. „IT“ steht hier für Informations-Technologie und ist nicht mit „TI“ zu verwechseln, das Kürzel für Telematik-Infrastruktur. IT-Geräte und -Verfahren werden in Praxen meist nicht zur Umsatzerzielung genutzt, erleichtern aber dennoch das Management digitaler Daten. Als Musterbeispiel sei hier das Nutzen einer sogenannten „Cloud“ genannt, mithilfe derer als digitales Outsourcen des Verarbeitens von Daten, die Kosten für die Hardware einer Praxis langfristig deutlich reduziert werden können.
Nichtstun wäre das Allerschlechteste
Jetzt in ungestümen Aktionismus zu verfallen, wäre selbstverständlich genauso wenig ratsam, wie gar nichts zu tun. Gegen die sich in Zukunft sicherlich weiter durchsetzende Digitalisierung der Arbeits-, Dienstleistungs- sowie Verwaltungsprozesse in einer Zahnarztpraxis wird niemand ankommen, sodass das Gebot der Stunde heißt: Jeder Praxisinhaber oder Praxisinhaberin möge für sich und die betreffende Praxisorganisationsform, (Einzelpraxis, Gemeinschaftspraxis, Praxisgemeinschaft, MVZ etc.) genau und anhand von erhobenen Fakten entscheiden, welcher Schritt weiter in Richtung allumfassende Digitalisierung tatsächlich zielführend vollzogen werden soll.
Einer der Titanen der alle unsere Lebensbereiche mehr und mehr beeinflussenden globalisierten Digitalisierung, Bill Gates, kommentierte schon vor Jahren das zunehmende Fortschreiten dieser Entwicklung mit den Worten: „Wir überschätzen stets den Wandel, der sich in den nächsten 2 Jahren ergeben wird und unterschätzen immer die Veränderungen, die sich in den nächsten 10 Jahren ereignen werden!“
Fazit
Die Entscheidung, welche konkreten Maßnahmen zur weiteren Digitalisierung einer zahnmedizinischen Dienstleistungseinrichtung umgesetzt werden, muss seitens der verantwortlichen Betreiber kommen. Ebenso die Festlegung, mit welchem technischen Aufwand und in welchem Umfang diese erfolgen sollen. Gleichermaßen und unabhängig davon, ob dieser Schritt aus gesetzlich-administrativen Gründen vollzogen werden muss, oder ob die Entscheidung aus freien Stücken aus den Reihen der Mitarbeiter und Geschäftsleitung kommt. Auf keinen Fall darf unüberlegt und nur von außen beeinflusst gehandelt werden. Sollte dieser Artikel dazu beitragen, hat er sein Ziel erreicht.
Zur näheren Selbstbeurteilung können von den Autoren 3 unterschiedliche Checklisten angefordert werden, die die Entscheidung verantwortlicher Inhaber/Inhaberinnen zahnmedizinischer Dienstleistungseinrichtungen erleichtern, ob weitere – selbstgewählte – Schritte hin zur verstärkten Digitalisierung ihrer zahnärztlichen Arbeitsbereiche durchgeführt werden sollen.
- Bonin S: EDV-Statistik – Zahnärzte setzen auf Platzhirsche. www.zm-online.de./archive/2017/01/praxis...
- DZW – Die Zahnarztwoche/Redaktion: Mehr Mut zur Digitalisierung. DZW 32 (38), 1 (2018). Firla MT: Erfolgreich und profitabel zahnprothetisch Behandeln: Abformung und Abdrucknahme – Klassisch oder digital? – Wohin geht die Reise. Vortrag, Henry Schein Dental Depot, Osnabrück 2009.
- Hörnschemeyer T: QM – Datenschutz und Digitalisierung in der Zahnarztpraxis. KZNV-Fortbildung, Osnabrück 2018.
- Leisenberg D, Merz M: Folgewirkung der Digitalisierung in der Zahnmedizin. ZMK 34 (10), 708-711 (2018).