Software-Umstellung nach 40 Praxisjahren

Dr. Markus Spörl, der in zweiter Generation die Zahnarztpraxis Dr. Spörl & Kollegen in Lauf a. d. Pegnitz führt, fiel bei einer „EDV-Bestandsaufnahme" mit dem Ziel der Digitalisierung und Prozessoptimierung auf: Seine Praxis hatte im Laufe der Jahre sechs verschiedene Insellösungen von genau so vielen unterschiedlichen Anbietern „angehäuft“. So entschloss er sich zum Jahreswechsel 2021/2022 mit der Integration von CGM Z1.PRO zu einer Komplett-Umstellung der zahnärztlichen Software erstmals nach 40 Jahren.

Das von Praxisgründer Dr. Klaus-Dieter Spörl vor vier Jahrzehnten eingeführte Standard-Praxisverwaltungssystem (PVS) blieb auch nach der Praxisübergabe an Sohn Markus bis zum Jahresende 2021 im Einsatz. Parallel zum Wachstum der Praxis erfolgten Prozessoptimierungen der Praxis durch eine Anamnese-/Aufklärungssoftware, einen Recall-SMS-Dienst, eine Bestell-/Materialverwaltungssoftware und die eigene Weiterentwicklung eines Microsoft-Onlinekalenders.

Schluss mit der digitalen System-Diversität

Bei der geplanten Hinzunahme der Kieferorthopädie als „letztes Behandlungsspektrum im Gesamtversorgungskonzept“ der Praxis im Jahr 2021, wurde ein zweites PVS erforderlich – dieses ließ sich allerdings nicht in das vorhandene „alte“ integrieren. Nun musste und wollte die Spörl’sche Zahnarztpraxis einen Anbieterwechsel vornehmen. Es sollte Ausschau nach einem möglichst großen Gesamtanbieter gehalten werden, um alle Schwierigkeiten wie die Kostenintensität, die Probleme mit IT-Schnittstellen und die schwierige Zusammenarbeit mit den einzelnen Anbietern mit möglichst einem System aus dem Weg zu schaffen.

Erst die akribische Analyse …

Auf Excel-Gegenüberstellungen von Anschaffungs- und Technikerkosten sowie der Analyse monatlicher Gebühren der Einzelanbieter folgte der Vergleich von Kosten und Paketauswahl der infrage kommenden Gesamtanbieter; außerdem eine Arbeitsplatzkalkulation zu anderen Gebührenmodellen und die Abklärung der Kündigungszeiträume der bisherigen Einzelanbieter.
Ergänzend halfen frühere Erfahrungen der eigenen Mitarbeiter/-innen mit weiteren PVS-Anbietern sowie der Erfahrungsaustausch mit Kollegen/-innen insbesondere zu Kostenentwicklungen und Serviceleistungen – bei der Entscheidung. Spörls Empfehlung an alle Kollegen/-innen: Unbedingt auf die authentische Quelle – das eigene Praxispersonal – zurückgreifen!

… dann die eindeutige Entscheidung

Dank der sehr guten Betreuung und exzellenten Beratung ohne jeden Druck vor, während und nach der Umstellung auf CGM Z1.PRO sowie dessen schlanker Optik und Programmführung, der kompletten Abbildung aller sechs bisher genutzten Programme in einem einzigen System und der Tatsache, dass CGM Z1.PRO darüber hinaus auch noch mit vielen weiteren Möglichkeiten imponiert, fiel die Entscheidung trotz der „nicht unerheblichen Kosten“ letztlich auf CGM Z1.PRO.

Positives Resultat nach herausfordernder Umstellung

Die großen Herausforderungen bei der Umstellung, auf welche die CGM Dentalsysteme im Vorfeld hingewiesen hatte, waren beträchtlich, die Feinabstimmung von Soft- und Hardware als auch mit der Datenübernahme der sechs unterschiedlichen System-Altanbieter eine Riesen-Aufgabe. Das galt ebenso für den doppelten Arbeitsaufwand bei der Integration der „alten“ Behandlungspläne in das neue System CGM Z1.PRO. Rund eine Woche musste die Zahnarztpraxis aufgrund von Installationsarbeiten und Einweisungskursen insgesamt schließen. Der größte Teil der Software-Umstellung erfolgte allerdings bei laufendem Praxisbetrieb.

Mittlerweile schätzen alle Praxismitarbeiter die Entlastungen, die sich durch die Nutzung von Modulen wie z. B. für CGM Z1.PRO ZE, KFO, den Ablaufassistenten oder auch durch CLICKDOC ergeben. Die Delegation von Aufgaben erfolgt heute problemlos und ermöglicht nicht nur Behandelnden durch die vielen Analysemodule eine sehr gute Kontrolle. Darüber hinaus ist für die Verwaltung die Leistungskontrolle absolut unkompliziert.

Fazit: Ich bin insgesamt rundum zufrieden

Dr. Spörl betont: „Ich bereue den Umstieg in keinster Weise“. Schon nach ca. sechs Monaten zeigte sich der Mehrwert, gerade durch die ständigen Anpassungen an die individuellen Bedürfnisse der Praxis. Insbesondere die Katalog-/Komplex- und Gebührenanpassungen sind sehr einfach gestaltet und aus jeder Ebene heraus erreichbar – Dr. Spörl sieht hier den entscheidenden Vorteil von CGM Z1.PRO gegenüber der Konkurrenz. Dabei hat Dr. Spörl auch die Überforderung seines alten Anbieters speziell im Bereich der Telematik noch im Kopf. Seiner Meinung nach ist CGM Z1.PRO/CGM hier federführend. Besonders das EBZ findet er gut integriert. Zudem gefällt ihm, dass im Hintergrund immer weiter an neuen Lösungen für Altbewährtes gearbeitet wird.

Weitere Informationen:
CGM Dentalsysteme GmbH
Maria Trost 25
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Tel.: +49 (0)261 8000 1900
Fax: +49 (0)261 8000 1922
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